Kam ir tiesības izveidot uzņēmuma oficiālo e-adresi?
2022-11-23
Jolanta Brilte, SIA “Biznesa augstskola Turība”, Komercdarbības katedras lektore
Uzņēmums vēlas izveidot oficiālo e-adresi. Vai to var izveidot tikai tā valdes loceklis? Kā jāveic oficiālās e-adreses reģistrēšana, ja uzņēmuma valdes locekļi ir trešo valstu pilsoņi, kas nav Latvijas rezidenti? Vai šādas tiesības var piešķirt pilnvarotām personām (darbiniekiem), un kā šīm personām piekļūt/lietot oficiālo e-adresi?
Oficiālo elektronisko adresi (e-adresi) var izveidot tikai uzņēmuma paraksttiesīgās personas. Kad valdes loceklis veido e-adresi, tad kā e-pasta adrese jānorāda oficiālā organizācijas e-pasta adrese, nevis sava privātā. Kad e-adrese būs izveidota, valdes loceklis varēs pilnvarot personu, kura uz organizācijas e-pastu saņems paziņojumus no e-adreses.
Ja uzņēmuma valdes locekļi ir trešo valstu pilsoņi, tad viņiem ir vajadzīgas ārzemnieku eID kartes.
Ārzemnieka eID karte ir personu apliecinošs dokuments, kas apliecina tā turētāja identitāti gan klātienē, gan digitālajā vidē un sekmē ārzemnieku ekonomisko aktivitāti Latvijā.
Ārzemnieka eID kartē iestrādātie elektroniskās identitātes rīki nodrošinās ārzemniekam iespēju pilnvērtīgi darboties elektroniskajā vidē:
- izmantot valsts un pašvaldību e-pakalpojumus;
- apliecināt savu e-identitāti un elektroniski parakstīt dokumentus;
- saņemt un lietot e-adresi, lai nodrošinātu komunikāciju ar valsts un pašvaldību iestādēm;
- apliecināt savu identitāti klātienē iestādēs un uzņēmumos, piemēram, bankās.
Saskaņā ar Personu apliecinošu dokumentu likuma 5.panta 2.1 daļu ārzemnieka personas apliecību izsniegs ārzemniekam, kurš Fizisko personu reģistra likuma minētajos gadījumos būs reģistrēts Fizisko personu reģistrā. Tas nozīmē, ka ārzemnieka eID karti varēs saņemt ārvalstnieks:
- kuram ir tiesiska saikne ar Latviju, uz kuras pamata veidojas vai ir izveidojušās savstarpējas tiesības un pienākumi nekustamā īpašuma, komercdarbības, veselības, nodokļu, pabalstu un izglītības jomā;
- kurš vēlas saņemt Latvijas personas apliecību (elektroniskās identifikācijas karti), lai veicinātu ekonomikas, zinātnes, izglītības vai kultūras sakaru attīstību;
- kurš vēlas Latvijā saņemt valsts pārvaldes pakalpojumus elektroniski, izmantojot Eiropas Savienības dalībvalsts, Eiropas Ekonomikas zonas valsts vai Šveices Konfederācijas izsniegto elektroniskās identifikācijas līdzekli;
- kurš ir patvēruma meklētājs Latvijas Republikā.
Ja uzņēmums lieto kādu no dokumentu vadības sistēmām, tad, lai pieteiktos e-adreses lietošanai:
- uzņēmumam jāaizpilda veidlapa, kas atrodama tīmekļvietnē Viss.gov.lv;
- uzņēmumam jāpievieno e-adreses Cert.lv pieprasījuma datne;
- aizpildīta un parakstīta pieteikuma veidlapa ar Cert.lv pieprasījuma datni jānosūta pa pastu vai e-adresē;
- pēc e-adreses sertifikāta saņemšanas iestāde to nosūta dokumentu vadības sistēmas izstrādātājam, lai veiktu sertifikāta konfigurāciju sistēmā.
Sākotnēji e-adresi izveido paraksttiesīgas personas, un, kad ir izveidota e-adrese, tad sadaļā "Profils/iestatījumi – Pilnvarojumi" tiek norādītas pilnvarotās personas. Ievadot pilnvarotās personas datus (personas kodu, vārdu un uzvārdu) pie sadaļas "Informācijas sistēmas un moduļi" norāda, kādas darbības var veikt pilnvarotā persona:
- tiesības dzēst e-adreses ziņojumus;
- tiesības lasīt e-adrese ziņojumus;
- tiesības rakstīt e-adreses ziņojumus.
Pilnvarotai personai jebkurā brīdī var mainīt statusu – pārtraukt, mainīt vai izveidot jaunus pilnvarojumus. Paraksttiesīgā persona var izveidot vairākas pilnvarotās personas.
2023.gada jūnijā Eiropas Komisija (EK) publicēja priekšlikumu regulai par eiro banknotēm un monētām kā likumīgu maksāšanas līdzekli un regulai par digitālā eiro izveidi, kuru virsmērķis ir eiro kā monetārā enkura stiprināšana eirozonas arvien digitalizētākajā ekonomikā.
E-dokumenti
06:00, 19. Sep. 2023
Pamazām, bet neatgriezeniski Eiropas Savienība, tostarp arī Latvija, dodas e-rēķinu virzienā. Tomēr joprojām izpratne par to, kas ir un kas nav e-rēķini, ir nepilnīga. Tāpēc sāksim no paša sākuma – noskaidrosim, kas īsti ir e-rēķini un kā ar to ieviešanu Latvijā veicas publiskā un privātā sektora uzņēmumiem.
E-dokumenti
15:34, 5. Sep. 2023
Uzņēmums vēlas dokumentus kārtot elektroniski. Vai tas nozīmē, ka ir jābūt izstrādātai kārtībai, kurā dokumenti tiks digitalizēti? Kas jāņem vērā, ja sadarbības partneri dokumentus kārto papīra formā? Kādā veidā uzņēmumi, kas joprojām paraksta dokumentus ar roku, apzīmogo rēķinus un nosūta tos pa pastu, var elektroniski saņemtos dokumentus pārvērst papīra formā?
E-dokumenti
15:31, 24. Aug. 2023
No šī gada 1.jūlija ir mainījusies elektronisko dokumentu iesniegšanas kārtība Uzņēmumu reģistrā– tagad dokumentu iesniegšanai ir jāizmanto jauns pakalpojumu portāls – Registrs.ur.gov.lv. Kādas sekas nes šīs izmaiņas un kas jāņem vērā?
E-dokumenti
06:00, 15. Aug. 2023
Nevienam nav nekāds jaunums, ka dokumentu noformēšanas ieradumi, un to ietekmējošie noteikumi netiek līdzi elektronisko dokumentu un e-parakstu attīstībai. Šī situācija mēdz radīt neskaidrības un problēmas, kuras apskatīsim šajā rakstā, sākumā pētot reglamentējuma analīzi/teorētisko pamatojumu, pēc tam – piedāvājot ieteikumus praktiskai rīcībai gadījumos, kad dokumentā nepieciešami vairāki elektroniskie paraksti.
Klausies
E-dokumenti
06:00, 28. Jūl. 2023
Kā grāmatvedības dokumentus papīra formātā pārvērst elektroniskā formātā? Un vai digitalizētie nezaudē savu juridisko spēku un turpina būt kā pierādījums veiktajam darījumam? Ko pēc dokumenta digitalizēšanas darīt ar papīriem? Apskatīsim dažus piemērus!
E-dokumenti
06:00, 19. Jūl. 2023
Tiek saņemts elektroniskais dokuments XML formātā, kas tiek ielasīts grāmatvedības programmā. Valsts ieņēmumu dienests (VID) lūdz atsūtīt darījuma apliecinošu dokumentu. Vai VID ir jānosūta šī darījuma dokuments XML formātā?
E-dokumenti
06:00, 12. Jūl. 2023
Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?
E-dokumenti
06:00, 30. Jūn. 2023
Uzņēmuma arhīvā glabājas vairāki darba līgumi papīra formātā. Vai var un drīkst tos pārvērst elektroniskā formātā un attiecīgi papīra līgumus iznīcināt?
Klausies
E-dokumenti
06:00, 2. Mai. 2023
PDF formāts datorlietotājiem ir pazīstams jau kopš laika, kad birojos masveidā sāka izmantot datorus. Šis formāts bija un ir ērts un samērā plaši izmantots, jo ir vienkāršs. Taču brīdī, kad mūsu dzīvē ne vien ienāca drošais e-paraksts, bet arī parādījās iespēja to izmantot dokumentu parakstīšanai ne vien eDoc, bet arī ASiC-E un PDF formātā, daudziem radās jautājumi, kas ir kas. Vai tas ir viens un tas pats PDF formāts vai dažādi, un kā ar drošību?
E-dokumenti
06:00, 19. Apr. 2023
Vaicā lasītājs: Vai apliecinājums preču piegādei ir derīgs ar parakstu uz planšetēm vai PIN kodiem? Kādi ir Latvijā pieejamie risinājumi? Vai kurjerpasta elektroniskais piegādes apliecinājums ir pietiekošs piegādes apliecinājums Valsts ieņēmumu dienestam?
E-dokumenti
06:00, 10. Apr. 2023
Kā zināms, kopš 2023.gada 1.janvāra visiem uzņēmumiem un iestādēm e-adrese ir obligāta. Pērn, kad tika veikti grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”, valsts iestādēm adresēti e-rēķini obligāti jāsūta uz e-adresi. Šķiet diezgan vienkārši, bet patiesībā jaunie noteikumi radījuši zināmu apjukumu tieši saistībā ar rēķiniem un e-rēķiniem.
E-dokumenti
06:00, 22. Feb. 2023
Komunikācija e-pastos, e-adresēs, apmainoties ar elektroniski nosūtītiem dokumentiem, ir ērta un ātra, tomēr arvien sastopamies ar jautājumiem, kad un kā var izmantot e-dokumentus, kādam parakstam jābūt, lai tas būtu izmantojams kā pierādījums tiesvedībā? Un vai tiešām e-dokuments ir tikai tāds dokuments, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, vai arī e-pasta sarakste var tikt uzskatīta par e-dokumentu?
E-dokumenti
06:00, 10. Feb. 2023
Lai gan oficiālā e-adrese jau no 1.janvāra kļūs par elektronisko saziņas rīku ikviena uzņēmuma ikdienā, joprojām ir neskaidri jautājumi, ar kuriem redakcijā vēršas mūsu lasītāji. Palīdzēt rast atbildes uz tiem aicinājām mūsu ekspertus.
E-dokumenti
06:00, 21. Dec. 2022