Viens no biznesa procesiem, kas prasa lielus uzņēmuma resursus, ir rēķinu apstrāde. Šo procesu automatizējot un ieviešot e-rēķinus, var būtiski paātrināt rēķinu un maksājumu apriti, ietaupīt laiku un rezultātā – naudu. Kas ir e-rēķins un kā tas var atvieglot uzņēmuma darbu.
Ja rēķinu izrakstīšana notiek papīra formātā, tas ir darbietilpīgs un nebūt ne vienkāršs process. Sākumā rēķinu izveido elektroniski, tad izdrukā, bieži vien arī paraksta, lai vēlāk sūtītu adresātam, kurš saņemto rēķinu vai nu ieliek mapē, vai ieskenē. Arī ieskenēts rēķins ir tikai attēls, kas nav tālāk izmantojams uzņēmuma biznesa sistēmās (nav mašīnlasāmā formātā). Tāpat arī jārēķinās - jo lielāks sadarbības partneru skaits, jo rēķinu apstrādes process ir laikietilpīgāks un dārgāks, turklāt ar visai augstu kļūdu risku.
Rēķinu izrakstīšanu un apstrādi krietni atvieglo e-rēķini. Jau kopš 2019. gada 18.aprīļa publiskā iepirkuma pasūtītājiem ir obligāti jāpieņem Eiropas elektronisko rēķinu standartam atbilstoši e-rēķini. Tas izriet no attiecīgas Eiropas Savienības direktīvas, kas iestrādāta arī Latvijas normatīvajos aktos – Ministru kabineta noteikumos Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”. Lai gan privātajiem uzņēmumiem e-rēķinu izmantošana nav obligāta, tas ir tikai laika jautājums, kad arī privātajā sektorā e-rēķini dominēs, jo tas ir ērti. Normatīvie akti Latvijā ļauj pilnvērtīgi lietot e-rēķinus jau tagad.
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins ir noteiktā veidā strukturēts datu fails, kas ir izveidots un apstrādājams mašīnlasāmā formātā un kas tiek reģistrēts grāmatvedības sistēmā. Nav obligāti, lai uzņēmumam, kam tiek sūtīti e-rēķini, būtu iespēja pašam tos izrakstīt. Galvenais ir grāmatvedības sistēma, kas tos spēj pieņemt, un šobrīd Latvijā vadošās grāmatvedības sistēmas to nodrošina. Jāatzīmē, ka par e-rēķinu nevar uzskatīt ieskenētu papīra rēķinu vai elektronisku dokumentu, kas ir izveidots “Microsoft Word”, “Excel”, “PDF” vai kādā citā formātā. Lai gan šāds rēķins ir digitāls, tomēr tas nav mašīnlasāms un tāpēc nav uzskatāms par e-rēķinu.
Kādi ir ieguvumi, ieviešot e-rēķinus?
Pirmkārt, tas ir izmaksu ietaupījums. E-rēķini ļauj samazināt izdevumus, kas saistīti ar to apstrādi, druku un piegādi pa pastu. Vairumā gadījumu, ieviešot e-rēķinus, iespējams ietaupīt pat 60-80% ar rēķinu izrakstīšanu un apstrādi saistīto izmaksu. Otrkārt, ir mazāk kļūdu, jo rēķinu informācija vairs netiek ievadīta manuāli. Treškārt, uzņēmumos daudz ērtāk iespējams kontrolēt apmaksas procesus. Ceturtkārt, būtiski tiek samazināts krāpšanas risks, jo e-rēķinu sistēma spēj nolasīt datus no biznesa vadības programmas un analizēt, vai sadarbība ir notikusi. Ieguvums ir arī tas, ka atbildīgajām personām nav vēlreiz jāpārliecinās, ka rēķins ir nonācis līdz adresātam. Domājot par klimata pārmaiņām un ilgtspēju, ir jāuzsver, ka e-rēķinu ieviešana samazina iztērēto papīra daudzumu un samazina nepieciešamību pēc autotransporta izmantošanas. Jo lielāks ir uzņēmums, kas izmanto e-rēķinus, jo lielāks ir ieguvums no sistēmas ieviešanas un izmantošanas. Turklāt pilnīga rēķinu aprite elektroniskajā vidē ļauj uzņēmuma vadītājam jebkurā brīdī redzēt reālo situāciju gan par saņemtajiem, gan nosūtītajiem rēķiniem un to apmaksu.
Atvieglo darbu grāmatvežiem
Lai arī daudzi uzņēmumi plaši izmanto e-rēķinus, joprojām netrūkst tādu, kas turpina gatavot šos dokumentus ierastajos formātos – “PDF”, “Word”, “Excel”, kas nav strukturēti e-rēķini. Tāpēc vēlos uzsvērt – saasinoties cīņai par darbaspēku un pieaugot darbaspēka izmaksām, procesu automatizācijas loma uzņēmumos pieaugs. E-rēķini ir efektīvs veids, kā daļu no grāmatvežu darba automatizēt, samazinot darbinieku noslodzi. Ņemot vērā iepriekš minētos ieguvumus, aicinu uzņēmumus neatkarīgi no to lieluma un darbības nozares spert soli uz priekšu digitālās transformācijas virzienā, tādējādi būtiski paaugstinot savu konkurētspēju.
Ar ko sākt?
Vispirms ir jāpārskata rēķinu izrakstīšanas process uzņēmumā – kuri darbinieki ar to nodarbojas un kādās sistēmās tas tiek veikts. Tad jānoskaidro, vai sistēma, kurā tiek izrakstīti rēķini, nodrošina e-rēķinu veidošanu atbilstoši noteiktajam standartam. Nākamais solis e-rēķinu ieviešanā ir piegādes un apmaiņas kanāla izvēle: vai tas būs e-pasts vai kāda no e-rēķinu apmaiņas sistēmām, vai cits risinājums. Sazinoties ar uzņēmuma darījumu partneriem, ir jānoskaidro, vai tie ir gatavi saņemt e-rēķinus un kādu apmaiņas kanālu tie labprāt izmantotu. Visbeidzot, izstrādājiet e-rēķinu ieviešanas plānu un sadarbībā ar informācijas tehnoloģiju nozares ekspertiem realizējiet to!
