E-dokumentu reģistrēšana un saglabāšana

Kā var reģistrēt un vai vispār vajag reģistrēt elektroniskos (vai papīra) dokumentus? Kas jāņem vērā reģistrācijas numuru veidošanā, mapju struktūrā, failu nosaukumu pārdēvēšanā? Ieteikumi veiksmīgai e-dokumentu saglabāšanai.

E-dokumentus vajag reģistrēt, bet atsevišķos normatīvajos aktos ir noteikts, kuri dokumenti ir obligāti reģistrējami. Piemēram, Darba likuma 40. panta 6. punktā teikts, ka “darba devējam ir pienākums gādāt par darba līgumu noslēgšanu rakstveidā un veikt noslēgto darba līgumu uzskaiti’’.

Līguma uzskaites kārtība un veids ir katras organizācijas ziņā. Iesaku reģistrēt elektroniski vai izveidot atsevišķu datu bāzi “Word” vai “Excel” formātā.

Ar līgumiem (par darba attiecību uzsākšanu) un grāmatvedības dokumentiem ir skaidrs, jo tos reglamentē normatīvie akti, bet īstas skaidrības nav par pārējiem dokumentiem: rīkojumiem, faktu fiksējošiem dokumentiem, sarakstēm u. tml. Vai ir normatīvie akti, kas regulē to uzskaiti un reģistrāciju?

Dokumenta juridiskā spēka likuma 4. panta 1. punktā noteikts – lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

• dokumenta autoru nosaukums;
• dokumenta datums;
• paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus).

Savukārt 4. panta 2. punktā sacīts – tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta 1. daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

• dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
• zīmoga nospiedums;
• dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
• dokumenta reģistrācijas numurs.

Bet likumā nekas nav sacīts, kuros tiesību aktos noteikts par organizācijas dokumentu reģistrācijas numuru. 

Lai to noskaidrotu, jāapskata Ministru kabineta noteikumu Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 74. punkts, kurā teikts: Lai pārvaldes dokumentam (izņemot dokumentus, kuru autors ir fiziska persona) būtu juridisks spēks, tajā papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta 1. daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru atbilstoši šo noteikumu 3.4. apakšnodaļai.

Ir redzēti pārvaldes dokumenti bez dokumenta reģistrācijas numura, un neviens nav apšaubījis dokumenta juridiskā spēka esamību. Bet, tā kā cilvēki ir dažādi, nevar zināt, kurā brīdī kāds var nepieņemt dokumentu tikai tāpēc, ka tam nav numura.

Dokumentu reģistrācija

Varbūt dokumenta numuram nav tik lielas nozīmes, bet organizācijā ik dienu tiek saņemti dokumenti – ja to ir daudz, tie jāreģistrē. 

__________________________________________________________________________

Ja ir bail, ka dokuments var pazust vai tikt izdzēsts, var veidot kopijas

__________________________________________________________________________

Dokumenti tiek saņemti gan pa pastu (papīra veidā), gan elektroniskajā vidē (ar e-parakstu), un tie jāreģistrē vienā reģistrā. Te gan jāiebilst, ka nevienā normatīvajā aktā nav noteikta obligātā norma par reģistrācijas sistēmu, bet ērtāk būs, ja gan papīra, gan elektroniskie dokumenti tiks reģistrēti vienā žurnālā. Tikai pie piezīmēm jāieraksta, ka dokumenti tika saņemti elektroniski un atrodas elektroniskajā mapē (jānorāda precīza informācija, kurā vietnē un kurā mapē atrodas e-dokuments).

Saņemto dokumentu reģistrācijas žurnālā jānorāda:

• reģistrācijas numurs;
• datums;
• sūtītājs;
• dokumenta datums, veids, numurs;
• īss saturs (apraksts);
• rezolūcija;
• kam un kad nodots izpildei;
• izpildes termiņš;
• apjoms (lapas/MB);
• pielikumā ietvertā informācija;
• piezīmes u.c.

Saņemto dokumentu reģistrācijas žurnāla paraugs:

Saņemot e-dokumentu, tas jāsaglabā savā mapē (nevis uz C diska vai datora darbvirsmas). Tātad e-dokuments jāsaglabā drošā vietnē. Faila nosaukumu var droši mainīt – tas nezaudē savu juridisko spēku. Piemēram, tiek saņemts iesniegums ar faila nosaukumu “Document1.edoc’’, tad  to var mainīt uz “Jānis.Bērziņš_iesniegums_25.03.2022.edoc’’.

Ieteikums – sagrupēt e-mapes pēc gadiem, pēc tam var pa mēnešiem. Vai arī, ja organizācijai ir daudz aprites dokumentu, pēc mapes, piemēram, “2022. gads”, nākamās kārtot pa struktūrvienībām vai sadarbības partneriem.

Ja ir bail, ka šis dokuments var pazust vai tikt izdzēsts, var veidot kopijas, turklāt e-pastā šis dokuments arī vienmēr būs pieejams.

Tātad, ja ir saņemts e-dokuments un saglabāts attiecīgajā vietnē (cietais disks, “Google Drive”, “Dropbox”, “OneDrive” u. tml.) ar jebkuru tīkamu nosaukumu, mapei vai failam jānosaka informācijas piekļuves tiesību pārvaldība – kurš darbinieks drīkst lietot šo failu, kurš tikai lasīt utt. Tad nebūs nekādu pārsteigumu, ja kāds nejauši izdzēsīs vai ko citu izdarīs ar svarīgo dokumentu.

Runājot par reģistrācijas numuriem, šo sistēmu nevajadzētu sarežģīt – jo vienkāršāk, jo labāk: 1, 2, 3 utt. Uzskaiti, protams, var veikt arī citādi. Saņemtos dokumentus sadalīt pēc to nozīmes: saņemtie dokumenti pamatdarbības un saimnieciskos jautājumos, saņemtie iesniegumi no darbiniekiem, saņemtie dokumenti no klientiem. Tas, kāds reģistrācijas žurnāls tiks veidots, atkarīgs no katra uzņēmuma vēlmēm – nav tāda ideālā modeļa, jo katra organizācija atšķiras.