Kā atbrīvoties no papīra dokumentiem uzņēmumā?
2023-06-30
Linda Reneslāce, SIA "Sorainen ZAB", zvērināta advokāte
Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?
Raksta līdzautore: Kristīne Ilga Budkēviča, SIA “Sorainen ZAB” jurista palīdze
Ko nozīmē dokumentu digitalizācija?
Iesākumā nepieciešams saprast, ko nozīmē vārdu savienojums “dokumentu digitalizācija”, kas nav juridisks termins. Ar to tiek apzīmēts process, kura ietvaros papīra formāta dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā. Tā, piemēram, ieskenējot dokumentu, tiek izveidots dokumenta attēls, kuru iespējams saglabāt elektroniskā vidē.
Lasītājs jautā: Uzņēmuma e-adreses piekļuve ir tikai uzņēmuma īpašniekam (vadītājam), kas nozīmē, ka grāmatvedim nebūs piekļuve saņemtajiem rēķiniem un nebūs iespēja izrakstīt rēķinus. Kā nodrošināt piekļuvi e-rēķiniem ārpakalpojuma grāmatvežiem? Vai iespējams nodot piekļuvi tikai e-rēķiniem?
E-dokumenti
09:00, 1. Nov. 2024
Lasītājs jautā: Kurus dokumentus drīkst pārvērst elektroniskajā formātā? Vai drīkst iznīcināt dokumentu oriģinālus? Vai dokumentam saglabājas juridiskais spēks, ja tas tiek pārvērsts elektroniskā formātā?
E-dokumenti
06:00, 23. Okt. 2024
Daļai uzņēmumu, kuri sniedz vai saņemt preces/pakalpojumus no budžeta iestādēm rēķini strukturētā formā jeb e-rēķini no 2025.gada 1.janvāra būs obligāti. E-rēķinus no 2025.gada varēs ģenerēt portālā Latvija.gov.lv, tā izstādē-forumā “Uzņēmuma elektronizācija 2024” norādīja Valsts ieņēmumu dienesta (VID) pārstāve Madara Reinika. Turklāt tas būs ērti un viegli izdarāms, īpaši gadījumos, kad uzņēmumam darījumu nav daudz. VID norāda, ka process ir vienkāršs un saprotams. Pārbaudām!
E-dokumenti
09:00, 1. Okt. 2024
Vēl pirms dažiem gadiem biju diezgan entuziastiska par e-rēķinu ieviešanu uzņēmumu grāmatvedībā, lai veicinātu rēķinu apstrādes procesu automatizāciju. Tomēr, darbojoties starptautiskā vidē, saskaros ar apstākļiem, kuros mans entuziasms ir stipri mazinājies. E-rēķinu ieviešanai uzņēmumā ir divi galvenie motivatori – normatīvo aktu prasības konkrētās valstīs un/vai rēķinu apstrādes procesu automatizācija uzņēmumā, savā žurnāla "iFinanses" publikācijā "E-rēķinu izaicinājumi" stāsta sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Agile Finance Advisors” īpašniece Ilona Strode.
E-dokumenti
09:00, 30. Mai. 2024
Lasītājs jautā: Uzņēmumā tiek izmantoti e-dokumenti. Dokumentu apriti apgrūtina dokumentu daudzās versijas, tostarp sākotnējā un vairākas versijas pēc katras parakstīšanas. Kā vislabāk un efektīvāk strādāt ar e-dokumentu versijām? Kā pārliecināties, ka versijas nesajuks un nepazudīs gala versija?
E-dokumenti
09:00, 13. Mar. 2024
Lasītājs jautā: Šobrīd lielākā daļa uzņēmuma dokumentu tiek glabāta elektroniski, tostarp arī ilgstoši glabājami dokumenti, piemēram, darba līgumi, kas jāglabā 90 gadus. Kā uzņēmums var būt pārliecināts, ka pakalpojumu sniedzējs arī pēc 90 gadiem spēs garantēt piekļuvi e-dokumentiem? Kā nodrošināties pret to pazušanu?
E-dokumenti
06:00, 8. Mar. 2024
Lai arī Latvijā drošais elektroniskais paraksts bez maksas un skaita ierobežojuma ir pieejams ikvienam, tomēr pastāv virkne mītu, kā arī lietotāju zināšanu trūkums, kas ierobežo e-dokumentu plašāku izmantošanu. Kas jāzina par elektronisko dokumentu apriti, iespējām un ērtībām e-dokumentu izstrādē, apritē un pārvaldībā, kuras gan fiziskām, gan juridiskām personām pieejamas bez maksas? Skaidrojam!
E-dokumenti
06:00, 23. Feb. 2024
2023.gada jūnijā Eiropas Komisija (EK) publicēja priekšlikumu regulai par eiro banknotēm un monētām kā likumīgu maksāšanas līdzekli un regulai par digitālā eiro izveidi, kuru virsmērķis ir eiro kā monetārā enkura stiprināšana eirozonas arvien digitalizētākajā ekonomikā.
Klausies
E-dokumenti
06:00, 19. Sep. 2023
Pamazām, bet neatgriezeniski Eiropas Savienība, tostarp arī Latvija, dodas e-rēķinu virzienā. Tomēr joprojām izpratne par to, kas ir un kas nav e-rēķini, ir nepilnīga. Tāpēc sāksim no paša sākuma – noskaidrosim, kas īsti ir e-rēķini un kā ar to ieviešanu Latvijā veicas publiskā un privātā sektora uzņēmumiem.
E-dokumenti
15:34, 5. Sep. 2023
Uzņēmums vēlas dokumentus kārtot elektroniski. Vai tas nozīmē, ka ir jābūt izstrādātai kārtībai, kurā dokumenti tiks digitalizēti? Kas jāņem vērā, ja sadarbības partneri dokumentus kārto papīra formā? Kādā veidā uzņēmumi, kas joprojām paraksta dokumentus ar roku, apzīmogo rēķinus un nosūta tos pa pastu, var elektroniski saņemtos dokumentus pārvērst papīra formā?
E-dokumenti
15:31, 24. Aug. 2023
No šī gada 1.jūlija ir mainījusies elektronisko dokumentu iesniegšanas kārtība Uzņēmumu reģistrā– tagad dokumentu iesniegšanai ir jāizmanto jauns pakalpojumu portāls – Registrs.ur.gov.lv. Kādas sekas nes šīs izmaiņas un kas jāņem vērā?
E-dokumenti
06:00, 15. Aug. 2023
Nevienam nav nekāds jaunums, ka dokumentu noformēšanas ieradumi, un to ietekmējošie noteikumi netiek līdzi elektronisko dokumentu un e-parakstu attīstībai. Šī situācija mēdz radīt neskaidrības un problēmas, kuras apskatīsim šajā rakstā, sākumā pētot reglamentējuma analīzi/teorētisko pamatojumu, pēc tam – piedāvājot ieteikumus praktiskai rīcībai gadījumos, kad dokumentā nepieciešami vairāki elektroniskie paraksti.
Klausies
E-dokumenti
06:00, 28. Jūl. 2023
Kā grāmatvedības dokumentus papīra formātā pārvērst elektroniskā formātā? Un vai digitalizētie nezaudē savu juridisko spēku un turpina būt kā pierādījums veiktajam darījumam? Ko pēc dokumenta digitalizēšanas darīt ar papīriem? Apskatīsim dažus piemērus!
E-dokumenti
06:00, 19. Jūl. 2023
Tiek saņemts elektroniskais dokuments XML formātā, kas tiek ielasīts grāmatvedības programmā. Valsts ieņēmumu dienests (VID) lūdz atsūtīt darījuma apliecinošu dokumentu. Vai VID ir jānosūta šī darījuma dokuments XML formātā?
E-dokumenti
06:00, 12. Jūl. 2023
