Sagatavojot, parakstot un saglabājot saņemtos e-dokumentus, jāizveido un jāievēro kārtība organizācijā, lai noritētu veiksmīga dokumentu aprite. Kā pareizi norādīt datumu e-dokumentā, parakstīt, saglabāt failus mapēs un šifrēt tos?

Elektronisko dokumentu aprite

Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” 1. daļas 2. punktā noteikts:

Elektronisko dokumentu izstrādāšana un noformēšana, glabāšana un aprite valsts un pašvaldību iestādēs notiek, ievērojot prasības, kas minētas citos normatīvajos aktos par dokumentu izstrādāšanu, noformēšanu, glabāšanu un apriti, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi.

Savukārt MK noteikumos Nr. 473 3. punktā sacīts: ja puses ir rakstiski vienojušās par e-dokumenta parakstīšanu ar e-parakstu, prasību par drošu e-parakstu un laika zīmogu var nepiemērot. Tādā gadījumā jābūt vienošanās līgumam, kurā tas ir atrunāts, proti, jānoslēdz atsevišķs līgums par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu.

Vērojot mūsdienu tehnoloģiskās iespējas, iesaku dokumentus parakstīt ar drošu e-parakstu, kas ir bez maksas, turklāt ar neierobežotu parakstu skaitu.

Elektroniskos datu nesējus organizācijas var izmantot dažādus, jo MK noteikumu Nr. 473 14. punkts paredz, ka e-dokumentu apriti nodrošina, izmantojot šādus elektronisko datu nesējus un informācijas apmaiņas veidus:

• e-pastu;
• iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas;
• kompaktdiskus;
• kopnes USB saskarnes atmiņas ierīces;
• oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmu.

Institūcijām parasti jau ir izstrādāta kārtība, kādā notiek dokumentu aprite, un vairumam ir elektroniskās vadības sistēmas. Savstarpēji sarakstoties, informācijas apmaiņa notiek caur šīm elektroniskajām vadības sistēmām vai oficiālo elektronisko adresi. Saņemot no privātpersonām e-pastā dokumentu, tas tiek saglabāts sistēmā.

Privātpersonas un komersanti var izmantot kādu no šiem informācijas apmaiņas veidiem:

• e-pastu, bet dokumentiem ir jābūt ar drošu e-parakstu;
• speciālās tiešsaistes formas – tās gan ir institūcijās un lielākajās privātajās organizācijās, bet uzņēmumiem un fiziskām personām tas nav obligāti;
• kompaktdiski un USB – tajos var saglabāt dokumentus, aiznest, aizvest, nosūtīt kādam, bet tos noteikti nevar uzskatīt par risinājumu “saņemšanas veidam”.

Tāpēc privātu organizāciju risinājums būtu e-dokumentus nosūtīt pa e-pastu un saņemtos dokumentus saglabāt savos serveros, mākonī vai diskā.

E-dokumentu sagatavošana un parakstīšana

E-dokumentu sagatavošanas prasības ir noteiktas "Elektronisko dokumentu likumā" un MK noteikumos Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Tātad e-dokumenta noformēšanas prasības ir tādas pašas kā papīra dokumentam.

Pirmkārt, e-dokumentā jābūt obligātajiem rekvizītiem:

• dokumenta autora nosaukums (organizācijām – nosaukums, reģistrācijas Nr., adrese, sakaru līdzekļi; fiziskām personām – vārds, uzvārds un dati, kas ļauj viņu identificēt);
• dokumenta datums;
• paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus);
• dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu (organizācijām – nosaukums un e-pasts; fiziskām personām – vārds, uzvārds un e-pasts).

Datums e-dokumentā

Bieži vien diskusijas raisa rekvizīts “datums”, jo tas ir redzams pie elektroniskā paraksta. Dažkārt dokumenta autors datuma vietā ieraksta “Dokuments skatāms laika zīmogā” vai “Dokumenta datums ir tā parakstīšanas datums”. Tieslietu ministrija ir izstrādājusi “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas”, kur 4.2.2. punktā ir uzsvērts, ka e-dokumentā nav ieteicams ietvert norādi “Datums skatāms laika zīmogā”, jo tā var maldināt. Norādi “Datums skatāms laika zīmogā” varētu, bet nav ieteicams ietvert tikai tādos e-dokumentos, kuru parakstīšanas datums ir uzskatāms par attiecīgā dokumenta datumu, vai arī šādos gadījumos norādīt dokumenta datumu pašā dokumentā, nodrošinot, ka dokumentā norādītais datums sakrīt ar laika zīmoga datumu.

Tāpat vadlīnijās ir norādīts: praksē ir novērots, ka e-dokumentos tiek ietverta atruna “Šis dokuments ir elektroniski parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un satur laika zīmogu”. Jāvērš uzmanība, ka normatīvajos aktos nav paredzēts, ka šādas atrunas lietošana e-dokumentā ir obligāta. Turklāt tā var būt nelietderīga vai pat maldinoša. Proti, ja dokuments ir parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu, elektroniskā vidē to var redzēt arī bez šādas atrunas (tātad atruna šajā gadījumā nav lietderīga). Savukārt, ja dokuments tiek izdrukāts, šāda atruna var maldināt, ja dokuments nav parakstīts un nesatur laika zīmogu (piemēram, ja tiek izdrukāts sagatavotā dokumenta projekts). Ievērojot minēto, šādu atrunu dokumentos nav ieteicams iekļaut. Tās lietošana ir lietderīga, izstrādājot dokumenta atvasinājumu papīra formā, jo izdrukājot e-paraksts un laika zīmogs nav redzams. Tādā gadījumā izdrukā būtu jānorāda informācija par to, ka dokuments ir elektroniski parakstīts un satur laika zīmogu.

Sagatavojot un parakstot e-dokumentu, to saglabā savos serveros, mākonī vai (datora) diskā.

E-dokumentu nosūtīšana

MK noteikumu Nr. 473 14. punktā noteikts, ka, sagatavojot e-dokumentus, iestāde elektronisko datu nesējos iekļauj informāciju ar norādēm uz neautentificētam lietotājam publiski pieejamiem bezmaksas tiešsaistes rīkiem, ar kuriem iespējams pārbaudīt e-dokumenta autentiskumu un e-paraksta derīgumu, kā arī informāciju par bezmaksas rīkiem, ar ko atvērt e-dokumentu un lasīt tā saturu, ja iestāde nosūta dokumentu formātā, kas atšķiras no iesniedzēja atsūtītā.

Piemēram, pielikumā pievienotais dokuments ir parakstīts ar drošu e-parakstu. Pārbaudīt ar drošu e-parakstu apstiprinātu dokumentu var portālā eParaksts.lv. Elektroniski parakstīta dokumenta pārbaude ir bezmaksas pakalpojums visiem lietotājiem.

Sagatavotie e-dokumenti tiek reģistrēti kopējā reģistrācijas sistēmā, žurnālā – turpat, kur reģistrē papīra dokumentus, tikai pie piezīmēm jāpiemin, ka parakstīts ar e-parakstu.

Reģistrācijas žurnālā var veidot tik aiļu, cik būtu ērti lietot un lai varētu atrast vajadzīgo dokumentu, piemēram:

• nr. p. k.;
• reģistrācijas datums;
• adresāts;
• saturs;
• sagatavotājs;
• nogādes veids, piezīmes;
• nosūtīšanas laiks (ar drošu e-parakstu parakstītajiem dokumentiem);
• dokumenta saņēmēja e-pasts (ar drošu e-parakstu parakstītajiem dokumentiem);
• saņemšanas paziņojuma laiks (ar drošu e-parakstu parakstītajiem dokumentiem);
• piezīmes.

E-dokumentu saņemšana

MK noteikumu Nr. 473 17. punktā sacīts, ka iestāde reģistrē e-dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja e-pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par e-dokumenta saņemšanu uz e-pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

Saņemtie e-dokumenti tiek reģistrēti kopējā reģistrācijas sistēmā, žurnālā (“Word”, “Excel” vai cits formāts), tikai pie piezīmēm jāpiemin, ka saņemts e-dokuments. Piemēram:

• nr. p. k.;
• saņemšanas datums;
• saturs;
• iesniedzējs;
• nodots izpildei;
• izpildes termiņš;
• saņemšanas laiks (ar drošu e-parakstu parakstītajiem dokumentiem);
• dokumenta iesniedzēja e-pasts (ar drošu e-parakstu parakstītajiem dokumentiem);
• atbildes datums;
• piezīmes.

Saņemot e-dokumentus, to nosaukumi ir dažādi, tāpēc vajadzētu izdomāt vienotu sistēmu, kā un kur tie tiks saglabāti.

Piemēram, ja tiek saņemts klienta iesniegums ar nosaukumu “Iesniegums.edoc”, “Doc1.edoc” vai tml., vēlams šim dokumentam piešķirt nosaukumu, kuru var atpazīt, – “Vārds. Uzvārds_10.02.2022.edoc” vai citādi, jo jebkuru e-dokumentu drīkst pārdēvēt un juridisko spēku tas nezaudēs.

Saglabājot dokumentus, tos var kārtot pēc gadiem, tēmām vai citām pazīmēm. Piemēram, veidot atsevišķas elektroniskās mapītes “Saņemtie”, “Līgumi”, “Rēķini” utt. Katrā mapītē dokumentus var kārtot pa gadiem, mēnešiem. Vai otrādi – sākumā veido elektroniskās mapes pa gadiem un pēc tam pa tēmām.

Lai vieglāk būtu atrast dokumentu, reģistrācijas žurnālā pie atzīmes, ka saņemts e-dokuments, var norādīt, kur tas tiek saglabāts. Reģistrācijas žurnālā varēs redzēt, kādi, kad un kādā formātā dokumenti saņemti un kurā mapē tie atrodas.

E-dokumentu šifrēšana

Praksē ir situācijas, kad, sūtot e-dokumentu, ir bažas par tā “pārtveršanu”. Tādā gadījumā dokumentam var uzlikt paroli jeb šifrēt, tad parakstīt ar e-parakstu un sūtīt adresātam. Savukārt paroli dokumenta adresātam var sūtīt jau citā vēstulē vai nodot informāciju par paroli citādi.

• Kā uzlikt paroli e-dokumentam? Jāatver “Microsoft Word” un jādodas uz File > Info > Protect Document > Encrypt with Password, un jāieraksta parole. Tad tā atkārtoti jāievada. Kad tas ir izdarīts, paraksta ar e-parakstu un var sūtīt vai saglabāt. Ja dokuments jau parakstīts ar e-parakstu, paroli vairs nevar uzlikt.