Vaicā lasītājs: Vai apliecinājums preču piegādei ir derīgs ar parakstu uz planšetēm vai PIN kodiem? Kādi ir Latvijā pieejamie risinājumi? Vai kurjerpasta elektroniskais piegādes apliecinājums ir pietiekošs piegādes apliecinājums Valsts ieņēmumu dienestam?

Grāmatvedības likumā (GL) noteikts, ka elektronisks apliecinājums ir elektroniskā formā sagatavotajā attaisnojuma dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esības un sniegtās informācijas pareizības apstiprinājums grāmatvedības informācijas datorsistēmā vai citā informācijas sistēmā, kas veikts uzņēmuma vadītāja noteiktajā veidā un saskaņā ar normatīvajiem aktiem fizisko personu elektroniskās identifikācijas jomā ļauj identificēt konkrētu personu – apliecinājuma devēju.

Elektronisks apliecinājums atbilstoši GL 1.panta 1.daļai var būt, piemēram:

• datorsistēmā izveidoti piekļuves kontroles noteikumi, saskaņā ar kuriem piekļuve dokumentam iespējama tikai pēc reģistrēšanās ar konkrētu lietotājvārdu vai paroli;
• dokumentam pievienotas datnes — pielikumi ar noteikta satura informāciju;
• secīgu darbību kopuma veikšana lietvedības sistēmā.

Savukārt preču piegādes dokumentu sagatavo atbilstoši Ministru kabineta noteikumu Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”  6.1.daļai “Preču piegādes dokumentos ietveramie rekvizīti un informācija, šo dokumentu noformēšana un parakstīšana”.

Saskaņā ar šo noteikumu 42.punktu preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi.

Līdz ar to preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses, t.i., preču nosūtītājs un preču saņēmējs, to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par preču piegādi, ietverot tajā noteikumus par elektronisko datu apmaiņu.

Tātad, ja darījuma partneri, noslēdzot līgumu, vienojušies par elektroniski sagatavoto preču piegādes dokumentu apriti un nosūtīšanu elektroniskā vidē, izmantojot digitālā paraksta risinājumu, t.i., parakstot dokumentu uz grafiskās planšetes ekrāna vai arī dokumentu piekļuvei informācijas sistēmā izmantojot PIN kodu vai paroli, tad arī šāda elektroniski sagatavoto dokumentu pārvaldīšanas kārtība atbilst GL un saistošo noteikumu prasībām.

Savukārt, ja preču piegādi darījuma partnerim veic piegādes uzņēmums (kurjers), tad darījuma izsekojamībai preču nosūtītājs var vienoties ar piegādes uzņēmumu (kurjeru) par pavaddokumentu noformēšanu, proti, par sūtījuma piegādes apstiprinājumu. Tas var būt, piemēram, kurjera izstrādāts apliecinājums, termināļa izdruka par piegādi u.tml., ja vien šāda preču izsniegšanas un saņemšanas fakta apliecināšana ir organizēta uzņēmuma vadītāja noteiktā un apstiprinātā kārtībā.