Rekvizīti elektroniski parakstītos līgumos

Nevienam nav nekāds jaunums, ka dokumentu noformēšanas ieradumi, un to ietekmējošie noteikumi netiek līdzi elektronisko dokumentu un e-parakstu attīstībai.  Šī situācija mēdz radīt neskaidrības un problēmas, kuras apskatīsim šajā rakstā, sākumā pētot reglamentējuma analīzi/teorētisko pamatojumu, pēc tam – piedāvājot ieteikumus praktiskai rīcībai gadījumos, kad dokumentā nepieciešami vairāki elektroniskie paraksti.

Bieži nākas dzirdēt, ka strādājot ar e-parakstītiem līgumiem uzņēmumiem rodas dažādi jautājumi, piemēram,

• Cik un kādi datumi var būt norādīti līgumā?
• Kad noformēt līguma reģistrācijas numuru (pirms vai pēc e-parakstīšanas)?
• Kā rīkoties, ja otra puse, to nesaskaņojot, līgumā jau ir iestrādājusi savu reģistrācijas numuru?
• Kā atrunāt automātiski elektroniski noformēto informāciju saistībā ar datumu/laika zīmogu un parakstu?

Dokumentu rekvizīti

Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta 1.daļā ir noteikts, ka, lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

• dokumenta autoru nosaukumu;
• dokumenta datumu;
• parakstu.

Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta 2.daļā ir norādīts, ka tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus 4.panta 1.daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj arī dokumenta reģistrācijas numuru. Savukārt šī likuma 4.panta 4.daļā ir noteikts, ka, ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku tad, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas. Citi e-dokumentu skaidrojumi likumā nav minēti.

Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 14.punktā noteikts, ka rekvizītā “dokumenta datums” jānorāda dokumenta parakstīšanas datums. Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta datums ir pēdējā paraksta datums.

Atbilstoši MK noteikumu Nr.558 16.punktam organizāciju dokumentu rekvizītā “paraksts” iekļauj šādu informāciju:

• dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu, kas ietver organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu un amata nosaukumu;
• amatpersonas personisko parakstu;
• amatpersonas paraksta atšifrējumu.

Savukārt šo noteikumu 18.punktā noteikts, ka fiziskas personas dokumenta rekvizītā “paraksts” iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu.

MK noteikumu Nr.558 36.punktā noteikts, ka dokumenta reģistrācijas numurs ir numurs, kas dokumentam piešķirts, reģistrējot to organizācijas dokumentu reģistrā. Papildus 37.punktā norādīta arī informācija par to, kā piešķirams dokumenta reģistrācijas numurs – dokumenta reģistrācijas numurā norāda vismaz dokumenta kārtas numuru kalendāra gada ietvaros, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Dokumenta reģistrācijas numurā lietojamos apzīmējumus nosaka attiecīgā organizācija, pirms tā lieto saīsinājumu “Nr.”. Diemžēl nav pieejama informācija par to, kā rīkoties, ja abas vai visas līgumslēdzējas puses ir organizācijas, un katra grib norādīt savu dokumenta reģistrācijas numuru.

E-dokumentu regulējums

Ne vienā no iepriekš minētajiem normatīvajiem aktiem nav detalizēti izklāstīta e-dokumentu specifika. Izņēmums ir Dokumentu juridiskā spēka likuma 2.panta 2.daļā noteiktais, ka elektronisko dokumentu oriģināliem un to atvasinājumiem piemērojams Elektronisko dokumentu likums. Savukārt Elektronisko dokumentu likuma 2.pantā norādīts, ka šis likums nosaka elektroniskā dokumenta un elektroniskā paraksta tiesisko statusu un attiecas uz sertifikācijas pakalpojumu sniegšanu atbilstoši regulā 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū noteiktajām prasībām. Tikmēr Elektronisko dokumentu likuma 6.pants nosaka, ka, ja normatīvie akti nosaka prasības atsevišķa veida papīra dokumenta izstrādāšanai, noformēšanai un glabāšanai, šie paši noteikumi attiecināmi arī uz elektroniskajiem dokumentiem. Šeit var teikt, ka aplis ir noslēdzies – divi likumi atsaucas viens uz otru, neradot nekādu skaidrību.

_______________________________________________________________________

Organizācijas pašas var noteikt iekšējo kārtību dokumentu noformēšanai un iestrādāt to savās veidlapās vai dokumentu pārvaldības sistēmās, taču nevar to prasīt no ārējiem partneriem

_______________________________________________________________________

Papildus jānorāda, ka ne Dokumentu juridiskā spēka likumā, ne MK noteikumos Nr.558 netiek reglamentēts rekvizītu novietojums – tie var atrasties jebkurā vietā dokumentā. Iepriekš norādījumi par novietojumu bija precizēti. Tā bija ierasts, ka, piemēram, dokumenta datums ir dokumenta sākumdaļā pa kreisi, bet numurs – turpat pa labi, taču šobrīd šādu ārēju prasību nav. Organizācijas pašas var noteikt iekšējo kārtību dokumentu noformēšanai un iestrādāt to savās veidlapās vai dokumentu pārvaldības sistēmās, taču nevar to prasīt no ārējiem partneriem (citām organizācijām un privātpersonām).

Ieteikumi dokumentu noformēšanai

Tagad, kad zināms, ka normatīvo aktu prasības ir minimālas (būtībā – nepasaka, kā risināt specifiskās problēmas, kas saistītas ar līgumiem elektroniskā formā), apskatīsim arī pieejamo dokumentu ar ieteikuma raksturu, proti, Tieslietu ministrijas pastāvīgās darba grupas izstrādātās vadlīnijas “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijās”.

Datums

Attiecībā uz rekvizītu “datums” vadlīnijās norādīts, ka dokumenta datums ir obligātais rekvizīts, lai dokuments iegūtu juridisku spēku (saskan ar Dokumentu juridiskā spēka likumā minēto). Turpat ir norādīts arī tas, ka dokumentam ir tikai viens datums – dokumenta parakstīšanas datums, aktualizējot jau MK noteikumos Nr.558 atrunāto principu, ka, ja dokumentā ir vairāki paraksti, tad par dokumenta parakstīšanas datumu tiek uzskatīts pēdējā paraksta datums.

Vadlīnijās ir arī citas norādes par elektroniski parakstītu dokumentu datumu:

• ja e-dokuments ir parakstīts ar drošu e-parakstu un tam ir laika zīmogs, e-dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievienošanas datums un laiks;
• e-dokumentā nav ieteicams ietvert norādi “Datums skatāms laika zīmogā”, jo tā var būt maldinoša. Šādu norādi varētu, bet nav ieteicams, ietvert tikai tādos e-dokumentos, kuru parakstīšanas datums ir uzskatāms par attiecīgā dokumenta datumu, vai arī šādos gadījumos norādīt dokumenta datumu pašā dokumentā, nodrošinot, ka dokumentā norādītais datums sakrīt ar laika zīmoga datumu.

Paraksts

Vadlīnijās ir noteikts, ka dokumentu papīra formā noformē tā, lai rekvizīts “paraksts” būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz teksta daļu (rindu). Proti, dokumentam papīra formā rekvizītu “paraksts” neizvieto atsevišķā (tukšā) lapā, kurā nav vismaz kādas dokumenta teksta daļas, lai mazinātu viltošanas iespējas.

Šo prasību var neattiecināt uz elektroniski parakstāmiem dokumentiem. Atšķirībā no dokumentiem papīra formā tiem nav iespējams “nomainīt lapas” jeb pielikt parakstu pie cita satura dokumenta – parakstu izvieto zem dokumenta teksta. Ja dokuments satur norādi par pievienotajiem dokumentiem, parakstu izvieto zem šīs norādes.

Tā kā e-parakstā redzams tikai vārds un uzvārds, bet ne amata nosaukums, noderīgs var būt vadlīnijās rodamais skaidrojums – parakstot e-dokumentus ar drošu e-parakstu, ir iespējams identificēt personu, kura dokumentu ir parakstījusi, proti, no e-paraksta var iegūt informāciju par personas vārdu un uzvārdu. Tomēr tas nenozīmē, ka dokumenta rekvizītā “paraksts” nebūtu jāiekļauj dokumenta parakstītāja paraksta atšifrējums. Šīs ziņas jāiekļauj dokumentā neatkarīgi no tā, kādā veidā dokuments tiek parakstīts. Ja dokumenta (piemēram, līguma) sagatavošanas brīdī nav zināms, kurš konkrēti attiecīgo dokumentu parakstīs, tad eDoc formāta pakotnē var pievienot atsevišķu datni ar informāciju par parakstītāju un visu parakstīt kopā.

Norāde par e-parakstu

Nereti e-dokumentos tiek ietverta atruna, ka tas ir parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu. Normatīvajos aktos nav paredzēta šādas atrunas lietošana. Turklāt šāda frāzes “Dokuments parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu” lietošana var būt nelietderīga vai var būt maldinoša. Proti, ja dokuments ir parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu, elektroniskā vidē to var redzēt arī bez šādas norādes – atruna šajā gadījumā nav lietderīga. Savukārt, ja dokuments tiek izdrukāts, šāda atruna var maldināt, ja dokuments nav parakstīts un nesatur laika zīmogu (piemēram, ja tiek izdrukāts sagatavotā dokumenta projekts). Ievērojot minēto, šādu atrunu dokumentos nav ieteicams iekļaut.

Paraksts hibrīddokumentā

Vadlīnijās ir norādīta arī svarīga informācija par hibrīddokumentu parakstīšanu. Hibrīddokuments ir dokuments, kas sastāv no vairākām daļām vai vairākiem dokumentiem, kas pastāv dažādos informācijas nesējos vai formās.

Bieži vien tiek meklēti risinājumi, kas ļautu parakstīt dokumentus, kas pastāv dažādos informācijas nesējos vai dažādās formās (piemēram, līgumu parakstot gan ar e-parakstu, gan pašrocīgi). Līgumu parakstīšanas gan ar e-parakstu, gan pašrocīgi kontekstā, jāvērš uzmanība, ka ne Dokumentu juridiskā spēka likumā, ne Elektronisko dokumentu likumā nav noteikts īpašs regulējums, kas paredzētu iespēju parakstīt dokumentu vienlaicīgi gan ar e-parakstu, gan pašrocīgi. MK noteikumi Nr.558 nenosaka līgumu slēgšanas kārtību, jo šos jautājumus regulē citi normatīvie akti, tostarp Civillikumā iekļautais regulējums par tiesisku darījumu formu un līgumu būtiskajām sastāvdaļām.

_______________________________________________________________________

Parakstot e-dokumentus ar drošu e-parakstu, ir iespējams identificēt personu, kura dokumentu ir parakstījusi, proti, no e-paraksta var iegūt informāciju par personas vārdu un uzvārdu

_______________________________________________________________________

Publiskajās tiesībās ir aizliegts viss, kas nav atļauts, bet privātajās tiesībās – atļauts viss, kas nav aizliegts. Tātad, ja normatīvie akti to neparedz, tad publiskajās tiesībās nav atļauta šādu līgumu slēgšana. Savukārt privāttiesisko līgumu slēgšanā pastāv līguma formas izvēles brīvība, ja vien speciālos normatīvajos aktos nav paredzētas īpašas prasības kādam noteiktam līguma veidam. Līdz ar to, ja tiek slēgts privāttiesisks līgums, tad uz šo līgumu attiecināmi privāto tiesību principi, un nav aizliegts noslēgt līgumu, kas parakstīts gan ar e-parakstu, gan pašrocīgi. Tajā pašā laikā šāda veida līgumu slēgšana ir riskanta un nav ieteicama, jo katram līgumslēdzējam ir jābūt nodrošinātai iespējai pierādīt, ka pārejās puses līgumu ir parakstījušas.

To, kādā formā ir sastādīts un parakstīts līgums, būtu lietderīgi norādīt pašā dokumentā, papīra formas gadījumā norādot arī eksemplāru skaitu. Lai mazinātu iespējamos riskus, ieteicams tomēr rast risinājumus, kas nodrošinātu, ka līgumi tiek parakstīti vai nu tikai pašrocīgi, vai tikai elektroniski. Minētais ir attiecināms arī uz cita veida dokumentu izstrādāšanu.

Reģistrācijas numurs

Vadlīnijās ir noderīga informācija par dokumenta reģistrācijas numuru, kas papildina MK noteikumos Nr.558 noteikto – dokumenta reģistrācijas numura jēga ir nodrošināt, lai ziņas par dokumentu būtu atrodamas dokumentu vadības sistēmā, kā arī strīdu gadījumā palīdzētu novērst šaubas par dokumenta datumu un izdošanas faktu. Piemēram, Darba likuma 40.panta 6.daļā noteikts, ka darba devējam ir pienākums veikt noslēgto darba līgumu un to grozījumu uzskaiti. Dokumenta numurā parasti mēdz iekļaut arī lietas, kurā dokuments atrodas, indeksu, tā atvieglojot dokumenta identifikāciju un atrašanu, it īpaši organizācijās ar apjomīgu dokumentu daudzumu.

Savukārt vadlīnijās ir norādīts, ka reģistrācijas numuru e-dokumentā noformē vienā no veidiem:

• ietverot to parakstāmajā dokumentā;
• norādot to atsevišķā datnē, kuru paraksta kopā ar e-dokumentu.

Strādājot ar papīra dokumentiem bija ierasts, ka tos reģistrē pēc parakstīšanas, taču nu tā nav obligāta prasība. Dokumentam reģistrācijas numuru organizācija var piešķirt jebkurā brīdī, arī pirms parakstīšanas, tā fiksējot dokumenta izdošanu. Tāpat dokumenta numuru var fiksēt atsevišķā datnē, kas tiek pievienota e-dokumentu pakotnei (tās var tikt veidotas eDoc vai AsiC-E formātā).

Bet vai var parakstīt līgumu elektroniski un piešķirt tam reģistrācijas numuru, ja viens līgumslēdzējs to jau parakstījis? Vadlīnijās norādīts, ka var būt gadījumi, kad divpusējam dokumentam numuru tā parakstīšanas brīdī automātiski piešķir informācijas sistēma. Šādā gadījumā, proti, dokuments jau ir no kādas puses parakstīts, labojumus un papildinājumus veikt parakstītājā eDoc formāta pakotnē nedrīkst, jo tā e-dokuments zaudēs juridisko spēku. Risinājums nereti tiek rasts, nākamajam dokumenta parakstītājam izveidojot jaunu eDoc formāta pakotni, kurā ievieto gan saņemto parakstīto e-dokumenta pakotni, gan pievieno datni, kas satur informāciju par dokumenta numuru. Parakstīta tiek šī jaunizveidotā eDoc formāta pakotne. Jāpiebilst, ka gadījumā, ja eDoc formāta pakotne ir parakstīta no vienas puses, tiek tiek ievietota jaunā eDoc formāta pakotnē un parakstīta no otras puses, e-dokuments ir uzskatāms par abpusēji parakstītu. Tāpat, ja, parakstot jauno eDoc formāta pakotni, tajā tiek ietverta datne, kas satur tikai dokumenta rekvizītu – reģistrācijas numuru, tā pati par sevi neietekmē šā dokumenta juridisku spēku, ja vien dokumentam nav citu trūkumu, kuru dēļ tas būtu atzīstams par spēkā neesošu.

Ieteikumi elektroniski parakstītam līgumam

Var secināt, ka e-parakstītiem līgumiem nav vienotu vispārēju prasību . Būtībā ar tiem var rīkoties tāpat, kā ar papīra dokumentiem. Normu atšķirību gadījumos daudz ko nosaka pašu zināšanas un prasmes, kā arī vienošanās ar pārējām līgumslēdzējām pusēm.

Pirms līguma parakstīšanas abām/visām līgumslēdzējām pusēm ir jāvienojas par to,

• ka dokuments tiks parakstīts elektroniski – ar drošo elektronisko parakstu;
• kāds e-dokumentu formāts tiks izmantots (eDoc, AsiC-E vai PDF). Lai būtu vienots dokumenta oriģināls, visiem tas jāparaksta vienā formātā;
• vai un kā tiks noformēts līguma numurs. Privātpersonām netiek prasīta dokumentu numurēšana, organizācijas to parasti dara. Jāvienojas vai numurs (var būt vairāki numuri, ja katra organizācija savā sistēmā tos reģistrē ar savu numuru) tiks noformēts dokumentā (iestrādājot dokumentā, kā pievienotu datni, kā daļu no datnes nosaukuma vai vēl citādi) un vai tas notiks pirms vai pēc dokumenta parakstīšanas;
• vai līgumam būs pielikumi. Ja jā, jāvienojas par vienu no divām iespējām, kā tie tiks noformēti un pievienoti:
  • kā no atsevišķām datnēm sastāvoša pakotne (eDoc, AsiC-E formāti);
  • kā dokumentu kopums apvienots vienotā PDF dokumentā.

Var vienoties arī par e-parakstīšanas secību, bet tai nav juridiskas nozīmes, proti, pirmais paraksts nav svarīgākais. Jāatceras divas lietas:

• pirmais parakstītājs e-dokumentu “aizslēdz” – tajā vairs nav iespējami nekādi labojumi;
• dokuments stājas spēkā/par dokumenta datumu tiek uzskatīts tas datums, kurā to parakstījis pēdējais parakstītājs.

Dokumenta datums

Jāatceras, ka līgums ir specifisks ar to, ka tekstā var tikt norādīta virkne dažādu datumu, noteiktu darbību izpildes termiņu. Rekvizītam “dokumenta datums” ir drīzāk dekoratīva nozīme – tas rāda, kad pēdējais no līgumslēdzējiem ir parakstījis dokumentu, bet nav tieši saistīts ar dažādajiem līguma tekstā ietvertajiem datumiem un termiņiem. Jāizvairās no tā, ka kāds no tekstā minētajiem termiņiem jau ir iestājies pirms līguma parakstīšanas – tas jāpārbauda pašiem parakstītājiem.

Ir tikai normāli, ka ierastajā datuma vietā – dokumenta sākumā kreisajā pusē – nekā nav, jo e-dokumenta izstrādāšanas laikā var nebūt zināms, kad tas tiks parakstīts. Dokumenta juridisko spēku nodrošina drošā e-paraksta sastāvā esošais laika zīmogs, kas ir vienmēr redzams, atverot e-parakstītu dokumentu. Atrunas “Datumu skatīt laika zīmogā” noformēšana nav nepieciešama, jo var būt maldinoša. Jāpierod, ka e-dokumentos datums neatrodas “parastajā” vietā.

Paraksta noformēšana

Drošā e-paraksta rekvizītos ir redzams tikai parakstītāja vārds un uzvārds, tādēļ pašā līgumā pie informācijas par līgumslēdzējiem jābūt norādītam gan parakstītāja vārdam un uzvārdam, gan ieņemamajam amatam/pilnvarām – to pieprasa gan Dokumentu juridiskā spēka likums, gan arī MK noteikumi Nr.558.

Ko drīkst nenorādīt?

Jau kopš 2010.gada dokumenta izdošanas vietas nosaukums vairs nav obligāti norādāms rekvizīts, jo tas var būt sarežģīts vai maldinošs, it īpaši strādājot attālināti. Nav zināms un nav būtiski, kur e-dokumenta parakstīšanas brīdī atrodas parakstītāji – tā var būt jebkura vieta pasaulē, kur pieejams internets.

Tāpat e-dokumentos nevajag ietvert norādi par līguma eksemplāru skaitu, jo to oriģinālu skaits nav ierobežots – katru reizi kādam nosūtot e-parakstītu dokumentu, tiek radīts vēl viens oriģināls. Svarīgākais ir tas, ka visi šie oriģināli ir droši aizsargāti pret labojumiem – to nodrošina drošā e-paraksta esamība.