Cik ilgi ir spēkā elektroniski parakstīts dokuments un vai pienāk brīdis, kad tas zaudē juridisko spēku?

Ja pagājušā gadsimta sākumā, nosūtot vēstuli pa pastu, bieži vien atbildi varēja sagaidīt tikai pēc vairākiem mēnešiem, tad mūsdienu tehnoloģiju attīstības ietekmē dzīves ritms kļuvis ievērojami straujāks. Šobrīd vēstules pārsvarā nomainītas ar e-pastiem. Mūsdienu tehnoloģijas no cilvēkiem prasa arvien straujāku darba ritmu, veidojot jaunus rīkus, lai paātrinātu dzīves procesus.

Pirms droša elektroniskā paraksta jeb e-paraksta ieviešanas personai dokumentu iesniegšana, saņemšana vai komunikācija ar valsts un pašvaldību iestādēm bija samērā laikietilpīgs process, jo dokumentus, ko persona parakstījusi, bija jānogādā konkrētā iestādē vai pastā, kas radīja arī papildu izdevumus. Lai komunikācija starp iedzīvotājiem un valsts un pašvaldību iestādēm būtu pieejamāka, lētāka un ātrāka, radīts drošs e-paraksts.

Drošā e-paraksta priekšrocības var izmantot ne tikai saziņai ar valsts vai pašvaldību iestādēm, bet arī fiziskas un juridiskas personas savstarpējo privāto tiesību attiecību nodibināšanai, pārgrozīšanai vai izbeigšanai, piemēram, lai noslēgtu vienošanos vai piešķirtu pilnvaru. Parakstot dokumentus ar drošu e-parakstu, iespējams ietaupīt laiku, jo to var izdarīt jebkurā vietā un laikā, turklāt arī tad, kad pasta nodaļa vai valsts iestādes jau beigušas darbu.

Cik stiprs ir e-paraksts?

Dokumentu juridiskā spēka likumā paredzēts, kādi priekšnosacījumi jāizpilda, lai dokuments būtu juridiski saistošs atbilstoši likuma 4. panta 1. daļai. Tomēr jau likuma 2. panta 2. daļā iekļauta atruna, nosakot, ka elektronisko dokumentu jeb e-dokumentu oriģināliem un to atvasinājumiem piemērojams arī Elektronisko dokumentu likums (EDL). EDL regulēts e-dokumenta un e-paraksta tiesiskais statuss, savukārt Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” paredzēta e-dokumenta izstrādes un noformēšanas kārtība, kā arī aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm un fiziskām un juridiskām personām.

EDL 3. panta 2. daļā noteikts, ka e-dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs e-paraksts. E-dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tad, ja tam ir e-paraksts un puses par e-dokumenta parakstīšanu ar e-parakstu vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu e-parakstu.

Aplūkojot EDL 3. panta 2. daļu, secināms, ka:

• ar drošu e-parakstu parakstītam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā uz papīra parakstītam dokumentam;
• noteikta atšķirība starp e-parakstu un drošu e-parakstu. EDL stingri reglamentēts, kas ir drošs e-paraksts, līdz ar to iestādēm, kas piedāvā droša e-paraksta pakalpojumus, jāiegūst sertifikāti un jāatbilst uzticamības un drošības prasībām, ko nosaka Latvijas un Eiropas Savienības iestādes. Savukārt e-parakstam nav paredzētas tik stingras prasības;
• dokumenti, kas parakstīti ar drošu e-parakstu, ir droši un uzticami;
• dokumentus, kas parakstīti ar drošu e-parakstu, ir grūtāk viltot, salīdzinot ar pašrocīgi parakstītiem dokumentiem.

Līdz ar to nav pamata bažām un aizspriedumiem par dokumentu parakstīšanu ar drošu e-parakstu, jo šādam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā uz papīra parakstītam dokumentam. Tas ietver elektroniskos datus, kas ir unikāls personas identifikācijas apliecinājums, iekļaujot konkrētās personas vārdu, uzvārdu, personas kodu u.tml. Līdz ar to drošs e-paraksts pielīdzināms personu apliecinošam dokumentam (pase, identifikācijas jeb ID karte), ko uzradītu, ja persona, piemēram, vērstos valsts vai pašvaldības iestādē vai parakstītu līgumu.

Cik ilgi dokumenti ir spēkā?

Parakstot dokumentu ar drošu e-parakstu, jāņem vērā, ka eID kartes (personu apliecinošs dokuments, kurā iekļauts e-paraksts gan dokumentu parakstīšanai, gan personas elektroniskās identitātes apliecināšanai digitālajā vidē) derīguma termiņš ir pieci gadi. Tomēr nav jāraizējas, ka pēc derīguma termiņa beigām visi iepriekš parakstītie dokumenti zaudē spēku vai nav juridiski saistoši. Proti, pēc eID kartes derīguma termiņa beigām visi parakstītie dokumenti saglabā juridisko spēku, jo tie parakstīti laika periodā, kad eID karte vēl bija derīga. Līdz ar to svarīgi kontrolēt, vai brīdī, kad persona vēlas parakstīt dokumentu ar drošu e-parakstu, nav beidzies noteiktais termiņš. Ja termiņš beidzies, personai ar drošu e-parakstu vairs nav iespējams parakstīt nevienu jaunu dokumentu.

__________________________________________________________________________

Ar drošu e-parakstu parakstīti dokumenti ir spēkā līdz dokumentā noteiktajam termiņam, par ko puses vienojušās

__________________________________________________________________________

Saprotams, ka personai dažādu dzīves apstākļu dēļ iespējamas situācijas, kad vairs nav nepieciešams izmantot drošu e-parakstu. Šādā gadījumā persona var atsaukt savu darbību mājaslapā Eparaksts.lv, kā arī nosūtot iesniegumu e-pastā. Pārtraucot darbību, visi līdz šim noslēgtie un parakstītie līgumi saglabā spēku un ir juridiski saistoši.

Līdz ar to secināms, ka ar drošu e-parakstu parakstīti dokumenti ir spēkā līdz dokumentā noteiktajam termiņam, par ko puses vienojušās, ja e-paraksts bijis derīgs to parakstīšanas brīdī.

Vai e-dokumenti var zaudēt spēku?

Kā jau minēts, ar drošu e-parakstu parakstīts dokuments ir pusēm saistošs un ar juridisku spēku. Tomēr viens no e-dokumentu pamatnosacījumiem paredz nodrošināt e-dokumentu integritāti jeb nemainību. Ja e-dokumentā veiktas izmaiņas vai labojumi, e-paraksts zaudē savu spēku, līdz ar to juridisko spēku zaudē arī izmainīts e-dokuments. Labots vai izmainīts dokuments nenodrošina dokumenta integritāti jeb nemainību, tādēļ tas zaudē spēku, bet tad, ja nepieciešams veikt izmaiņas vai labojumus, iespējams izveidot jaunu dokumentu, piemēram, papildu vienošanos, kurā iekļauj atsauci uz jau izveidoto un parakstīto dokumentu. Tādējādi parakstītais, bet tomēr kļūdainais vai papildināmais dokuments paliek spēkā, bet tam pievienota papildu vienošanās, kurā kļūda labota.

Dokuments, kas parakstīts ar drošu e-parakstu, ir juridiski saistošs tikai elektroniskā vidē, to neizdrukājot. Ja šādu dokumentu izdrukāt, tas nav juridiski saistošs un tam ir tikai informatīvs raksturs. Ja persona vēlas izdrukāt dokumentu, kas parakstīts ar drošu e-parakstu, piemēram, lai vērstos pret otru līgumslēdzēju pusi tiesā, jāizveido dokumenta atvasinājums. E-dokumenta atvasinājumam, t.i., dokumenta kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā, saskaņā ar EDL 5. panta 1. daļu ir tāds pats juridiskais spēks kā e-dokumenta oriģinālam, ja šī atvasinājuma pareizība apliecināta saskaņā ar normatīvo aktu prasībām un iespējams uzrādīt dokumenta oriģinālu elektroniskā formā.

Saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”, izveidojot e-dokumenta kopiju papīra formātā, nepieciešams norādīt dokumentu rekvizītus, kas papīra formātā nav redzami (piemēram, personas vārds, uzvārds un laika zīmoga datums). Tie jāatveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta beidzamā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta. Ja izpildītas visas normatīvajā regulējumā noteiktās prasības, e-dokuments, no kura izveidots atvasinājums (kopija, noraksts vai izraksts papīra formātā), iegūst tādu pašu juridisko spēku kā elektroniskajā vidē.

Kopsavilkums

Apkopojot rakstā aplūkoto, secināms, ka:

• dokumenti, kas parakstīti ar drošu e-parakstu, ir uzticami, kā arī personu parakstu viltošana ir apgrūtināta, jo e-paraksts ir unikāls personas identifikācijas apliecinājums;
• parakstot dokumentus ar drošu e-parakstu, iespējams ietaupīt laiku, finanses un dabas resursus, kā arī veicināt mobilitāti;
• ar drošu e-parakstu parakstīti dokumenti ir spēkā, ja izpildītas visas EDL noteiktās prasības;
• ar drošu e-parakstu parakstīti dokumenti ir derīgi tik ilgi, cik puses par to vienojušās;
• dokuments ar drošu e-parakstu zaudē juridisko spēku, ja tajā veiktas izmaiņas vai labojumi, izņemot tad, ja izmaiņas vai labojumi atrunāti, sagatavojot papildu vienošanos vai tml.