Lasītājs jautā: Uzņēmumā tiek izmantoti e-dokumenti. Dokumentu apriti apgrūtina dokumentu daudzās versijas, tostarp sākotnējā un vairākas versijas pēc katras parakstīšanas. Kā vislabāk un efektīvāk strādāt ar e-dokumentu versijām? Kā pārliecināties, ka versijas nesajuks un nepazudīs gala versija?

Darbs ar dokumentu versijām organizācijā var tikt organizēts dažādos veidos. Katrai organizācijai pašai jāizvēlas ērtākais un atbilstošākais savam tehnoloģiskajam nodrošinājumam un darba specifikai:

  • ja tiek izmantota speciālā dokumentu pārvaldības vai cita programmatūra, tajā parasti jau paredzētas iespējas darbam ar dokumenta versijām pirms un pēc e-parakstīšanas. Atliek izpētīt un izmantot šīs sniegtās iespējas;
  • ja speciālās programmatūras nav, pašiem jāizveido sava iekšējā sistēma un kārtība. 

Būtiski ir dokumenta sagatavošanu un darbu ar versijām sadalīt atsevišķās daļās:

  • darbs ar dokumenta tekstu;

Jau šajā līmenī var tikt veidotas un saglabātas dažādas dokumenta versijas. Var strādāt ar atsevišķiem failiem/datnēm, izmantot dažādas kopstrādes/dalīšanās ar dokumentu iespējas, kad izmaiņas tiek iestrādātas un vizualizētas ar Track Changes vai līdzīgā veidā, bet konkrētu kārtību nosaka katra organizācija. Svarīgi atcerēties, ka dokuments juridisko spēku iegūst tikai pēc tā parakstīšanas.

  • e-parakstu secīgums dokumenta saskaņošanas procesā.

Ja uzņēmumam nav speciālās programmatūras, būs lietderīgi uzticēt “e-parakstīšanas koordinatora” funkcijas kādam no darbiniekiem. Tas būs cilvēks, kurš virza un uzrauga elektroniskās parakstīšanas procesu, līdz ar to arī atbild par versiju secīgumu.

Ir ieteicams izmantot Eparaksts.lv bez maksas pieejamo dokumentu koplietošanas pakalpojumu, kura laikā dokuments atrodas platformā, parakstītāji saņem saiti uz dokumentu un tas tiek lejupielādēts tikai tad, kad to parakstījušas visas iesaistītās puses. Izmantojot šo iespēju, nekādas versijas ar dažādu e-parakstu skaitu neveidojas.

Protams, uzņēmums var vienoties par manuālu procesu, kurā “e-parakstīšanas koordinatoram” jāseko procesam un organizācijai jāpieņem lēmums vai, kur un kā šīs “daļēji e-parakstītās” dokumentu versijas tiks glabātas. 

Nekāda ārēja reglamentējuma par šo nav, un droši vien arī nebūs, jo organizācijas ir ļoti atšķirīgas.