Kāds faktiski izskatās vienkāršs elektroniskais paraksts? Vai tas var saturēt vārdu un uzvārdu vai arī tas var būt svītrkods, par kura atšifrējumu informācija pieejama tikai pašam dokumenta radītājam, kuru ģenerē sistēma, vai arī kāds cits veids?
Šis vienlaikus ir svarīgs un sarežģīts jautājums, jo nevienam e-parakstam nav konkrēta izskata – tā ir dokumentam pievienota īpaša informācija jeb dokumenta aizslēgšana, lai saņēmējs un neviena cita persona šajā dokumentā neko nevarētu izmainīt vai izlabot. Svarīgi atcerēties, ka e-parakstīti dokumenti ir aizsargāti tikai elektroniskā formā, tos izmanto datorā, bet izdrukāti tie zaudē juridisko spēku, jo zaudē aizsardzību pret korekcijām un viltošanu – ikviens, kam ir veiklas rokas, korektors un vajadzība, jebkurā papīra dokumentā var veikt vēlamās izmaiņas.
Dokumentiem ar drošu e-parakstu informācija par tā parakstītāju un parakstīšanas laiku ir ērti redzama elektroniskajā vidē, to pārbaudot portālā eParaksts.lv vai bezmaksas speciālajā programmā “eParakstītājs”, bet drukātā formā tā nav redzama.
Tas, ka dokumenta teksta beigās vai katras lapas apakšdaļā ir rakstīts: “Dokuments parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un satur laika zīmogu” vai kaut kas līdzīgs, neko nenozīmē un nepiešķir dokumentam juridisko spēku ne elektroniskā, ne papīra formā. Lai e-dokumentam piešķirtu juridisko spēku, to paraksta/aizslēdz, izmantojot kādu no Latvijas drošās parakstīšanas iespējām – portālā eParaksts.lv, speciālajā bezmaksas programmatūrā “eParakstītājs” (tai ir pieejama versija personālajiem datoriem, klēpjdatoriem un mobilajām ierīcēm) vai lietotnē ”eParaksts Mobile”. Labā ziņa organizācijām – ir pieejami arī bezmaksas spraudņi Latvijas drošā e-paraksta integrēšanai dažādās speciālajās programmās.
Iesaku visos dokumentos, kuros tas ir iespējams, lietot Latvijas valsts nodrošināto un garantēto bezmaksas drošo elektronisko parakstu, tādā veidā nodrošinot dokumentam neapstrīdamu juridisko spēku un aizsardzību pret labojumiem.
Citi e-paraksta veidi, kas izmantojami speciālos gadījumos
Mūsdienās ir dokumenti, kurus ierastajā veidā nav izstrādājuši cilvēki, piemēram, ik mēnesi mobilo sakaru operatoru un daudzu citu pakalpojumu sniedzēju automātiski ģenerētie rēķini un tamlīdzīgi dokumenti. Kā tas notiek? Katru mēnesi noteiktā stundā, minūtē un sekundē automatizēta datorprogramma apkopo visu tai pieejamo informāciju un ģenerē rēķinu visiem klientiem. Katra šāda rēķina izveidē cilvēks nav līdzdarbojies, jo sistēmas ietvaros to dara programmatūra. Līdz ar to šādus dokumentus ir ērti saukt par robotu veidotiem jeb automātiski ģenerētiem dokumentiem un tajos, protams, nav un nevar būt cilvēka paraksts. Tā kā Dokumentu juridiskā spēka likumā šādi gadījumi nav paredzēti, jo e-sistēmas attīstās straujāk nekā tiek veikti grozījumi normatīvajos aktos, tad pirms sākt sūtīt automātiski ģenerētus dokumentus klientiem, ar tiem ir jāvienojas, ka klienti ir ar mieru pieņemt šos specifiskos dokumentus. To dara līgumā, kuru pirms šāda tipa dokumentu saņemšanas papīra formā vai elektroniski paraksta iesaistītās puses, iekļaujot punktu, ka saņēmējs piekrīt apmaksāt šādi sagatavotus rēķinus. Šādos dokumentos paraksta vietā pareizi būtu norādīt: “Dokuments ģenerēts automātiski un derīgs bez paraksta, pamatojoties uz līgumu” vai līdzīgu paskaidrojošu atrunu. Vienlaikus jāatceras, ka šis ir speciālais gadījums un ka šāda vai līdzīga atruna neaizstāj e-parakstu.
Ir arī otrs variants, kā rīkoties ar automātiski ģenerētiem dokumentiem – vietnē eParaksts.lv organizācijām ir iespējams iegādāties un dokumentos izmantot e-zīmogu. Dokumentam pievienots organizācijas e-zīmogs apliecina šī dokumenta satura nemainīgumu un piederību organizācijai (izcelsmi), kā arī uzrāda precīzu e-zīmoga pievienošanas laiku. Ko tas nozīmē? Attiecīgi informācija ir automātiski iegūta no izdevējorganizācijas datorsistēmā noteiktā brīdī esošās informācijas, un cilvēks nav veicis darbības ar dokumentu – nepastāv iespēja, ka informācija ir sagrozīta vai koriģēta. Šādā veidā tiek sagatavoti, piemēram, banku konta izraksti vairākās bankās un, ja tiem ir e-zīmogs, tad šiem dokumentiem ir juridisks spēks un nekādi papildu apliecinājumi nav vajadzīgi. Protams, arī šiem dokumentiem juridiskais spēks un aizsardzība pret labojumiem ir tikai neizdrukātā formā. Vienīgi valsts garantētā un uzturētā e-zīmoga izmantošana ir maksas pakalpojums.
Attīstoties informācijas tehnoloģiju iespējām, parādās arī citi veidi, ko gan tikai nosacīti var pielīdzināt e-parakstam. Būtībā tie ir uzskatāmi par apliecinājumiem saņemšanai. Tie var būt svītrkodi, kvadrātkodi vai citi kodi un īsziņas, ko preces vai pakalpojuma saņēmējam elektroniski ir nosūtījis piegādātājs, un tos skenē vai uzrāda, lai apliecinātu kaut kā izsniegšanu vai saņemšanu. Īpaši aktuāli un ērti tie ir patlaban, Covid-19 pandēmijas laikā, kad piegādes un bezkontakta piegādes kļūst aizvien aktuālākas. Ja pārdevējs vai izsniedzējs par izmantojamo veidu ir informējis saņēmēju preces vai pakalpojuma pasūtīšanas vai iegādes brīdī, tos var izmantot kā saņemšanas apliecinājumu. Parastajos dokumentos to neizmanto, jo tie nav pielīdzināmi drošam elektroniskajam parakstam un tiem nav juridiska spēka klasiskajā izpratnē, jo saņēmējs nekur un nekādā veidā nav parakstījies – kāds ir uzrādījis kodu, bet preču izsniedzējs var pat nezināt, kas to ir veicis. Preču izsniedzējiem ir zināms, kam kods tika nosūtīts, un tālākā atbildība jau ir pašam koda saņēmējam.
