Dokumenta atvasinājums, tostarp izraksts, ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu. Aplūkosim, kā sagatavot e-dokumenta izrakstu papīra formātā un elektroniski, kā arī noskaidrosim, kurš var apliecināt tā pareizību.
Prasības dokumenta izraksta izstrādāšanai un noformēšanai noteiktas:
- Dokumentu juridiskā spēka likumā;
- Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība";
- Elektronisko dokumentu likumā;
- MK noteikumos Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām".
Kā veidot izrakstu?
Elektroniski parakstīta dokumenta izrakstam noteiktas tādas pašas prasības kā papīra dokumenta izrakstam. Ja e-dokumenta izraksts jāapliecina papīra formātā, tad dokumentu "izvelk" no e-vides, piemēram, ja tas ir "Word" formātā, un saglabā no jauna. Izrakstā atstāj nepieciešamo dokumenta teksta daļu, savukārt teksta daļu, kura nav vajadzīga jeb nav jāuzrāda, aizstāj ar kvadrātiekavām, kurās liek divpunkti ([..]).
Veidojot izrakstu, nelabo oriģinālajā e-dokumentā pieļautās kļūdas, kā arī citādi nemaina un nepapildina dokumenta informāciju.
E-dokumenta izraksta paraugs
Kā jāapliecina?
Izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu "Izraksts". Aiz pēdējā rekvizīta veic dokumenta pareizības apliecinājumu, ko norāda šādi:
Izraksts pareizs
Pilns organizācijas nosaukums
Amats / Paraksts / Paraksta atšifrējums
Datums V. Uzvārds
Tā kā, "izvelkot" dokumentu no e-vides, nekur neparādās, vai paraksts ir oriģinālais vai nokopēts, ir lietderīgi uzrakstīt "Dokuments parakstīts ar elektronisko parakstu (datums) un satur laika zīmogu".
__________________________________________________________________________
Veidojot izrakstu, nelabo oriģinālajā e-dokumentā pieļautās kļūdas, kā arī citādi nemaina un nepapildina dokumenta informāciju
__________________________________________________________________________
Normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos organizācija dokumenta atvasinājumā vai dokumentu atvasinājumu kopumā zem apliecinājuma uzraksta norāda organizācijas vai arhīva lietu, kur atrodas dokumenta oriģināls, no kura izstrādāts dokumenta atvasinājums, piemēram, "dokumenta reģistrācijas Nr.1-1.1./1" vai "dokumenta oriģināls NamejsS_02_123", vai "arhīva lietas Nr.123", "personālsastāva lietas apraksts 12", "ieraksts Nr.32".
Ja e-dokumenta izraksts jāapliecina elektroniski, tad veic iepriekš aprakstītās darbības. Izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu "Izraksts". Aiz pēdējā rekvizīta veic dokumenta pareizības apliecinājums, ko norāda šādi:
Izraksts pareizs
Pilns organizācijas nosaukums
Amats V. Uzvārds
Šajā apliecinājumā var nebūt apliecinātāja vārds, uzvārds un datums, jo tas jāparaksta ar e-parakstu, kur šī informācija ir redzama. Apliecinājumus "Izraksts" un "Izraksts pareizs" var rakstīt gan ar mazajiem, gan lielajiem burtiem.
Kam jāapliecina?
Dokumentu atvasinājumu, tostarp izrakstu, pareizību var apliecināt organizācijas paraksttiesīgā persona, organizācijas pilnvarotā persona vai fiziska persona, ja normatīvajos aktos dokumenta atvasinājumu pareizības notariāla apliecināšana nav noteikta kā obligāta.
Atsevišķos gadījumos normatīvajos aktos noteikts, ka dokumenta atvasinājuma, tātad arī izraksta, pareizība jāapliecina tām pašām personām, kas parakstījušas oriģinālu. Piemēram, Komerclikuma 216.panta 2.daļā paredzēts, ka, iesniedzot komercreģistra iestādei sabiedrības ar ierobežotu atbildību dalībnieku sapulces protokola vai lēmuma atvasinājumu, tā pareizība jāapliecina tām pašām personām, kuras parakstīja oriģinālu.