Tālredzīgu lēmumu pieņemšana balstās uz objektīvu analītiku, kas savukārt balstīta uz precīziem datiem, kuri pieejami īsā laikā un ir sasniedzami no jebkuras vietas, t.i., nav būtiski, vai darbinieks atrodas komandējumā vai strādā attālināti, jo lēmuma pieņemšanai nav jābūt kavētai šī apstākļa dēļ. Bet kāda ir objektīva analītika, kas iedod vienotu ainu par biznesa procesiem? Kādus rīkus izmantot, lai to iegūtu?

Bieži vien uzņēmums strādā ar vairākām, savstarpēji nesaistītām sistēmām, un katra no tām ir atbildīga par konkrētu procesu. Arī atskaites, ko piedāvā konkrēta sistēma, var atbildēt tikai uz jautājumiem, kas saistīti ar sistēmā veicamajām darbībām.

Tomēr korporatīvās komunikācijas eksperti parasti iesaka uz jebkuru problēmu palūkoties plašāk, analizējot to no dažādiem skatupunktiem, lai pieņemtu iespējami objektīvāku lēmumu, kas palīdz, nevis traucē. Arī par analītiku var teikt līdzīgi – efektīva analītika ir iespējama, ja datus analizē savstarpējā sasaistē.

Atskaites "izmirst"

Pieredze liecina, ka izpratne par atskaišu veidošanas procesu mainās, bet joprojām ir uzņēmumi, kuri nepieciešamo informāciju apkopo uz A4 izdrukājamas lapas, taču tās ir fiksētas un ar ļoti ierobežotām pielāgošanas iespējām, ja tādas vispār ir. Gadās, ka, pielāgojot kādu atskaiti konkrētai vajadzībai, ar informācijas tehnoloģiju spēku iesaistīšanos paiet laiks, tiek iztērēta nauda un, līdz tas izdarīts, atskaite jau ir zaudējusi savu aktualitāti, bet bizness ir cietis, jo ir pieņemts kāds nepareizs lēmums vai savlaicīgi nav bijusi iesaistīšanās kādā kritiskā jautājumā.

__________________________________________________________________________

Analītikas rīkam apkopojot informāciju, veidojas panelis ar visu ikdienā izmantojamo informāciju, kas ir svarīga konkrētu pienākumu veicējam vai nodaļai, veidojot gada budžetu vai analizējot kampaņu

__________________________________________________________________________

Sistēmas, kas sniedz atskaites, ir dažādas, piemēram, tirdzniecības uzņēmumam pazīstamākās ir kasu sistēma un CRM risinājums, kas zināms kā klientu attiecību vadītāju darba izpildes panelis, kurā tiek apkopota informācija par klientiem, darījumiem, veicamajiem projektiem u.c. No šīm divās sistēmām iespējams iegūt atskaites "Excel" formātā, katrai parādot informāciju, kas tiek apstrādāta atsevišķi un palīdz atbildēt uz specifiskiem, konkrētiem un sistēmai zināmiem jautājumiem. Lai analizētu kādu plašāku problēmu vai rezultātus, datus dažkārt it kā "jāsalīmē" kopā no vairākām sistēmām, bet, šādi veidojot pārskatus, ne vien tiek zaudēts laiks, bet arī informācija ne vienmēr ir precīza.

Bieži vien šāda sadrumstalota analītika neatbild uz svarīgākajiem biznesa jautājumiem, jo procesa laikā manuāla darba dēļ tiek pieļautas kļūdas, pārkopējot datus vai veidojot formulu. Galarezultātā rodas kļūdas arī lēmumos vai tie tiek veikti pārsteidzīgi un nekvalitatīvi, tādēļ cieš pats bizness, ienākumi un peļņa, ko nevēlas neviens uzņēmējs. Mūsdienu dinamiskā vide pieprasa dinamisku analītiku, kas ļauj novērst nevēlamo un pieņemt savlaicīgu lēmumu, kas ir adekvāts konkrētā brīža situācijai.

Dati no neierobežota avotu skaita

Lai iegūtu dinamiskāku analītiku un nodrošinātu lielāku datu pārskatu sniegšanas jaudu no neierobežota avotu skaita, uzņēmumi var izmantot dažādus risinājumus, piemēram, viens no tiem ir "Microsoft" izstrādātais analītikas rīks "Power BI". Šādi risinājumi pārvērš ciparus no vairākām sistēmām konkrētos, skaidros biznesa rādītājos.

Tomēr šie risinājumi bez to lietotājiem nav efektīvi, tādēļ ir nepieciešams ieskicēt informāciju, ko uzņēmums vēlas saņemt ik dienu, piemēram, kādi ir tā klienti vai kurās pozīcijās uzņēmums neizpilda budžeta plānu. Tātad ir jāveido modelis, kas ļauj programmai saprast, kāda veida dati un atskaites ir vajadzīgas un no kuriem resursiem ņemt datus. Lai iegūtu risinājumu, kas palīdz strādāt efektīvāk, ir jādomā faktos un dimensijās. Fakti ir darījumus raksturojošie grāmatojumu ieraksti (transakcijas), piemēram, preču grāmatas ieraksti. Dimensijas ir vienumi, pēc kā uzņēmums vēlas datus filtrēt vai grupēt, izmantojot jebkuru lauku no dimensiju tabulas, piemēram, preces, piegādātāji, klienti, klientu valstis, reģioni, preces, noliktavas u.c. Šajā datu modelī tiek savienotas faktu un dimensijas tabulas, lai varētu izveidot risinājumu konkrētajam biznesam.

Šāds digitāls analītisks risinājums spēj:

• sagatavot atskaites īsā laikā un neatkarīgi no datu formāta vai izvietojuma (atskaites, kas ietver padziļinātu datu analīzi vadībai, ražošanas, tirdzniecības nodaļai, noliktavai, mārketingam vai kam specifiskākam);
• veidot interaktīvas un pārskatāmas vizualizācijas ar "dzīviem", dinamiskiem grafikiem, kas adaptējas konkrētam jautājumam, uz ko nepieciešams atbildēt īsā laikā. Iespējams analizēt kopējos biznesa rādītājus, datus dažādos griezumos un iedziļināties detaļās;
• sniegt vajadzīgo informāciju, tostarp brīdinājumus par kritiskajām zonām vai novirzēm no normas, reāllaikā, kas nepieciešams biznesa efektīvai funkcionēšanai;
• apkopot datus no vairāk nekā 100 dažādiem avotiem, t.i., no visiem, kas nepieciešami biznesa datu analītikai un ir būtiski, lai strādātu ar liela apjoma datiem;
• saņemt konsolidētu informāciju, ietverot uzņēmuma filiāles vai citus uzņēmumus;
• nodrošināt datus darbiniekam, kurš atrodas jebkurā vietā, izmantojot planšeti, datoru vai viedtālruni, pateicoties tam, ka dati izvietoti mākonī;
• veikt regulāru datu importu, piemēram, "Power BI" ļauj to veikt no astoņām līdz pat 48 reizēm dienā atkarībā no uzņēmuma vajadzībām.

Kādus rādītājus apkopo?

Datu analītikas risinājumi ļauj apkopot šādus rādītājus:

• finanšu rādītājus – izdevumus, ieguldījumus, ieņēmumus, peļņu, plānus/faktus, naudas plūsmas u.c.;
• pārdošanas rādītājus – pārdošanas piltuves, pārdevēja darba efektivitāti, klientu aktivitāšu un pārdoto preču detalizētu analīzi u.c.;
• mārketinga rādītājus – atdevi no mārketinga kampaņām, mājaslapas, e-pastu izsūtnes, sociālajiem tīkliem u.c.;
• personāla rādītājus – personāla noslodzi, key performance indicator jeb KPI, atalgojumu, citas izmaksas u.c.;
• ražošanas rādītājus – ražošanas efektivitāti, noslodzi, pašizmaksas, atlikumu analīzi u.c.;
• iepirkuma rādītājus – detalizētu piegādātāju, iepirkumu efektivitātes, iepirkto preču aprites u.c. datu analīzi;
• noliktavas rādītājus – preču aprites ātrumu, izejvielu krājumus, noliktavas izmantošanu, laicīgu piegāžu u.c. datu analīzi;
• citus rādītājus, kas nepieciešami biznesam dažādos griezumos un no dažādiem avotiem.

__________________________________________________________________________

Lietotājam ir jāveido modelis, kas ļauj programmai saprast, kāda veida dati un atskaites ir vajadzīgas un no kuriem resursiem ņemt datus

__________________________________________________________________________

Galvenie ieguvumi

Šādam analītikas rīkam apkopojot informāciju, veidojas panelis ar visu nepieciešamo un ikdienā izmantojamo informāciju, kas ir svarīga tieši konkrētu pienākumu veicējam vai nodaļai, veidojot gada budžetu vai analizējot kampaņu, tostarp:

• vienā ekrānā var skatīt datus pa dažādām dimensijām, piemēram, klienti un viņu aktivitāte laika periodā;
• ejošie un neejošie produkti dažādos laika nogriežņos;
• transakcijas dažādos periodos;
• kopējā pārdošana pa gadiem konkrētām precēm, klientiem;
• plānotā izpilde pret reālo;
• kritumi un izaugsme;
• cik liela starpība un kādā lielumā attiecībā pret kādu periodu;
• dinamiski un atbilstoši nepieciešamajiem segmentiem mainīgi grafiki;
• atskaišu vide ir vienota – visi darbinieki darbojas ar vienu informāciju, vieni cipari, kopējs skatījums uz biznesa procesiem;
• ir dažādas pielāgošanas iespējas – dati, kas izvietoti grafikos, apļos, līknēs, tabulās un pieejami jebkurā vietā un laikā, tostarp arī telefonā, lai būtu iespējams ātri novērst nevēlamo vai piekļūtu rezultātiem nekavējoties;
• grafikus vai tabulas var kopēt, pārveidot un mainīt skatus;
• var izvietot jebkurus datus, kas atrodas kādā citā failā, piemēram, gada budžeta plāns;
• risinājums ir interaktīvs – iespējams kopēt, pārveidot, pēc tam izklikšķināt mainīgos lielumus un skatīt datus no dažādiem skatupunktiem;
• ir meklēšanas iespējas, ja kādu lielumu neizdodas atrast;
• var izveidot vēlamo noformējumu, piemēram, izveidot nosacījumu krāsām vai izvietojumam, lai vizuāli uzskatāmi būtu redzamas, piemēram, pārdotākās preces un tās, kuras nepērk (pārdotais ir augšā, sliktāk pirktais – zemāk);
• sagatavoto skatu vai atskaiti var saglabāt un nosūtīt kolēģim, kurš turpinās to izmantot un pārveidot atbilstoši savām vajadzībām;
• ir intuitīvi izprotams dizains.

Lietojot datu analītikas rīkus, biznesam svarīgie dati tiek pasargāti, jo notiek datu centru uzraudzība, dati tiek šifrēti un notiek monitorings. Tāpat rīks nodrošina daudzfaktoru autentifikācija, bet lietotāju pārvaldība notiek caur aktīvo direktoriju un firewall. Vadībai iespējams regulēt lietotāju piekļuves tiesības, piemēram, konkrēts speciālists var piekļūt konkrēta tipa datiem, kas palīdz tieši viņa darbā, savukārt citi netiek atklāti. Ir aizsardzība pret datu zudumu, noplūdi, vīrusiem, surogātpastu, ļaunprogrammatūru u.c., kā arī ir atbilstība regulas 2016/679 jeb Vispārējās datu aizsardzības regulas prasībām.