Grāmatvedības likumā, kas stājās spēkā šāgada 1. janvārī, ir paredzēta kvalificēta elektroniskā zīmoga jeb e-zīmoga izmantošana ārējos attaisnojuma dokumentos tajos gadījumos, ja šos dokumentus ir nepieciešams apliecināt. Kas ir šis e-zīmogs?

Lielai daļai lasītāju termins "e-zīmogs" ir jauns, tāpēc, lai nodrošinātu tiesisko noteiktību un jauno likumdošanas prasību vienveidīgu piemērošanu, šajā rakstā tiek skaidrots e-zīmoga jēdziens, atspoguļota e-zīmoga jomas reglamentācija normatīvajos aktos un sniegta informācija par e-zīmoga praktiskās izmantošanas iespējām, pārbaudes rīkiem, kā arī e-zīmoga risinājuma ieviešanas un uzturēšanas izmaksām uzņēmumiem.

Tiesiskais regulējums

E-zīmogs apliecina saņemto un nosūtīto datu autentiskumu, un tā izmantošana finanšu un grāmatvedības procesos izriet no normatīvā regulējuma šajā jomā un saistītajās nozarēs, uz kuru pamatojoties e-zīmogs ir izmantojams, ja ir nepieciešams apliecināt datu integritāti. Attiecībā uz e-zīmogu pastāv prezumpcija par apliecināto datu integritāti un to datu izcelsmes pareizību, ar kuriem e-zīmogs ir saistīts.

Eiropas Savienības (ES) līmenī e-zīmoga jēdziens ir definēts ES regulas 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK (eIDAS regula) 3. panta 27. punktā, proti, "kvalificēts elektroniskais zīmogs" ir uzlabots e-zīmogs, kas radīts ar kvalificētu e-zīmoga radīšanas ierīci un kā pamatā ir kvalificēts e-zīmoga sertifikāts.

Uzmanība īpaši jāvērš uz statusu "kvalificēts", kas nozīmē: e-zīmoga tehnisko risinājumu nodrošina Eiropas Komisijas uzticamo pakalpojumu sniedzēju sarakstā (Uzticamības saraksts) iekļautā dalībvalsts juridiskā persona, kurai šādas tiesības sniegt kvalificēta e-zīmoga pakalpojumus (izmantojot kvalificētus jeb atbilstošās procedūrās pārbaudītus sertifikātus) ir piešķīrusi attiecīgās valsts uzraudzības iestāde.

__________________________________________________________________________

Svarīgi ir pārliecināties, ka e-zīmogs bijis derīgs no tā izveides brīža līdz pārbaudes brīdim

__________________________________________________________________________

Latvijas nacionālajā tiesību sistēmā e-zīmoga jēdziens nav atsevišķi skaidrots. Vispārīgajā elektronisko dokumentu jeb e-dokumentu apriti reglamentējošajā normatīvajā aktā – Elektronisko dokumentu likumā – līdz ar eIDAS regulas spēkā stāšanos grozījumi attiecībā uz e-zīmogu nav veikti, jo eIDAS regula ir augstākstāvošs, tieši piemērojams normatīvais akts un nepastāv pretrunas vai īpaši nosacījumi e-zīmogam, kuru dēļ būtu jāgroza Latvijas horizontālais tiesiskais regulējums e-dokumentu jomā.

E-zīmogs var un tas tiek integrēts speciālajos nozaru normatīvajos aktos, kur tas ir nepieciešams, paredzot e-zīmoga pielietojuma specifiku, dokumentu juridiskā spēka jautājumus un sniedzot tiešu atsauci uz eIDAS regulu (šobrīd e-zīmoga pielietojums atrunāts Kredītiestāžu likumā, Grāmatvedības likumāBūvniecības informācijas sistēmas noteikumos u.c.).

Kāpēc, kā un kur pārbaudīt e-zīmogu?

Lai arī e-zīmoga pārbaude ar normatīvo aktu nav uzlikta par obligātu pienākumu un priekšnoteikumu e-zīmoga juridiskajam spēkam, tomēr pārbaudes pakalpojuma izmantošana garantē drošību visām darījumā iesaistītajām pusēm. Svarīgi ir pārliecināties, ka e-zīmogs bijis derīgs no tā izveides brīža līdz pārbaudes brīdim. Citiem vārdiem sakot, jāpārbauda jau e-zīmogotie dokumenti, kas saņemti no citām pusēm, lai pārliecinātos, ka tajos esošie e-zīmogi ir derīgi.

Kvalificētus pārbaudes pakalpojumu sniedzējus var atrast Uzticamības sarakstā. Šādiem pakalpojumu sniedzējiem sarakstā ir atzīme "QVal for ESig/ESeal" vai "Qualified validation service for qualified electronic signature/seal" (kvalificēts pārbaudes pakalpojums kvalificētam elektroniskajam parakstam/zīmogam). Veiksmīga pārbaudes procesa rezultāts ir pārbaudes ziņojums – kvalificēta pārbaudes pakalpojumu sniedzēja izsniegts un elektroniski apzīmogots dokuments, kurā parādīti veiktās pārbaudes rezultāti un izmantotā pārbaudes politika. To var izmantot kā pierādījumu, lai apliecinātu, ka e-zīmogs bija derīgs no tā izveidošanas līdz pārbaudes brīdim.

Latvijā ar e-zīmogu apliecinātu dokumentu var pārbaudīt portāla eParaksts.lv programmā eParakstītājs 3.0 vai citviet, piemēram, tīmekļvietnē Dokobit.com, kur integrēta dokumentu pārbaudes funkcionalitāte.

E-zīmogs un laika zīmogs nav viens un tas pats

E-zīmoga ekvivalents papīra vidē ir zīmoga nospiedums, savukārt laika zīmoga ekvivalents ir dokumenta datums.

E-zīmogs ir dokumentam pievienots juridiskas personas (uzņēmuma vai iestādes) "paraksts", kas apliecina e-dokumenta piederību (izcelsmi) konkrētai organizācijai, kā arī garantē dokumenta satura nemainīgumu un precīzu e-zīmogošanas laiku. Pievienojot e-zīmogu e-dokumentam, organizācija vai iestāde apliecina, ka e-zīmoga uzlikšanas brīdī tās rīcībā bija dokumentā iekļautā informācija.

__________________________________________________________________________

Atšķirībā no e-paraksta e-zīmogs ir piesaistīts organizācijai, nevis fiziskajai personai

__________________________________________________________________________

Laika zīmogā norādītais laiks ir e-dokumenta parakstīšanas laiks, līdz ar to e-dokumenta autoram (parakstītājam) papildus nav jāpierāda, ka e-dokuments ir ticis parakstīts tieši tajā laikā, kāds norādīts laika zīmogā. Turklāt laika zīmogs nodrošina to, ka ir iespējams pārbaudīt, vai e-paraksta sertifikāts nebija apturēts vai atsaukts brīdī, kad e-dokuments tika parakstīts. Latvijas droša (kvalificēta) e-paraksta pakalpojuma gadījumā, kuru sniedz VAS "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" (LVRTC), kvalificēts e-paraksts un kvalificēts laika zīmogs ir apvienoti vienā pakalpojumā, proti, laika zīmogs tiek pievienots automātiski gan apzīmogotam, gan parakstītam dokumentam ar e-parakstu, līdz ar to nodrošinot papildu funkcionalitāti un drošību.

E-zīmoga un e-paraksta nošķiršana

E-zīmogs tiek ģenerēts automātiski informācijas sistēmā un, kā jau iepriekš minēts, kalpo kā juridiskas personas apliecinājums par dokumenta vai datu pareizību, savukārt e-paraksts ir fiziskas personas pašrocīgs paraksts digitālā vidē, apliecinot gribu parakstīt attiecīgo dokumentu vai datus, un e-parakstīšanai nepieciešams veikt manuālas darbības.

Atšķirībā no e-paraksta e-zīmogs ir piesaistīts organizācijai, nevis fiziskajai personai. Dokumentam vienlaikus var pievienot gan e-zīmogu, gan vairākus e-parakstus. E-zīmogs neaizstāj uzņēmuma vai iestādes pārstāvja parakstu.

E-zīmogs tiek izmantots gadījumos, kad saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta 1. daļas 3. punktu ir noteikts izņēmums, paredzot, ka dokumenta juridiskajam spēkam nav nepieciešams paraksts. Tā, piemēram, Grāmatvedības likuma 11. panta 8. daļas 1., 3. un 4. punktā minētajos ārējos attaisnojuma dokumentos paraksts nav noteikts kā obligāts dokumenta rekvizīts. E-zīmoga izmantošana palīdz automatizēt un optimizēt procesus organizācijā, vienlaikus nodrošinot datu autentiskumu un integritāti, kā arī likumā paredzētajos gadījumos dokumentu juridisko spēku.

Cik izmaksā e-zīmogs, un cik viegli to iegūt?

Latvijas kvalificētā uzticamības pakalpojumu sniedzēja LVRTC e-zīmoga izsniegšana ir bez maksas, bet jārēķinās ar ikmēneša abonementa maksu, kas var atšķirties atkarībā no izmantošanas biežuma.

No pieteikuma līdz parakstītam līgumam var paiet trīs līdz piecas darba dienas, savukārt e-zīmoga integrācija klienta sistēmās var aizņemt vairāk laika. Ja izvēlēts ir e-zīmoga veids "eZīmogs+", tad atliek to ievietot vien USB portā un, izmantojot eParakstītāju 3.0 vai dokumentu vadības sistēmas, veikt apzīmogošanu. Savukārt, ja izvēlēts "eZīmogs", kas vairāk ir piemērots liela dokumentu apmēra vai automatizētiem risinājumiem, nepieciešams pielāgot savas iekšējās sistēmas, kas var aizņemt laiku no dažām dienām līdz dažām nedēļām – atkarībā no sistēmu sarežģītības un informāciju tehnoloģiju speciālistu zināšu līmeņa konkrētajā jomā.

Salīdzinājumā ar e-parakstu, e-zīmoga apzīmogošanas procesu var automatizēt, kas krietni ļauj ietaupīt cilvēkresursu, lai radītu drošus un apzīmogotus dokumentus.

Ievērojot pakalpojumu sniedzēju brīvu konkurenci ES, vēršu uzmanību, ka e-zīmogs ir komercpakalpojums, kura sniegšanā nepieciešams veicināt konkurenci uzticamības pakalpojumu sniedzēju vidū. Atbilstoši eIDAS regulas preambulas 36. apakšpunktam [..] jānodrošina vienlīdzīgi konkurences apstākļi attiecībā uz visiem uzticamības pakalpojumu sniedzējiem to darbību un pakalpojumu drošībai un atbildībai par tiem, tādējādi sekmējot lietotāju aizsardzību un iekšējā tirgus darbību.

Līdz ar to e-zīmogus var nodrošināt arī citi Uzticamības sarakstā iekļautie e-zīmoga pakalpojumu sniedzēji un uzņēmumam ir iespējas veikt izvērtējumu un izvēlēties sev izdevīgāko piedāvājumu.