Desmit gadu laikā palēnām, bet neatlaidīgi termins “mākoņpakalpojumi” ir iedzīvojies biznesa vidē. Nu jau teju ikviens birojā strādājošais, izdzirdot jokaino vārdu, saprot, ka runa ir par informācijas tehnoloģiju terminu, nevis meteoroloģiju. Tomēr nemitīgi pieaugošie mākoņskaitļošanas pakalpojumu veidi turpina mulsināt cilvēkus, un tas bija uzskatāmi redzams marta vidū, kad uzņēmumi steidza meklēt piemērotākos attālinātā darba risinājumus.
No “mākoņa” izvēles lielā mērā atkarīgs, cik raiti ritēs darbs uzņēmumā, tādēļ tas jāizvēlas rūpīgi. Vēl jo vairāk tādēļ, ka risinājuma iedzīvināšana prasa laiku – kā datu pārnešana, tā arī darbinieku apmācīšana. Neviens uzņēmējs nevēlēsies eksperimentēt uz visa kolektīva rēķina, lēkājot no viena pakalpojumu sniedzēja pie cita. Ar ko sākt?
Darbiniekam sasniedzamas krātuves
Vairumu uzņēmumiem paredzēto mākoņpakalpojumu var iedalīt trīs kategorijās. Pirmās ir datu krātuves. Biznesam neapšaubāmi nepieciešamas, taču funkcionalitātes ziņā stipri ierobežotas. Gan jau katrs datoru un viedierīču lietotājs ir saskāries ar “Google Drive”, “Dropbox”, “OneDrive” un tamlīdzīgiem risinājumiem, kas glābj situācijā, kad pašas ierīces iebūvētā atmiņa ir piepildīta. Visi minētie pakalpojumu sniedzēji piedāvā arī biznesa versijas, kurās par dažiem desmitiem vai simtiem eiro gadā var droši noglabāt uzņēmumam svarīgus dokumentus un piekļūt, kad vien nepieciešams, un no tādas ierīces, kāda tobrīd ir pie rokas. Ja vien ir interneta pieslēgums un nav aizmirsusies parole. Citas vērā ņemamas alternatīvas ir “Egnyte Business”, “Zoolz BigMind for Business”, “Box”, “Jungle Disk” un “Wasabi”.
Lai arī oficiāli šīs vietnes tiek dēvētas par mākoņkrātuvēm, tās nav gluži tikai datu glabātuves. Integrācija ar dažādām programmām padarījusi tās par gana ērtiem dokumentu apmaiņas risinājumiem, kuros darbinieki var ievietot koplietošanas mapēs līgumus, atskaites, prezentācijas, fotogrāfijas un visu citu darbam nepieciešamo. Dokumentus var arī rediģēt un saglabāt, sistēmai piereģistrējot, kurš un kad veicis izmaiņas. Tomēr kopumā šie risinājumi drīzāk pilda arhīva funkcijas, jo izmaiņas pamatā tiek veiktas savā datorā un mapēs tiek ievietoti gatavi, noglabāti dokumenti.
Strādājam kopā – katrs savā mājā
Nākamais solis digitālajā evolūcijā ir tā dēvētās koprades platformas, kur kolēģu sadarbošanās ir pietuvināta ikdienas biroja darbam. Tajās radīta iespēja citiem lietotājiem uzreiz tiešsaistē papildināt dokumentus, ieraugot tajos izmaiņas, kā arī sarakstīties kopčatos un individuāli. Šo risinājumu vidū zināmākie ir “Google Docs” un “Microsoft Office Online”, tomēr netrūkst arī dažādu alternatīvu, tostarp pat bezmaksas risinājumu.
“Google” produktam funkcionalitātes ziņā ļoti līdzīgi ir “ONLYOFFICE”, “Paper by Dropbox”, “Zoho Docs” un “CryptPad”. Ievērības cienīgs ir arī uz “LibreOffice” platformas veidotais “Collabora”, kas vizuāli atgādina “MS Office” biroja programmas un piedāvā visaptverošas sadarbošanās iespējas dokumentu kopīgā izstrādē.
Šaurākas specialitātes rīku vidū vērts izcelt “Coda” un lietošanai visa veida ierīcēs – kā datoros, tā viedtelefonos – īpaši pielāgoto “Quip”.
Trešajā grupā ietilpst dažādas darba organizācijas, projektu vadības vai citiem mērķiem paredzētas sistēmas, kurās visa darbība notiek mākoņpakalpojuma sniedzēja nodrošinātajā vidē, un turpat arī tiek glabāta visa informācija. To var salīdzināt ar specializētām ķīmijas vai bioloģijas telpām skolā, kur skolēni atrodas konkrēta uzdevuma izpildīšanai. Šajās platformās lietotājs iekļūst caur interneta pārlūku vai mobilo lietotni, ievadot lietotājvārdu un paroli. Šajā grupā populāri risinājumi ir projektu vadības sistēma “Asana”, “Zoho Projects”, “Teamwork Projects”, “Wrike” un citi. Klientu vadības sistēmu meklētājiem iesaku papētīt “Salesforce”, “HubSpot” un “Sales Creatio”. Maziem uzņēmumiem piemērots būs “Apptivo” vai “Freshsales”, savukārt uzņēmuma grāmatvedības uzskaitei un finanšu atskaišu iegūšanai – mūsu pašu “Tildes Jumis Pro”.
Aizvien vairāk mākoņu
Jau trīs gadus pēc kārtas veiktajā aptaujā “Vadītāja digitālais portrets” esam noskaidrojuši, ka Latvijā uzņēmumi visvairāk lieto dokumentu vadības sistēmas. Tās ieviesuši 62% no visiem uzņēmumiem, savukārt 39% ikdienas darba atvieglošanai lieto personāla vadības sistēmas, 30% – satura un sociālo mediju pārvaldības programmas, bet ceturtā daļa – klientu vadības sistēmas. Aizvien vairāk uzņēmumu dod priekšroku tieši mākoņpakalpojumiem, jo tie atbrīvo uzņēmumu no daudzām rūpēm. Pirmkārt, nav jādomā par savu serveru uzturēšanu un programmatūras atjaunināšanu vai iegādi. Otrkārt, atbildību par noglabāto informāciju un datu drošības regulu ievērošanu uzņemas pakalpojuma sniedzējs. Treškārt, specializētos datu centros, kādos informāciju glabā mākoņpakalpojumu sniedzēji, informācija ir labāk pasargāta no bojāejas tādā fiziskā negadījumā kā ugunsgrēks vai applūšana, tāpat arī no nonākšanas nelabvēļu rokās.
Ieviešot mākoņrisinājumus, jāņem vērā vairāki būtiski faktori. Pirmais, protams, ir īsts biznesa lēmums. Kāds labums no tā būs mūsu uzņēmumam? Vai ieguvumu būs vairāk, nekā risku? Uz šo jautājumu var atbildēt ar pavisam vienkāršu metodi – liekot plusus un mīnusus dažādiem ar izmaiņām saistītiem aspektiem. Ja ieguvumu ir vairāk, ir vērts spert nākamo, iespējams, visgrūtāko un atbildīgāko soli – izvēlēties sistēmu.
Apzināt, izvēlēties, ieviest
Informācijas tehnoloģiju pasaules produktiem robežu nav. Lai kur programmas būtu radītas, tās var iegūt dažu minūšu laikā. Tomēr pirms iegādes ir būtiski izvēlēties piemērotāko. Katrai programmai ir savas priekšrocības un trūkumi, un tie arī noteiks, vai sistēma apmierinās konkrētā uzņēmuma vajadzības.
Iesaku vispirms apzināt uzņēmumā pielietotos procesus un līdz šim izmantotās uzskaites, sadarbošanās u. tml. programmas. Jāparunā ar darbiniekiem, jānoskaidro, ko viņi lieto darba pienākumu veikšanai un kas vēl būtu nepieciešams. Šīs zināšanas palīdzēs nodefinēt, kāda tieši sistēma nepieciešama.
Ja nav īpašas steigas, pēc tam vajadzētu atlasīt vairākas programmas, kas pēc aprakstiem šķiet piemērotākās, un izmantot bezmaksas izmēģinājuma iespējas. Parasti tās ir no 14 līdz 30 dienām. Šajā laikā vai nu vadītājs pats, vai par sistēmas ieviešanu atbildīgais darbinieks sapratīs katras platformas stiprās un vājās puses, to, cik ērta tā ir lietošanā, un vai tā vispār atbilst uzņēmuma specifikai. Biežākie klupšanas akmeņi mēdz būt tas, ka sistēma neatbalsta latviešu valodas lietošanu, kas apgrūtina darbinieku saziņu, neatsaucīgs klientu serviss un svarīgu funkciju trūkums. Vērtīgu informāciju var iegūt, parunājoties ar jau esošajiem attiecīgās sistēmas lietotājiem vai palasot klientu atsauksmes forumos. Par sliktu klientu servisu bez īpašas piepūles tur var uzzināt ļoti detalizētos stāstos.
Rotaļas ar skaitļiem
Ieviešot biznesa vadības sistēmu, īpaši svarīgi, lai tajā varētu ievadīt Latvijas nodokļu likmes. Vēl labāk, ja tā saprot nodokļu sistēmas īpatnības. Tāda ekstra gan parasti piemīt tikai vietējā tirgū tapušām programmām, un globālajās šādus jautājumus visbiežāk nāksies sakārtot pašam.
Ne mazāk būtiski ir nodefinēt budžetu, ko uzņēmums ir gatavs maksāt par mākoņpakalpojumu. To sniedzēji nereti pielieto mārketinga trikus, lai sākuma cena izskatītos pievilcīgi zema, taču, sākot ieviešanu, izmaksas pieaug. Tradicionālie paņēmieni ir abonēšanas maksas noteikšana par katru lietotāju mēnesī vai arī pakalpojuma saskaldīšana moduļos, katru no tiem pārdodot atsevišķi.
Tomēr, veicot rūpīgu izpēti un sistēmu ieviešot pragmatiski, mākoņpakalpojumi vairumā gadījumu uzņēmumam ir izdevīgāks risinājums, nekā visas infrastruktūras uzturēšana saviem spēkiem. Ne velti Latvijā, tāpat kā pasaulē, mākoņpakalpojumu lietotāju skaits aug katru dienu. Piemēram, “Tildes Jumis Pro” šobrīd jau lieto teju 10 tūkst. uzņēmumu, iegūstot iespēju analizēt naudas plūsmu, plānot budžetu un kontrolēt tā izpildi, veidot reāllaika atskaites vadītājiem un analizēt debitorus un kreditorus. Būtiski, ka visu šo informāciju biznesa vadītāji var iegūt savā vienmēr klātesošajā viedtelefonā, pieslēdzoties no mobilās lietotnes vai pārlūkprogrammas.
Mūsdienīgam biznesam nepieciešami mūsdienīgi risinājumi, un mākoņpakalpojumi bez šaubām ir šā brīža “obligātās literatūras” sarakstā. Jo īpaši biezas neskaidrības miglas pārņemtā gadā, kad pāreja uz attālinātu darbu ir viena pēkšņa paziņojuma attālumā.
