Kopš 2021.gada pārmaiņas organizācijās ir kļuvušas vēl straujākas un mērķtiecīgākas nekā iepriekš. Mainīgā apkārtējā vide liek tās ieviest, lai turpinātu pilnveidot un uzlabot uzņēmumu darbību un konkurētspēju. Kā atbilde uz šīm pārmaiņām vidē seko arvien pieaugošāka uzņēmumu vajadzība doties digitālās transformācijas virzienā.
Raksta līdzautore: Lilita Beķere, SIA “Numeri” valdes locekle
Kas ir digitālā transformācija?
Nedaudz ieskatam vēsturē par to, kas ir digitālā transformācija un kad tā sākās.
Kādā no avotiem minēts, ka pamati tai ir ielikti jau pagājušā gadsimta 50.gados, kad amerikāņu matemātiķis, informātikas teorijas tēvs un mūsu pašreizējā interneta pamatlicējs Klods Šenons (Claude Shannon) izgudroja mikroshēmas un pusvadītāju tranzistorus. Tas ļāva analogajai skaitļošanai pāriet ciparu formātā un vēlāk kļuva par pamatu organizāciju digitālajai transformācijai. 1970.gada beigās radās datori, kas uzņēmumos pirmo reizi tika izmantoti datorizētai projektēšanai un ražošanai. Pēc tam sekoja uzņēmumu resursu plānošanas ieviešana ap 1980.gadu un klientu attiecību pārvaldība 20.gadsmita 90.gadu sākumā.
Lai arī izglītojošu rakstu par digitālās transformācijas tēmu netrūkst, lai saprotamāk raksturotu šo jēdzienu, ir vien jāsāk ar tā definīciju. Lūk, pāris versiju:
- “McKinsey” digitālo transformāciju definē kā centienus pilnveidot esošos uzņēmējdarbības modeļus, integrējot tajos progresīvas tehnoloģijas;
- Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija digitālo transformāciju definē kā digitālos risinājumos balstītas pārmaiņas gan valsts pārvaldē un biznesa vidē, gan sabiedrības ikdienas paradumos. Tā ietver ne tikai prasmes vai digitālus risinājumus – tās ir konceptuālas izmaiņas cilvēku domāšanā kopumā.
Domājams, ka Latvijā nav neviena uzņēmuma, valsts iestādes vai kāda citas organizācijas, kur darba vajadzībām netiek izmantotas attālinātā darba tehnoloģiskās iespējas, kā, piemēram, "Zoom", "MS Teams", "Webex" u.tml., lai darbinieki piedalītos darba sanāksmēs, organizētu dažādas tikšanās ar kolēģiem, partneriem vai klientiem. Katrs darbinieks šodien zina, kas ir attālinātais darbs jeb darbs no mājām, pateicoties dažādiem organizācijas piedāvātajiem informācijas tehnoloģiju risinājumiem. Uzreiz gan jāsaka, ka ne visu amatu pārstāvjiem šāda iespēja arī reāli pastāv. Pārdevēji veikalos, medicīnas darbinieki slimnīcās un celtnieki būvobjektos strādā un joprojām veic savus amata pienākumus galvenokārt klātienē.
Faktori, kas ietekmē tehnoloģiju ieviešanu
Ir virkne faktoru, kas ietekmē tehnoloģiju ieviešanu. Arī grāmatvedības pakalpojumu uzņēmums "Numeri", kopš sāka ieviest digitālus risinājumus, saskārās ar izaicinājumiem, kam arī citi ir gājuši cauri. Dalīšos ar savu pieredzi.
Kultūra/domāšanas veids, lai pieņemtu pārmaiņas
Dažiem uzņēmumiem digitalizācija un veco ieradumu maiņa vai jaunu ideju pieņemšana plašākā nozīmē rada trauksmi. Ir uzņēmumi, kuros var sastapties ar uzņēmuma augstākās vadības vai darbinieku pretestību tās stratēģiskajam virzienam. Ir tādi, kuri varētu justies apmierināti, uzskatot, ka viņiem nav nepieciešams manīties un kļūt digitālākiem, ja viņu klienti nav digitāli. “Numeri” ir izaudzis no maza uzņēmuma, kurā strādā 11 darbinieki, līdz uzņēmumam, kurā šobrīd ir vairāk nekā 40 darbinieki, un mainīt darbinieku domāšanas veidu nepavisam nav vienkārši. Ja visu laiku ir strādāts ierastā manierē un it kā jau viss notiek, kāpēc pēkšņi būtu jāsāk izmantot citu pieeju? Un tieši nespēja pielāgoties un mainīt savu domāšanas veidu var iznīcināt pāreju uz jaunām un pagaidām neierastām darba metodēm.
Zināšanu un kompetences līmenis
Indivīdu digitālās zināšanas var svārstīties amplitūdā no darbiniekiem, kuri nav īpaši digitāli lietpratīgi, līdz tādiem, kuriem ir labs zināšanu un prasmju līmenis un kuri gūtu labumu no digitālo rīku ieviešanas. Praktiķiem var pietrūkt nepieciešamo prasmju un mācību atbalsta, lai novērtētu dažādus, pēc būtības sarežģītus programmatūras produktus un tehnoloģijas, kas palīdzētu noteikt, vai šie rīki atbilst viņu biznesa vajadzībām. Viņiem var būt grūtības izlemt starp labāko programmatūru, kas ļoti labi veic vienu funkciju, bet kurai var trūkt integrācijas vai saziņas ar citiem produktiem, salīdzinot ar all-in-one programmatūras piedāvājumu, kurai ir viss, bet kura kādas noteiktas lietas var nedarīt pārāk labi. Vēl jāņem vērā, ka ir vajadzīgs laiks, lai apgūtu jaunas prasmes. Visbiežākā atruna, kāpēc nav vajadzīgs neko mainīt, ir – nav laika, lai mācītos un apgūtu jauno. Ar šādu pieeju praktiski iedzenam sevi slazdā. Ar vecajām metodēm vairs nespējam būt efektīvi, un, lai izpildītu uzdevumus, strādājam krietni virs noteiktā darba laika. Esam pārstrādājušies un stresā, bet rezultāta nav. Un nav arī laika, lai apgūtu jaunās kompetences, kas atvieglotu uzdevumu izpildi.
Resursu līmenis un tehnoloģiju iespēju klāsts
Tirgū ir pieejams milzīgs skaits tehnoloģiju produktu, lai atbalstītu biznesa vadības un pakalpojumu digitalizāciju. Tie ietver rīkus uzņēmumu ražošanas procesu uzskaitei, pārdošanas un iepirkumu procesu vadībai, finanšu grāmatvedībai, algām u.tml. Viens no praktiķu izaicinājumiem, kam ir jāpievērš ļoti liela uzmanība, ir izlemt, ar ko sākt, un atrast laiku un resursus, lai izpētītu visas iespējas. Tirgū mūsdienās ir pieejami daudz un dažādi rīki. Jautājums ir – kas der un ir vajadzīgs tieši mums? Brīžiem pārņem sajūta, ka katrs cenšas kaut ko pārdot un risinājums kopumā jau izskatās ļoti labs, bet.... nedod mieru dažādi jautājumi:
- Vai tas būs izmantojams tieši mūsu uzņēmumā, un cik tas izmaksās?
- Vai tas būs pietiekoši labi integrējams ar citām sistēmām, kuras jau ir uzņēmumā?
- Vai, ieviešot kādu tehnoloģiju risinājumu, atvieglosim vai tikai sarežģīsim sev dzīvi?
Uzņēmuma lielums
No vienas puses, ja uzņēmums ir neliels, tam būtu lielāka iespēja ieviest digitālos risinājums, bet, iespējams, ka tam var trūkt nepieciešamo līdzekļu. No otras puses, lielākam uzņēmumam, iespējams, pietiek finanšu līdzekļu, bet, jo lielāks uzņēmums, jo sarežģītāki biznesa procesi un ilgāks laiks pārmaiņu ieviešanai ir nepieciešams. "Numeri" izaicinājums bija, saprast, kur esam pašlaik un kur vēlamies nokļūt, kad visas pārmaiņas būs ieviestas. Tas, kas strādā un labi iederas mazā uzņēmumā, lielākā vairs tik labi nestrādā. Lielākā uzņēmumā jau ir vajadzīgs skaidrāk nodefinēt un aprakstīt procesus, pirms uzsākt ieviest jebkādus digitālos risinājumus.
_______________________________________________________________________
Viens no svarīgākajiem prasmju kopumiem, kas uzņēmumiem būs jāattīsta tuvāko gadu laikā, būs pārmaiņu vadība
_______________________________________________________________________
Un šeit sākas pretestība no darbiniekiem, jo viņi ir pieraduši strādāt savā ierastajā veidā un nevēlas darboties citādi. Vadītājam ir jārunā un jāskaidro, jāorganizē kopīgas un arī individuālas tikšanās ar darbiniekiem, lai pamatotu un izskaidrotu, kāpēc tagad būtu jāmaina darba procesi. Bieži vien darbinieku pretestība iesākas kā klusā sabotāža, kad darbinieki mēģina turpināt strādāt kā ierasts, domājot, ka gan jau uzņēmuma vadībai pāries ideju vētras un atkal viss būs, kā bija agrāk. Ieviešot pārmaiņas, ir jāņem vērā, ka, mainot darba procesus, pastāv iespēja, ka sāksies darbinieku mainība, tie var sākt meklēt citu, atbilstošāku darbu vai uzņēmumu. Visgrūtāk ir tiem, kuri uzņēmumā ir bijuši no tā pirmsākumiem, strādājot mazā, ģimeniskā kolektīvā un, uzņēmumam augot un attīstoties, veidojas pilnīgi jauna situācija, kuru viņi nespēj pieņemt.
Izmaksas
Digitālo risinājumu iegādes un uzturēšanas izdevumi var būt ļoti un pārmērīgi lieli, jo īpaši tad, ja uzņēmums izvēlas ieviest importētu programmatūras produktu un ir vajadzīga pielāgošana tā lietošanai Latvijā. Jārēķinās, ka visi specifiskie pielāgojumi konkrēta uzņēmuma vajadzībām prasīs arī papildu ieguldījumus. Var jau izvēlēties arī gatavu produktu, bet tad, visdrīzāk, tas nenodrošinās visas konkrētā uzņēmuma vajadzības, jo bieži vien standarta risinājumi uzņēmuma specifiskās vajadzības nespēj nodrošināt. Un tikko mums vajag ieviest kaut ko ārpus standarta, ir jārēķinās arī ar papildu izmaksām. Protams, jo standartizētāki darbības procesi un risinājumi, jo izmaksas ir zemākas.
Ar ko sākt?
Pamatojoties uz Statista.com 2020. gada pētījuma datiem, organizācijām pasaulē kā svarīgākie organizāciju darbības uzlabošanas aspekti ir darba efektivitātes celšana (62%), kam seko esošo biznesa procesu transformācija (56%), klientu pieredzes uzlabošana (55%) un kiberdrošības uzlabošana (55%). Šie visi uzskaitītie aspekti īsā laikā ir kļuvuši svarīgi arī Latvijā.
Ar ko jāsāk, lai digitālā transformācija uzņēmumā noritētu pēc iespējas veiksmīgāk? Pirmkārt, ir jāizstrādā digitālās transformācijas stratēģija, veicot šādus soļus[1]:
- Ir jāapzinās esošā situācija un jāizstrādā tehnoloģiju stratēģija. Investīcijas tehnoloģijās ir jāplāno tāpat, kā tiek plānoti citi procesi biznesā. Kādai konkrētai tehnoloģijai un investīcijām būs jāpiešķir prioritāte, lai izpildītu uzņēmuma ilgtermiņa plānus? Kā tas laika gaitā ietekmēs uzņēmuma darbību?
- Ir jāidentificē tehnoloģiju vajadzības un jāpārbauda uzņēmuma gatavība. Uzņēmuma kopējā tehnoloģiju stratēģija būs jāsadala komponentēs – pēc biznesa procesiem (ražošana, pakalpojumu sniegšana u.tml.) vai pēc kādas identificējamas funkcionalitātes (piemēram, ražošana, pārdošana, iepirkumi, cilvēkresursi u.tml.)
- Jāveic rūpīga izmaksu un ieguvumu analīze un ieguldījumu novērtējums. Ir ļoti svarīgi apzināties, kādas tehnoloģijas ir nepieciešamas uzņēmuma stratēģijas īstenošanai. Jāveic izmaksu tehnoloģiju investīcijās un ieguvumu analīze, vienlaikus apzinoties arī alternatīvās izmaksas.
- Jāizpēta dažādas finansēšanas stratēģijas. Uzņēmums investēs nopelnīto vai izmantos aizņemto kapitālu, vai meklēs valsts atbalstu? Iespējas ir dažādas.
- Jānosaka projekta īstenošanas grafiks un uzraudzība. Kad ir izveidots projekta īstenošanas grafiks un budžets, ir svarīgi plānoto īstenot, tāpēc uzņēmumam jādefinē skaidri atskaites punkti. Tas ļauj projektu vieglāk vadīt un labāk pārvaldīt risku.
- Jādefinē vadītāja (vai vadības komandas) nākotnes redzējums.
- Jāiesaista projekta komandā formālie un neformālie līderi.
- Jānodefinē nākotnes organizācijas kultūra un jaunās vērtības.
- Jāapzina un jāpiesaista projektam nepieciešamie organizācijas resursi un jomas eksperti/profesionāļi.
- Jāizvēlas pareizā (organizācijas vajadzībām visatbilstošākā) tehnoloģija.
- Stratēģijas ieviešanas process ir jāmēra un jāpielāgo situācijai.
Jebkura ieguldījuma tehnoloģiju jomā veiksmīga īstenošana būs ļoti atkarīga no tā, vai uzņēmums saņems pareizo atbalstu visā projekta īstenošanas gaitā. Viens no svarīgākajiem prasmju kopumiem, kas uzņēmumiem būs jāattīsta tuvāko gadu laikā, būs pārmaiņu vadība, jo pārmaiņas notiek un notiks vēl intensīvāk. Tās kļūst par ikdienas realitāti. Tikai pateicoties personāla līdzdalībai un vadības atbalstam, uzņēmumu attīstības ceļš būs daudz drošāks un vieglāk vadāms.
Kad esošā situācija apzināta un stratēģija definēta, tad var doties pie nākamā posma – digitālās transformācijas ieviešanas uzņēmumā. Šajā pārmaiņu ieviešanas posmā ļoti svarīga loma ir uzņēmuma vadītāju un darbinieku sadarbībai un savstarpējai komunikācijai.
[1] Raksta sagatavošanā izmantoti materiāli no IFAC.org
