Uzņēmums vēlas izveidot oficiālo e-adresi. Vai to var izveidot tikai tā valdes loceklis? Kā jāveic oficiālās e-adreses reģistrēšana, ja uzņēmuma valdes locekļi ir trešo valstu pilsoņi, kas nav Latvijas rezidenti? Vai šādas tiesības var piešķirt pilnvarotām personām (darbiniekiem), un kā šīm personām piekļūt/lietot oficiālo e-adresi? 

Oficiālo elektronisko adresi (e-adresi) var izveidot tikai uzņēmuma paraksttiesīgās personas. Kad valdes loceklis veido e-adresi, tad kā e-pasta adrese jānorāda oficiālā organizācijas e-pasta adrese, nevis sava privātā. Kad e-adrese būs izveidota, valdes loceklis varēs pilnvarot personu, kura uz organizācijas e-pastu saņems paziņojumus no e-adreses.

Ja uzņēmuma valdes locekļi ir trešo valstu pilsoņi, tad viņiem ir vajadzīgas ārzemnieku eID kartes.

Ārzemnieka eID karte ir personu apliecinošs dokuments, kas apliecina tā turētāja identitāti gan klātienē, gan digitālajā vidē un sekmē ārzemnieku ekonomisko aktivitāti Latvijā.

Ārzemnieka eID kartē iestrādātie elektroniskās identitātes rīki nodrošinās ārzemniekam iespēju pilnvērtīgi darboties elektroniskajā vidē:

  • izmantot valsts un pašvaldību e-pakalpojumus;
  • apliecināt savu e-identitāti un elektroniski parakstīt dokumentus;
  • saņemt un lietot e-adresi, lai nodrošinātu komunikāciju ar valsts un pašvaldību iestādēm;
  • apliecināt savu identitāti klātienē iestādēs un uzņēmumos, piemēram, bankās.

Saskaņā ar Personu apliecinošu dokumentu likuma 5.panta 2.1 daļu ārzemnieka personas apliecību izsniegs ārzemniekam, kurš Fizisko personu reģistra likuma minētajos gadījumos būs reģistrēts Fizisko personu reģistrā. Tas nozīmē, ka ārzemnieka eID karti varēs saņemt ārvalstnieks:

  • kuram ir tiesiska saikne ar Latviju, uz kuras pamata veidojas vai ir izveidojušās savstarpējas tiesības un pienākumi nekustamā īpašuma, komercdarbības, veselības, nodokļu, pabalstu un izglītības jomā;
  • kurš vēlas saņemt Latvijas personas apliecību (elektroniskās identifikācijas karti), lai veicinātu ekonomikas, zinātnes, izglītības vai kultūras sakaru attīstību;
  • kurš vēlas Latvijā saņemt valsts pārvaldes pakalpojumus elektroniski, izmantojot Eiropas Savienības dalībvalsts, Eiropas Ekonomikas zonas valsts vai Šveices Konfederācijas izsniegto elektroniskās identifikācijas līdzekli;
  • kurš ir patvēruma meklētājs Latvijas Republikā.

Ja uzņēmums lieto kādu no dokumentu vadības sistēmām, tad, lai pieteiktos e-adreses lietošanai:

  • uzņēmumam jāaizpilda veidlapa, kas atrodama tīmekļvietnē Viss.gov.lv;
  • uzņēmumam jāpievieno e-adreses Cert.lv pieprasījuma datne;
  • aizpildīta un parakstīta pieteikuma veidlapa ar Cert.lv pieprasījuma datni jānosūta pa pastu vai e-adresē;
  • pēc e-adreses sertifikāta saņemšanas iestāde to nosūta dokumentu vadības sistēmas izstrādātājam, lai veiktu sertifikāta konfigurāciju sistēmā.

Sākotnēji e-adresi izveido paraksttiesīgas personas, un, kad ir izveidota e-adrese, tad sadaļā "Profils/iestatījumi – Pilnvarojumi" tiek norādītas pilnvarotās personas. Ievadot pilnvarotās personas datus (personas kodu, vārdu un uzvārdu) pie sadaļas "Informācijas sistēmas un moduļi" norāda, kādas darbības var veikt pilnvarotā persona:

  • tiesības dzēst e-adreses ziņojumus;
  • tiesības lasīt e-adrese ziņojumus;
  • tiesības rakstīt e-adreses ziņojumus.

Pilnvarotai personai jebkurā brīdī var mainīt statusu – pārtraukt, mainīt vai izveidot jaunus pilnvarojumus. Paraksttiesīgā persona var izveidot vairākas pilnvarotās personas.