E-dokumentu arhivēšana un nodošana arhīvam
2022-09-16
Jolanta Brilte, SIA “Biznesa augstskola Turība”, Komercdarbības katedras lektore
Elektroniskie jeb e-dokumenti nu jau top un tiek izmantoti jebkurā organizācijā, tomēr dažādi ar tiem saistīti jautājumi joprojām rada neskaidrības. Viens no šādiem jautājumiem ir e-dokumentu arhivēšana un to nodošana Latvijas Nacionālajam arhīvam (LNA).
Lai izvērtētu e-dokumentu nodošanas kārtību LNA, darbības ir atšķirīgas atkarībā no institūcijas veida:
- institūcija, kurai ir elektroniskā vadības sistēma;
- institūcija, kurai nav elektroniskā vadības sistēma;
- privātā organizācija.
Tomēr, tā kā pamatprasības visiem ir vienādas, aplūkosim arhivēšanas posmus, kas visiem ir līdzīgi.
Prasības elektronisko dokumentu nodošanai glabāšanai LNA paredzēts:
Kad jānodod?
LNA nododamo e-dokumentu un datu maksimālais glabāšanas termiņš institūcijas glabātavā ir pieci gadi, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Tātad prasības par pieciem gadiem attiecināmas uz institūcijām. Savukārt, ja uzņēmums ir privāta organizācija, tā e-dokumentus glabā pie sevis.
__________________________________________________________________________
Nereti institūcijas maldīgi domā, ka arhīvā jānodod visi e-dokumenti, taču jānodod tikai dokumenti, kam ir arhīviska vērtība
__________________________________________________________________________
Tas nozīmē, ka institūcijām 2016.gada e-dokumenti šogad ir jānodod LNA. Nereti institūcijas maldīgi domā, ka arhīvā jānodod visi e-dokumenti, taču jānodod tikai dokumenti, kam ir arhīviska vērtība (Arhīvu likuma 8.pants).
Kā nodot?
Lai e-dokumentus nodotu LNA, institūcijai ir jāaizpilda konkrēts pieteikums vietnē Arhivi.gov.lv/lv/iestazu-portals, kā arī lietotājam pirms Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmas (VVAIS) portāla lietošanas jāiesniedz saistību raksts.
VVAIS katrai institūcijai piešķīris arhīva fonda uzziņu kodu. Piemēram, Saulkrastu pilsētu domei VVAIS ir piešķirts F327 uzziņu kods. Par to katra institūcija var pārliecināties, apskatoties savu uzziņu kodu vietā Arhivi.gov.lv un sameklējot iestāžu portālā Eresursi.arhivi.gov.lv.
Lai varētu uzsākt elektronisko dokumentu nodošanu VVAIS, jābūt sagatavotai un apstiprinātai fonda uzziņu sistēmai:
- arhīviskā apraksta shēma (MK noteikumu Nr.748 6.pielikums "Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas paraugs");
- arhīviskais apraksts (MK noteikumi Nr.748 5.pielikums "Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta titullapas un fonda vai apakšfonda apraksta paraugs");
- uzskaites saraksti.
Kad dokumentācija ir sagatavota un saskaņota ar LNA, tad e-dokumentus sagatavo nodošanai – jābūt izveidotām e-dokumentu nodošanas pakotnēm SIP jeb pakotnēm, kas paredzētas e-dokumentu transportēšanai no iestādes uz arhīvu.
Kā arhivēt?
Tādējādi secināms, ka, lai nododu elektroniskos dokumentus LNA, to sagatavošana un saskaņošana ir tieši tāda pati kā papīra dokumentiem:
- veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu;
- veido uzskaites sarakstu;
E-dokumentu nodošana LNA notiek šādā kārtībā:
- institūcija sagatavo uzskaites sarakstu izklājlapā (.exe failā) un sūta to institūcijas uzraugošajam ekspertam LNA;
- LNA saņem uzskaites sarakstu un importē VVAIS;
- LNA pārbauda uzskaites sarakstu un paziņo institūcijai, vai jāveic kādi precizējumi;
- institūcija veic precizējumus uzskaites sarakstā un iesniedz LNA;
- LNA pārbauda uzskaites sarakstu un to apstiprina.
Tādējādiinstitūciju pārstāvjiem, ja tiem ir e-dokumenti par 2015. un 2016.gadu ieteicams sazināties ar savu LNA uzraugošo ekspertu. Savukārt privātās organizācijas pārstāvji e-dokumentus ar arhīvisko vērtību ievieto atsevišķā dokumentu krātuvē (izveidojot mapi "Arhīvs") un glabā tiem paredzēto laiku.
2023.gada jūnijā Eiropas Komisija (EK) publicēja priekšlikumu regulai par eiro banknotēm un monētām kā likumīgu maksāšanas līdzekli un regulai par digitālā eiro izveidi, kuru virsmērķis ir eiro kā monetārā enkura stiprināšana eirozonas arvien digitalizētākajā ekonomikā.
E-dokumenti
06:00, 19. Sep. 2023
Pamazām, bet neatgriezeniski Eiropas Savienība, tostarp arī Latvija, dodas e-rēķinu virzienā. Tomēr joprojām izpratne par to, kas ir un kas nav e-rēķini, ir nepilnīga. Tāpēc sāksim no paša sākuma – noskaidrosim, kas īsti ir e-rēķini un kā ar to ieviešanu Latvijā veicas publiskā un privātā sektora uzņēmumiem.
E-dokumenti
15:34, 5. Sep. 2023
Uzņēmums vēlas dokumentus kārtot elektroniski. Vai tas nozīmē, ka ir jābūt izstrādātai kārtībai, kurā dokumenti tiks digitalizēti? Kas jāņem vērā, ja sadarbības partneri dokumentus kārto papīra formā? Kādā veidā uzņēmumi, kas joprojām paraksta dokumentus ar roku, apzīmogo rēķinus un nosūta tos pa pastu, var elektroniski saņemtos dokumentus pārvērst papīra formā?
E-dokumenti
15:31, 24. Aug. 2023
No šī gada 1.jūlija ir mainījusies elektronisko dokumentu iesniegšanas kārtība Uzņēmumu reģistrā– tagad dokumentu iesniegšanai ir jāizmanto jauns pakalpojumu portāls – Registrs.ur.gov.lv. Kādas sekas nes šīs izmaiņas un kas jāņem vērā?
E-dokumenti
06:00, 15. Aug. 2023
Nevienam nav nekāds jaunums, ka dokumentu noformēšanas ieradumi, un to ietekmējošie noteikumi netiek līdzi elektronisko dokumentu un e-parakstu attīstībai. Šī situācija mēdz radīt neskaidrības un problēmas, kuras apskatīsim šajā rakstā, sākumā pētot reglamentējuma analīzi/teorētisko pamatojumu, pēc tam – piedāvājot ieteikumus praktiskai rīcībai gadījumos, kad dokumentā nepieciešami vairāki elektroniskie paraksti.
Klausies
E-dokumenti
06:00, 28. Jūl. 2023
Kā grāmatvedības dokumentus papīra formātā pārvērst elektroniskā formātā? Un vai digitalizētie nezaudē savu juridisko spēku un turpina būt kā pierādījums veiktajam darījumam? Ko pēc dokumenta digitalizēšanas darīt ar papīriem? Apskatīsim dažus piemērus!
E-dokumenti
06:00, 19. Jūl. 2023
Tiek saņemts elektroniskais dokuments XML formātā, kas tiek ielasīts grāmatvedības programmā. Valsts ieņēmumu dienests (VID) lūdz atsūtīt darījuma apliecinošu dokumentu. Vai VID ir jānosūta šī darījuma dokuments XML formātā?
E-dokumenti
06:00, 12. Jūl. 2023
Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?
E-dokumenti
06:00, 30. Jūn. 2023
Uzņēmuma arhīvā glabājas vairāki darba līgumi papīra formātā. Vai var un drīkst tos pārvērst elektroniskā formātā un attiecīgi papīra līgumus iznīcināt?
Klausies
E-dokumenti
06:00, 2. Mai. 2023
PDF formāts datorlietotājiem ir pazīstams jau kopš laika, kad birojos masveidā sāka izmantot datorus. Šis formāts bija un ir ērts un samērā plaši izmantots, jo ir vienkāršs. Taču brīdī, kad mūsu dzīvē ne vien ienāca drošais e-paraksts, bet arī parādījās iespēja to izmantot dokumentu parakstīšanai ne vien eDoc, bet arī ASiC-E un PDF formātā, daudziem radās jautājumi, kas ir kas. Vai tas ir viens un tas pats PDF formāts vai dažādi, un kā ar drošību?
E-dokumenti
06:00, 19. Apr. 2023
Vaicā lasītājs: Vai apliecinājums preču piegādei ir derīgs ar parakstu uz planšetēm vai PIN kodiem? Kādi ir Latvijā pieejamie risinājumi? Vai kurjerpasta elektroniskais piegādes apliecinājums ir pietiekošs piegādes apliecinājums Valsts ieņēmumu dienestam?
E-dokumenti
06:00, 10. Apr. 2023
Kā zināms, kopš 2023.gada 1.janvāra visiem uzņēmumiem un iestādēm e-adrese ir obligāta. Pērn, kad tika veikti grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”, valsts iestādēm adresēti e-rēķini obligāti jāsūta uz e-adresi. Šķiet diezgan vienkārši, bet patiesībā jaunie noteikumi radījuši zināmu apjukumu tieši saistībā ar rēķiniem un e-rēķiniem.
E-dokumenti
06:00, 22. Feb. 2023
Komunikācija e-pastos, e-adresēs, apmainoties ar elektroniski nosūtītiem dokumentiem, ir ērta un ātra, tomēr arvien sastopamies ar jautājumiem, kad un kā var izmantot e-dokumentus, kādam parakstam jābūt, lai tas būtu izmantojams kā pierādījums tiesvedībā? Un vai tiešām e-dokuments ir tikai tāds dokuments, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, vai arī e-pasta sarakste var tikt uzskatīta par e-dokumentu?
E-dokumenti
06:00, 10. Feb. 2023
Lai gan oficiālā e-adrese jau no 1.janvāra kļūs par elektronisko saziņas rīku ikviena uzņēmuma ikdienā, joprojām ir neskaidri jautājumi, ar kuriem redakcijā vēršas mūsu lasītāji. Palīdzēt rast atbildes uz tiem aicinājām mūsu ekspertus.
E-dokumenti
06:00, 21. Dec. 2022
Uzņēmums vēlas izveidot oficiālo e-adresi. Vai to var izveidot tikai tā valdes loceklis? Kā jāveic oficiālās e-adreses reģistrēšana, ja uzņēmuma valdes locekļi ir trešo valstu pilsoņi, kas nav Latvijas rezidenti? Vai šādas tiesības var piešķirt pilnvarotām personām (darbiniekiem), un kā šīm personām piekļūt/lietot oficiālo e-adresi?
E-dokumenti
06:00, 23. Nov. 2022