Gan organizācijām, gan privātpersonām aizvien biežāk nākas kārtot dažādas dokumentu lietas starptautiski, līdz ar to rodas daudz neskaidrību, ko tādos gadījumos var un ko nevar kārtot elektroniski, kādam jābūt elektroniskajam dokumentam un elektroniskajam parakstam utt.

Uzreiz gan jāsaka, ka tā īsti iepriecināt nevarēšu, – vienas vislabākās un vispareizākās, vienmēr derīgas sistēmas nav. Jā, internets visiem ir viens, bet izpratne par dokumentiem un to drošību, kā arī personas identitāti atšķiras.

Dažkārt pietiek ar skenētu

Sāksim ar visvienkāršāko – joprojām ir virkne valstu, organizāciju un projektu, kur par pietiekami uzticamu un derīgu atzīst vienkārši skenētu papīra dokumentu ar parakstu vai PDF failu, kurā redzams pašrocīga paraksta attēls. Šādu dokumentu ticamību un autentiskumu var apstrīdēt, bet tā ir pušu uzticēšanās un vienošanās lieta. Ja šāda prakse ir visām iesaistītajām pusēm pieņemama un nav konkrēta ārējā reglamenta ar citādām prasībām, to var izmantot.

Citkārt bez e-paraksta neiztikt

Taču pienāk reizes, kad jāpārliecinās, vai rekvizītā “paraksts” norādītā persona patiešām ir sagatavojusi vai lasījusi un parakstījusi konkrēto dokumentu, un tad vajadzīgi uzticamāki līdzekļi. Kā norādīts mājaslapā Eparaksts.lv,
e-paraksts ir pašrocīgs paraksts elektroniskiem dokumentiem, kā arī rīks, kas ļauj apliecināt identitāti digitālajā vidē. Ar e-parakstu parakstītam dokumentam Latvijā jau kopš 2004. gada ir tāds pats juridiskais spēks, kā ar roku parakstītam papīra formāta dokumentam. Identitātes apliecināšanas funkcija ir jaunāka, bet ne mazāk vērtīga un ērta. Jau gandrīz gadu ikviens var izmantot e-paraksta rīkus (arī lietotni “eParaksts mobile”) e-identitātes apliecināšanai, lai piekļūtu valsts pārvaldes pakalpojumiem arī citās Eiropas Savienības (ES) dalībvalstīs, kā arī saņemtu citu valstu komersantu pakalpojumus, kuriem nepieciešama identitātes apliecināšana augstākajā līmenī.

Latvijā e-paraksts ir pieejams vairākos nesējos (eID kartē vai eParaksta kartē, ko izmanto juridiskas personas, kā arī lietotnē “eParaksts mobile”), un ikviens atbilstoši saviem ikdienas paradumiem un nepieciešamībai var izvēlēties sev ērtāko. Aktuālā informācija par e-parakstu pieejama vietnē Eparaksts.lv, un labā ziņa ir tā, ka e-paraksta lietošana kļūst aizvien ērtāka un piedāvā jaunas iespējas, tālab ir vērts periodiski ieskatīties šajā vietnē, kur regulāri tiek atjaunota informācija par jaunām iespējām un atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem.

Īsais kopsavilkums – Latvijas e-paraksts ir par brīvu pieejams ikvienam ar Latvijas personas kodu (pilsoņiem, nepilsoņiem, kuri legāli uzturas Latvijā), tas ir drošs un atzīts ES gan dokumentu parakstīšanai, gan identitātes apliecināšanai, un vienmēr satur arī laika zīmogu. E-parakstu uzturēšanu finansē un nodrošina valsts – Latvijas Valsts radio un televīzijas centra personā. Visur tā nav – daļa valstu šo funkciju sadalījusi starp vairākām organizācijām (reizēm arī privātām) vai pat vispār ar to nenodarbojas, atstājot visu privāto organizāciju rokās. Citu valstu e-parakstos ne vienmēr ir iestrādāts laika zīmogs, reizēm lietotājiem tas ir pieejams par papildu samaksu.

Un tagad aplūkosim trīs konkrētas situācijas!

Ja nepieciešams Latvijas e-paraksts

Dokumentā nepieciešams viens e-paraksts (vai vairāki Latvijas e-paraksti). Šis ir visvienkāršākais droša e-paraksta izmantošanas gadījums – e-dokuments tiek izveidots, parakstīts un aizslēgts, un tad nosūtīts saņēmējam jebkurā pasaules vietā. Ja vien saņēmējs nav īpaši niķīgs, objektīvu šķēršļu šāda e-dokumenta pieņemšanai, e-paraksta pārbaudei un tā atzīšanai par drošu/derīgu nav. Šādā gadījumā ieteicams e-dokumenta pavadošajā e-pasta vēstulē ievietot informāciju, ka e-paraksta īstumu var pārbaudīt vietnē Eparaksts.lv. Lai pārbaudītu e-parakstu, nav jāreģistrējas vai jābūt Latvijas rezidentam, to var izdarīt ikviens no jebkuras vietas pasaulē, ja vien ir pieejams internets. Informācija vietnē ir gan latviešu, gan angļu un krievu valodā, un e-paraksta pārbaudītājs var ne vien pārbaudīt e-parakstu, bet arī iegūt informāciju par tā drošumu, uzticamību u. tml. Dokumentus ar Latvijas
e-parakstu var parakstīt trijos formātos – PDF, eDoc vai ASICE, – visi trīs ir vienlīdz droši. Lai dokumentus pārbaudītu, nav būtiski, kurš formāts izvēlēts, taču ir vērts padomāt par to, ko un kā saņēmējs ar e-dokumentu darīs tālāk. Lai atvērtu eDoc un ASICE formātu dokumentus, nepieciešama speciāla (bezmaksas) programmatūra. Jā, to var lejupielādēt no e-paraksta mājaslapas, bet saņēmējam no citas valsts, ja tas daudz un regulāri nestrādā ar Latvijā tapušiem e-dokumentiem, tas radīs papildu neērtības. No šāda viedokļa raugoties, vairumam ērtāks būs PDF formāta parakstīts e-dokuments.

Turklāt elektroniski parakstīts PDF dokuments ir īpaši drošs, proti, to nevar uzlauzt un pārvērst “Word” dokumentā vai citā formātā ar mūsdienu lietotājam pierastajām failu pārveides programmām. Taču šajā formātā parakstītu
e-dokumentu var atvērt un lasīt ar visām ierastajām un plaši sastopamajām PDF lasīšanas programmām – tas ir ērti un vairumam saņēmēju nesagādā problēmas.

Secinājums ir tāds, ka ar Latvijas e-parakstu parakstīts PDF dokuments ir droši un ērti izmantojams visā pasaulē. Lietotāji to var pārbaudīt Eparaksts.lv, nav nepieciešama speciāla programmatūra, lai to atvērtu un saglabātu, taču nesankcionēti konvertēt un koriģēt to neviens nevar.

Ja nepieciešami ES e-paraksti

Cita situācija, ja dokumentā nepieciešami vairāki dažādu ES valstu pārstāvju paraksti. Ja sākotnēji ES valstis
e-paraksta jautājumu risināja, kā nu katra prata, un izveidoja savus “privātos” formātus, tad jau vairākus gadus visām ES valstīm pieejams vienots risinājums un formāts – ASICE. Tas nozīmē, ka vienā ES valstī šajā formātā tapušus e-dokumentus, izmantojot ierasto e-dokumentu programmatūru, bez problēmām var parakstīt dažādu ES valstu pārstāvji, un tas ir ērti visiem. Būtībā ASICE formāts ir brālis Latvijā jau ierastajam eDoc (abi formāti ir pakotnes – tajos var ievietot dažādos formātos tapušus dokumentus), un šajā formātā parakstītus e-dokumentus Latvijā var atvērt ar programmatūru “eParakstītājs” vai attiecīgās ES valsts programmatūru darbam ar līdzīgām pakotnēm.  Var gadīties situācija, kad kādas ES valsts pārstāvji izveido un paraksta e-dokumentu savā “privātajā” formātā un atsūta to parakstīšanai. Parasti gadījumos, kad izmantots kāds cits formāts, nevis ASICE, Latvijas
e-paraksta pievienošana nav iespējama. Tad jāsazinās ar sūtītāju un jāvienojas par ASICE izmantošanu. Ja tas ir dokuments, kas jau ir gatavs (nav nepieciešams pievienot vēl kādu e-parakstu), tad problēmu nav – attiecīgo ES valstu e-parakstus var pārbaudīt to vietnēs, tāpat kā Eparaksts.lv. Ja gadījumā e-dokumenta sūtītājs nav pievienojis tiešo saiti uz speciālo vietni, jāzina, ka citas ES valsts e-dokumentu pārbaudi iespējams veikt konkrētās valsts izstrādātajā pārbaudes risinājumā, neinstalējot papildu programmas (līdzīgi kā ikviens var pārbaudīt Latvijas
e-parakstu vietnē eParaksts.lv). ES uzticamības pakalpojumu sniedzēju saraksts pieejams Eiropas infrastruktūras savienošanas instrumenta (EISI) speciālajā portālā “Digital Connecting Europe”, kas tiek pastāvīgi aktualizēts. Atverot interesējošās valsts sadaļu, var ieraudzīt jau vairāk informācijas par tās e-parakstu specifiku, pakalpojumu sniedzējiem un arī pārbaudīt e-dokumentu.

Secinājumi par e-parakstu, ja e-dokuments top ES valstīs:

• ja tiek gatavots e-dokuments, kurā nepieciešami vairāki dažādu ES valstu pārstāvju paraksti, ieteicams jau iepriekš vienoties par ASICE formāta izmantošanu, to parakstot;
• arī tad, ja dokumentu parakstīs tikai viena puse, visiem lietotājiem no ES valstīm ērts ir ASICE formāts, jo tajā tapušus dokumentus var atvērt ar ierastajām savā valstī lietotajām programmām (piemēram, “eParakstītājs” Latvijā);
• ja saņemam e-dokumentu no kādas ES valsts, bet tas parakstīts kādā no viņu “privātajiem” formātiem, to var pārbaudīt caur ES nodrošinātu un uzticamu servisu – EISI vietni “Digital Connecting People”.

Ja nepieciešami pasaules e-paraksti

Ja dokumentā nepieciešami vairāki dažādu valstu pārstāvju e-paraksti un daži vai neviens no tiem nav no ES, tas ir vissarežģītākais gadījums, kam nav vienota risinājuma un arī nebūs. Kādēļ? Vai varat iedomāties, ka, piemēram, Amerikas Savienotajās Valstīs lietotu Ķīnā izstrādātu risinājumu vai otrādi? Politisku, drošības un citu risku ir pārāk daudz, arī valstu ambīcijas nereti ir šķērslis. Kā rīkoties? Jau iepriekš jāvienojas, kurš no biznesa servisiem tiks izmantots – jā, ir firmas, kurām šis pakalpojums ir bizness. Pasaulē ir pieejama virkne maksas un bezmaksas
e-paraksta rīku, kuru izstrādātājs/uzturētājs ir starpnieks starp dažādiem parakstītājiem. Ja sākotnēji šādas vietnes piedāvāja vienīgi e-dokumentu parakstīšanu un e-parakstu pārbaudi, kā arī integrāciju ar organizācijas programmatūru (“DocuSign”), tad pēdējos gados parādās arī pilnu servisu piedāvājošas organizācijas, piemēram, ar daļēji automatizētu dokumenta tapšanu no standarta daļām un tekstiem (“PandaDoc”) u. tml. Šīs jomas pakalpojumu sniedzēji un to piedāvājums mainās, ir pieejami arī dažādi to salīdzinājumi un topi.

Secinājumi

• E-parakstu jomā bezizejas situāciju nav, drīzāk pat otrādi – jāspēj tik izvēlēties piemērotākais risinājums no plašā piedāvājumu klāsta.
• Ja nepieciešami vairāku ārpus ES valstu pārstāvju e-paraksti, jāvienojas par parakstītājiem pieejamu un ērtu izmantojamo programmatūru, un viss notiks.