Ja kādreiz zinājām, ka dokuments ar juridisko spēku ir tikai papīra dokuments, tad ar katru dienu elektronisko dokumentu dzīve (no radīšanas brīža līdz arhivēšanai/iznīcināšanai) paliek aktuālāka jebkurā organizācijā, jo sevišķi tajās, kurās darbinieki pāriet strādāt attālināti. Kādi ir elektronisko dokumentu veidi organizācijā? 

Ar terminu "pārvaldes dokuments" parasti saprot jebkuru dokumentu, ar kuru organizācija īsteno vadību. Vienuvārdu sakot - pārvaldīt organizācijas vadību pasakot to likumīgi - norādot dokumentā, kas būs kā pierādījuma līdzeklis.

Savukārt pārvaldes dokumentu sistēma ir dokumentu kopums, kas nosaka organizācijas statusu vai darbības kārtību, pasākuma norises kārtību, fiksē vai apkopo ar organizācijas darbību, pasākuma norisi un fiziskās personas darbību saistītos faktus, nodod informāciju citām personām, kā arī organizē publisko tiesību subjektu sadarbību ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām.

Pārvaldes dokumentu sistēma pēc būtības nosaka organizācijas vadībā izmantojamos dokumentu veidus. 

Pārvaldes dokumentus var sagrupēt:

• pēc dokumentu veidiem;
• pēc to sagatavošanas veidie;
• pēc to saņemšanas veidiem.

Pēc dokumentu veidiem var iedalīt 6 grupās, un katrā grupā ir vairāki dokumenti veidi. 

Un kad tiek diskutēts, kurus dokumentus var/nevar veidot kā elektroniskos dokumentus, tad autore apgalvo, ka jebkuru dokumentu var veidot elektroniski. Svarīgākais, lai visām parakstītāja pusēm būtu elektroniskais paraksts.

Pārvaldes dokumentu grupas un dokumentu veidi:

Organizatoriskie dokumenti

Tie nosaka attiecīgās organizācijas (tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas) statusu vai pasākuma norises kārtību, pārvaldes institūciju kompetenci, lēmumu pieņemšanas kārtību, pienākumus, tiesības un atbildību.

• Statūti.
• Dibināšanas līgums.
• Nolikumi.
• Instrukcijas.
• Noteikumi.

Ja vēlaties dibināt savu uzņēmumu, tad jau sākotnēji varat visus vajadzīgos dokumentus iesniegt Uzņēmuma reģistrā (turpmāk UR). Kā un kur to var darīt, varat noskatīties video UR mājaslapā.

Tas nozīmē, gan statūti, gan dibināšanas līgumi gan cita veida izmaiņas (īpašnieka maiņa, patiesā labuma guvējs, valdes locekļa maiņa u.c.) var veikt ar elektronisko parakstu.

Tāpat arī citus dokumentus - nolikumus, instrukcijas vai noteikumus var parakstīt ar elektronisko parakstu. Visus šos dokumentus var izprintēt, lai būtu ērtāk lasīt. Jo, ja pieņemsiet darbā kādu tehnisko darbinieku, kuram darba vieta nebūs pie datora (piemēram, sētnieks, apkopējs u.c.), tad ērtāk būs iedot šo dokumentu izlasīt papīra formātā.

Cik ilgi, kur un vai vispār glabāt šos organizatoriskos dokumentus, to autore izstāstīs nodaļā ‘’Elektronisko dokumentu arhivēšana’’. Bet jau tagad varu pateikt, ka šie dokumenti jāglabā PASTĀVĪGI.

Rīkojuma dokumenti

Ar rīkojuma dokumentu tiek veikta vienpersoniska vai koleģiāla organizācijas vai pasākuma vadība.

• Rīkojumi.
• Pavēles.
• Norādījumi.
• Lēmumi.

Rīkojuma dokumentus var sagrupēt pēc darbības veida:

• rīkojumi par pamatdarbību;
• rīkojumi saimnieciskos jautājumos;
• u.c.

Ja būs dokumenti par pamatdarbību, un ja šie dokumenti ir ar arhīvisko vērtību, tad jāglabā pastāvīgi. Tāpēc veidojot dokumentus, jāizvērtē kādus rakstīsiet un vai tiešām tie jums ir vajadzīgi. Bet ņemot vērā, ka rīkojuma dokumentus var parakstīt ar elektronisko parakstu, tad saglabājiet tos savā ‘’mākonī’’ - Dropbox, OneDrive, Google Drive u.c.

Personāla dokumenti

Ar personāla dokumentu palīdzību organizācija kārto un noformē darba vai dienesta attiecības ar saviem darbiniekiem vai amatpersonām.

• Darba līgums.
• Amata apraksts.
• Rīkojumi par personālsastāvu.
• Atvaļinājuma grafiks.

Ar šo dokumentu grupu būs visgrūtāk īstenot elektronisko dokumentu veidošanu, jo ne visiem darbiniekiem ir elektroniskais paraksts. Bet nekas nav neiespējams! Jebkuru dokumentu grupu var veidot kā hibrīdlietu.

Ministru kabineta noteikumos Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" noteikts, ka:

hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus. 

Ja darbiniekam ir elektroniskais paraksts, tad paraksta ar elektronisko parakstu, ja nav, tad paraksta papīra dokumentu. Bet, jebkurā gadījumā, papīra dokumentu gūzma būs mazāka, ja veidosiet hibrīdlietas.

Tātad, Darba līgums (t.sk. Amata apraksts) - veidojiet hibrīdlietas, savukārt Rīkojums par personālsastāvu - elektroniskos dokumentus.

Autorei bieži seminārā jautā vai rīkojumā par pieņemšanu darbā vajag rakstīt personas kodu. Tad man ir pretjautājums - kāpēc tad jūs vispār rakstiet šādu rīkojumu. Šādi rīkojumi obligāti ir institūcijās, bet ja jūsu organizācija ir neliela, tad pilnīgi pietiek ar Darba līgumu, uz kuru pamata grāmatvedis/vadītājs ievada datus par darbinieku Elektroniskajā deklarēšanas sistēmā (turpmāk - EDS).

Tātad, Rīkojums par pieņemšanu varam nerakstīt, mazāk darba, mazāk papīri. Rīkojumi par komandējumiem, atvaļinājumiem u.c. - varam rakstīt elektroniski. Un,  pie tam, to glabāšanas laiks ir tikai 5 gadi.

Vēl jau ikdienāir daudz citi dokumenti, kuri tiek rakstīti, bet bieži vien tam nav pamata. Piemēram, iesniegums par pieņemšanu darbā (nav vajadzīgs), iesniegums par atvaļinājumu (nav vajadzīgs, ja ir iepriekš saskaņots atvaļinājuma grafiks vai rīkojums). 

Faktus fiksējošie dokumenti

Tie ir dokumenti, kuros atspoguļoti dati par organizācijas darbību vai faktiem un kuri neietilpst citās pārvaldes dokumentu grupās.

• Izziņas.
• Uzziņas.
• Pilnvaras.
• Protokoli.
• Pārskati.
• Raksturojumi.
• Akti.
• Ziņojumi.
• Saraksti.

Gan jau nākotnē pienāks tādi laiki, ka visus šos dokumentus varēs veidot elektroniski (piemēram, darbinieks pieprasi izziņu, jūs uzrakstiet to, parakstiet ar elektronisko parakstu un aizsūtat tai personai, kam tā domāta iesniegt, kā arī tam, kurš ir pieprasījis). Bet uz doto brīdi šos dokumentus var veidot kā hibrīdlietas. 

Dokumentus, kurus vajag rakstīt divos eksemplāros, jo vienu iedosi personai, kas pieprasījusi un otru atstāsiet sev - varat veidot tā, ka printēsiet, parakstīsiet vienu eksemplāru un atdosiet pieprasītājam. Savukārt eksemplārs, kurš paliks organizācijā, to parakstīsiet ar elektronisko parakstu un saglabāsiet pie sevis. Kaut arī es pat teiktu - varat neparakstīt. Jums šis dokuments būs saglabāts datorā, un tur arī lai stāv bez paraksta. Jo nevienā normatīvā aktā nav pateikts cik eksemplārus ir jāprintē.

Akti arī ir tie dokumenti, kurus droši var parakstīt elektroniski. Piemēram, organizācijā kaut kas notiek un komisija uzraksta aktu, tad visi arī paraksta ar elektronisko parakstu. Autorei pašai bieži nācās rakstīt tādus aktus -  trīs cilvēki paraksta un nosūta sadarbības partneriem par līgumu neizpildi. Ja to rakstītu un parakstītu uz papīra, tad tas process būtu ilgāks.

Te būs maza atkāpe no elektroniskiem dokumentiem, jo autore grib uzsvērt dažas lietas par tekstu veidošanu faktu fiksējošos dokumentos.

Izziņas

Dokumenti, kuri tiks nosūtīti ārpus organizācijas, jābūt skaidrai un nepārprotamai informācijai. Ja tiek rakstīta izziņa par cilvēku, tad ir jāraksta vai personas apliecinoša dokumenta dati vai personas kods, lai var skaidri identificēt konkrēto personu.

Uzziņa

ir iestādes, kas izdod administratīvo aktu, izsniegts rakstisks dokuments, no kura persona var uzzināt iestādes viedokli par konkrētās situācijas tiesisko regulējumu. Izziņā atšķirībā no uzziņas iestāde sniedz tikai informāciju par pagājušā laika faktisko situāciju, neapskatot tiesiskos jautājumus, piemēram, izziņā par nodokļu nomaksu norāda faktus par nodokļu parāda esamību vai neesamību. Ar tiesībām uz uzziņu persona īsteno tai Satversmes 90. pantā garantētās tiesības zināt savas tiesības, kas ļauj personai plānot savu rīcību, nebaidoties, pareizi vai nepareizi ir saprastas tiesību normas. Uzziņu prasa, oficiāli nododot iesniegumu attiecīgajai iestādei. Un uzziņu no iestādes var pieprasīt elektroniskā formā.

Pilnvara

Vēl no senākiem laikiem palicis ieradums, kad tiek rakstīta cilvēkam pilnvara un viņa personas apliecinoša dokumenti dati, pieraksta adrese utt. Tas nav vajadzīgs! Pietiek ar personas datiem vai personas kodu - es eju uz iestādu, uzrādu pilnvaru, kur ir man vārds uzvārds, personas kods, tad uzrādu personas apliecinošu dokumentu, kur ir mans vārds, uzvārds, personas kods un fotogrāfija. Tāpēc jau pilnvarā nav vajadzīgs pilnvarotās personas paraksts (Pilnvarotās personas _________ J. Bērziņa parakstu apliecinu). Šis ieraksts palicis vēl no senākiem laikiem. 

Raksturojums

Ja kādam paprasa uzrakstīt raksturojumu, tad tā ir liela galvassāpe, kaut arī tas ir ļoti vienkārši izdarāms. Raksturojumā mēs pasakam, ka tāds cilvēks strādāja no tāda līdz tādam par to un to, ‘’un viņa darba pienākumos bija…’’ un tad no amata apraksta ieliek šajā raksturojumā plus kāds tad viņš bija pēc rakstura - komunikabls, labprāt strādāja komandā utt.

Sarakstes dokumenti

Ar sarakstes dokumentu (korespondences) palīdzību informācija tiek nodota adresātam – organizācijai, tās struktūrvienībai, koleģiālai institūcijai vai fiziskajai personai.

• Vēstules.
• Iesniegumi.
• Atzinumi.

Sarakstes dokumentus mēs saucam par saņemtie iesniegumi/korespondence/rēķini un nosūtītie iesniegumi/korespondence/rēķini. Bieži šie dokumenti tiek nosaukti neliterārā valodā - ienākoši un izejošie dokumenti. Nav tādu dokumentu! Sarakstes dokumentus var veidot kā hibrīdlietas - gan papīra gan elektroniski dokumenti.

Līgumi

Privāto tiesību līgumi ir savstarpēja vienošanās par kādu tiesisku attiecību nodibināšanu, pārgrozīšanu vai izbeigšanu, ko "Civillikumā" noteiktajā kārtībā privāto tiesību subjekti slēdz ar citiem privāto tiesību subjektiem. Publisko tiesību līgumi ir vienošanās, ko "Valsts pārvaldes iekārtas likumā" noteiktajā kārtībā publisko tiesību subjekti slēdz ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām valsts pārvaldes jomā, lai nodrošinātu valsts pārvaldes funkciju efektīvu izpildi.

• Starpresoru vienošanās.
• Sadarbības līgums.
• Administratīvais līgums.
• Deleģēšanas līgums.
• Līdzdarbības līgums.