Uzņēmuma arhīvā glabājas vairāki darba līgumi papīra formātā. Vai var un drīkst tos pārvērst elektroniskā formātā un attiecīgi papīra līgumus iznīcināt?

Dokumenta juridiskais spēks

Pastāv divu veidu dokumenti: papīra un elektroniskie dokumenti. Papīra veida dokumentu oriģināla, atvasinājuma (noraksta, izraksta vai kopijas) un dublikāta izstrādāšana vai noformēšana, lai dokumentam būtu juridisks spēks, noteikta Dokumentu juridiskā spēka likumā, savukārt elektronisko dokumentu oriģināliem un to atvasinājumiem piemērojams arī Elektronisko dokumentu likums.

Darba likuma (DL) 40.panta 1.daļā ir noteikta darba līguma forma, proti, darba līgums slēdzams rakstveidā pirms darba uzsākšanas. To sagatavo divos eksemplāros, no kuriem viens glabājas pie darbinieka, otrs – pie darba devēja. Lai gan DL tieši nav noteikts veids, kādā var noslēgt darba līgumu, tomēr, kā tas izriet no Elektronisko dokumentu likuma 3.panta 1.daļas, to ir iespējams noslēgt gan papīra, gan elektroniskā dokumenta veidā un tas tiks uzskatīts par rakstveidā noslēgtu. Neatkarīgi no izvēlētā dokumenta noformēšanas un izstrādāšanas veida – papīrā vai elektroniski – sākotnēji starp pusēm noslēgtais dokuments būs dokumenta oriģināls. Ja darba līgums ir noslēgts papīra veidā, jebkurš darba līguma oriģināla pilnīgs vai daļējs atveidojums būs darba līguma atvasinājums (kopija, noraksts vai izraksts).

Papīra dokumenta atvasinājumu ir tiesības izstrādāt un noformēt elektroniski. Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 5.panta 2.daļu papīra dokumenta elektroniskajai kopijai, norakstam vai izrakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja persona, kurai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir tiesības apliecināt dokumentu oriģinālu kopijas, norakstus vai izrakstus, ir apliecinājusi tā pareizību ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu vai elektronisko parakstu, ja puses Elektronisko dokumentu likuma 3.panta 2.daļā noteiktajā kārtībā rakstveidā vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu, un tas atbilst normatīvo aktu prasībām. Taču jāņem vērā, ka dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai tad, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks. Lai persona, kura ir dokumenta atvasinājuma saņēmēja, piemēram, uzraudzības un kontroles institūcija, varētu pārliecināties par dokumenta atvasinājuma juridisko spēku, tā var pieprasīt, lai tiek uzrādīts dokumenta oriģināls.

Pienākums glabāt!

Saskaņā ar DL 40.panta 11.daļu darba devējam ir pienākums nodrošināt noslēgto darba līgumu uzrādīšanu pēc uzraudzības un kontroles institūciju pieprasījuma. Lai darba devējs varētu, ja nepieciešams, izpildīt šo pienākumu un pierādīt, piemēram, darba līguma noslēgšanas datumu, kas ir dokumenta parakstīšanas datums, proti, ka darba līgums tika noslēgts rakstveidā pirms darba uzsākšanas, ir būtiski, ka darba devēja rīcībā ir darba līguma oriģināls, nevis dokumenta atvasinājums.

Dokumentam ir arhīviska vērtība, ja dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Līdz ar to ne tikai DL, bet arī Arhīvu likumā noteikts darba devēja pienākums glabāt darba līguma oriģinālu. Piemēram, dokumentiem, kas saistīti ar darba tiesisko attiecību dibināšanu un izbeigšanu, ir nozīme personas sociālās apdrošināšanas stāža pierādīšanai un arodslimību konstatēšanai, tādēļ Arhīvu likumā noteikts pienākums privāto tiesību juridiskai vai fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī personu apvienībai:

• nodrošināt personas darba gaitu apliecinošu dokumentu ar arhīvisku vērtību glabāšanu;
• pēc citas personas pieprasījuma izsniegt izziņas un apliecinātas dokumentu kopijas, norakstus un izrakstus, kas tai nepieciešami likumā noteiktajos gadījumos savu tiesību pierādīšanai un interešu aizstāvībai.

Darba līgums atbilstoši Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” 2.1. un 6.4.apakšpunktam ir personas darba gaitu apliecinošs dokuments ar arhīvisku vērtību, kuru ir pienākums glabāt 90 gadus kopš tajā minēto personu dzimšanas vai 75 gadus, ja personu dzimšanas datums nav zināms vai arī lietā ir arhivēti dokumenti par vairākām personām, vai arī arhivēto dokumentu izņemšana no lietas prasa nesamērīgas pūles.

Uzņēmuma likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā, ja institūcija beidz pastāvēt, dokumentus ar arhīvisko vērtību nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā atbilstoši Arhīvu likumā un MK noteikumu Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” noteiktajai kārtībai.