Automatizācija ir neatņemama grāmatvežu ikdienas sastāvdaļa, savā publikācijā žurnālā "iFinanses" norāda biznesa risinājumu eksperte Ilva Gravleja. Došanās uz banku ar maksājumu uzdevumiem, konta izraksta saņemšana pie bankas lodziņa, ikmēneša ceļojums uz Valsts ieņēmumu dienesta (VID) nodaļu, lai pēc gaidīšanas rindā iesniegtu nodokļu pārskatus un saņemtu zīmodziņu uz sava eksemplāra, izklausās pēc ainām no senas pagātnes. Šobrīd šīs darbības ir automatizētas, taču automatizācijas līmenis var būt atšķirīgs.
Daļa grāmatvežu veic dubultu datu ievadi grāmatvedības programmā, internetbankā un VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS). Daudzi grāmatveži izmanto iespējas lejupielādēt failus no vienas sistēmas un augšupielādēt tos otrā. Automatizācijas līmenis būs vēl augstāks, ja tiks izmantotas lietojumprogrammas saskarnes jeb API (Application Programming Interface), kas ļauj koplietot datus un iniciēt darbības starp programmām. Uz šīs tehnoloģijas balstīta Open banking jeb Atvērtā bankas sadarbības platforma, kas ļauj, piemēram, saņemt banku kontu izrakstus uzņēmuma uzskaites sistēmā automātiski bez lietotāja iesaistes. Arī VID jau kādu laiku piedāvā izmantot EDS API, lai nodokļu pārskatus no grāmatvedības programmas varētu iesniegt tiešsaistē VID EDS.
Grāmatvedība bez dokumentiem nav iedomājama. Grāmatvedības likumā (GL) teikts, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. GL arī paredz, ka attaisnojuma dokumentu var sagatavot elektroniskā vai papīra formā. Dokumentu sagatavošana un apstrāde elektroniski ne tikai ļauj uzņēmumiem samazināt papīru kalnus, bet paver iespējas dokumentu apstrādi automatizēt. Automatizācija savukārt palīdz taupīt grāmatvežu un citu darbinieku laiku, novērst kļūdas, paātrināt dokumentu apriti, kā arī samazināt izmaksas.
Daži noderīgi rīki
Kādas ir iespējas un rīki, ko uzņēmumi mūsdienās var izmantot, lai automatizētu rēķinu un citu grāmatvedības dokumentu apstrādi?
Optiskā rakstzīmju atpazīšana
Optiskā rakstzīmju atpazīšana (Optical Character Recognition (OCR)) ir tehnoloģija, kas tiek izmantota, lai skenētus papīra dokumentus un PDF failus vai attēlus pārvērstu mašīnlasāmā tekstā. OCR programmatūra analizē attēlu, identificē tajā tekstu, atpazīst konkrētas rakstzīmes un galarezultātā izvada tekstu mašīnlasāmā formātā.
Grāmatvedībā OCR tehnoloģija parasti tiek izmantota rēķinu un kases čeku apstrādei. OCR attēlus pārvērš strukturētos datos, kur iekļauta informācija par piegādātāju, preces vai pakalpojuma nosaukumu, daudzumu, cenām un summām. Tālāk šos datus izmanto, lai veidotu ierakstus grāmatvedības programmā. OCR tādējādi palīdz samazināt manuālā darba apjomu.
_______________________________________________________________________
Lai elektroniskā datu apmaiņa notiktu starp divu uzņēmumu grāmatvedības vai resursu plānošanas sistēmām, jāvienojas par kopīgiem formātiem, standartiem un datu apmaiņas kanāliem
_______________________________________________________________________
Tomēr jārēķinās, ka pilnīgi bez darbinieka iesaistes šī tehnoloģija parasti darboties nevar, jo atpazītie dati var būt nepilnīgi vai kļūdaini. To ietekmē attēlu kvalitāte, dažādu fontu un stilu, kā arī valodu lietojums, tāpēc lietotājiem dati jāpārbauda un vajadzības gadījumā jālabo vai jāpapildina.
OCR programmās mēdz izmantot arī mašīnmācīšanās algoritmus, kas ļauj pielāgoties dažādiem fontiem un elementu izvietojumam dokumentā. Praksē OCR tehnoloģijas ir vērts izmantot, ja papīra, PDF vai attēlu formātā saņemto dokumentu skaits ir liels, īpaši, ja ir liels apjoms vienveidīgu dokumentu.
Elektroniskā datu apmaiņa
Elektroniskā datu apmaiņa (Electronic Data Interchange (EDI)) dod iespēju elektroniski apmainīties ar dokumentiem starp uzņēmumu un tā klientiem un piegādātājiem. EDI gadījumā tiek izmantoti strukturēti (mašīnlasāmi) dati noteiktā formātā.
Elektroniskā datu apmaiņa var notikt pa tiešo starp divu uzņēmumu grāmatvedības vai uzņēmumu resursu plānošanas sistēmām. Tas prasa koordināciju starp uzņēmumiem, vienošanos par formātiem, standartiem un datu apmaiņas kanāliem. Tāpēc parasti datu apmaiņas procesā iesaistīts starpnieks jeb operators, kas nodrošina dokumentu nosūtīšanu no viena uzņēmuma otram un, ja nepieciešams, arī datu apstrādi pa vidu.
Atšķirībā no OCR, kur tiek apstrādāts attēls, EDI gadījumā tiek izmantoti strukturēti dati un dokuments jau sākotnēji tiek sagatavots mašīnlasāmā formātā. Tādā veidā tiek izslēgtas kļūdas, kas rodas, programmatūrai interpretējot attēlu, tomēr arī EDI izmantošanā ir savi izaicinājumi. Dažādi uzņēmumi un operatori var izmantot atšķirīgus failu formātus, kas apgrūtina datu apmaiņu, jo īpaši, ja uzņēmumam ir liels skaits sadarbības partneru. Šeit palīdz vienotu standartu ieviešana. Latvijā tāpat kā citās Eiropas Savienības valstīs tiek strādāts pie elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu ieviešanas. Paredzēts, ka no 2025.gada e-rēķinu izmantošana Latvijā būs obligāta darījumos starp uzņēmumiem (B2B) un uzņēmumiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G). E-rēķinu standarts Latvijā ir apstiprināts un ir pieejams jau vairākus gadus.
Elektroniskā datu apmaiņa izmantojama ne tikai rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai, bet arī cita veida dokumentiem. Piemēram, preču tirdzniecības gadījumā uzņēmumi ar elektroniskās datu apmaiņas palīdzību var saņemt pasūtījumus no klientiem, tad nosūtīt klientam informāciju, kādas preces tiks faktiski piegādātas, pēc preču piegādes saņemt no klienta piegādes apstiprinājumu un noslēgumā nosūtīt rēķinu.
Darbplūsmu automatizācijas rīki
Darbplūsmu automatizācijas rīki (Workflow Automation Tools) palīdz automatizēt dokumentu apstiprināšanas procesu, nodrošinot, ka rēķini un citi grāmatvedības dokumenti tiek izskatīti un apstiprināti saskaņā ar uzņēmumā pieņemto kārtību. GL ļauj rekvizītu “paraksts” dokumentos aizstāt ar atbildīgās personas apliecinājumu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību. Darbplūsmu automatizācijas rīki palīdz izpildīt šo prasību.
Atkarībā no sistēmas iespējām dažādus dokumentus var piešķirt apstiprināt dažādiem darbiniekiem, piemēram, atkarībā no izdevumu veida, nodaļas, uz kuru dokuments attiecas, vai summas. Iespējams definēt secīgu apstiprināšanu, piemēram, vispirms dokumentu apstiprina nodaļas vadītājs, pēc tam uzņēmuma vadītājs, vai arī paredzēt paralēlu apstiprināšanu, piemēram, dokumentu apstiprina nodaļas vadītājs un finanšu vadītājs, bet apstiprināšanas secība nav svarīga.
_______________________________________________________________________
Lai arī grāmatvedības kontekstā darbplūsmu automatizācijas rīki visbiežāk tiek izmantoti tieši dokumentu apstiprināšanai, ar to palīdzību var automatizēt arī citus ikdienas darba procesus
_______________________________________________________________________
Lai arī grāmatvedības kontekstā darbplūsmu automatizācijas rīki visbiežāk tiek izmantoti tieši dokumentu apstiprināšanai, ar to palīdzību var automatizēt arī citus ikdienas darba procesus. Piemēram, grāmatvedības vai uzņēmumu resursu plānošanas sistēmā var būt iespēja automātiski sagatavot maksājumus tiem rēķiniem, kuri ir apstiprināti un kuriem pienācis apmaksas termiņš. Vai arī var uzstādīt darbplūsmu, kas e-pasta pielikumā saņemtu rēķinu automātiski saglabā dokumentu vadības vai uzskaites sistēmā.
Dokumentu vadības sistēmas
Dokumentu vadības sistēmas nodrošina dažādas funkcijas uzņēmuma dokumentu un failu efektīvai glabāšanai un pārvaldībai. Funkcionalitāte dažādos risinājumos var atšķirties, bet parasti šajās sistēmās var izveidot centralizētu repozitoriju dokumentu elektroniskai glabāšanai, dokumentus iespējams sakārtot pa mapēm un apakšmapēm, dokumentiem iespējams pievienot papildu parametrus, kas palīdz dokumentus kategorizēt.
Dokumentu vadības sistēmas parasti nodrošina arī dokumentu versiju kontroli, kas parāda, kad un kādas izmaiņas dokumentā veiktas, kā arī dod iespēju atgriezties pie iepriekšējās versijas. Sistēmas arī piedāvā iespēju definēt lietotāju tiesības, nosakot, kuriem uzņēmuma darbiniekiem atļauts dokumentiem piekļūt, tos rediģēt vai dzēst. Tāpat dokumentu vadības sistēmas nodrošina iespējas dokumentus meklēt pēc dažādiem parametriem vai pat to satura.
Mobilās aplikācijas
Mobilās aplikācijas var nodrošināt iespēju ar viedtālruņa kameras palīdzību nofotografēt čekus un kvītis un sinhronizēt tās ar uzņēmuma grāmatvedības programmu. Tādā veidā tiek paātrināta dokumentu aprite, piemēram, darbinieki var iesniegt komandējuma dokumentus jau komandējuma laikā, nav nepieciešams atgriezties uzņēmuma mītnes vietā.
Grāmatvedības programmās iebūvētā automatizācija
Mūsdienās daudzās grāmatvedības programmās iebūvēti rīki dokumentu un rēķinu plūsmas automatizēšanai. Uzņēmumu resursu plānošanas sistēmās jeb ERP (Enterprise Resource Planning) sistēmās var būt iebūvēta pat liela daļa iepriekš minēto risinājumu.
Kā izvēlēties piemērotāko?
Izvēloties piemērotākos dokumentu automatizācijas risinājumus, uzņēmumiem jāapzina savas specifiskās vajadzības, jāizvērtē, kuru procesu automatizācija sniegs lielāko ieguvumu. Pirmām kārtām jācenšas automatizēt to dokumentu apstrādi, kur ir liels datu apjoms un kuru apstrāde prasa lietotājiem veikt vienveidīgas manuālas darbības. Vispirms būtu jāizpēta, kādas automatizācijas iespējas piedāvā uzņēmuma jau esošā grāmatvedības vai uzņēmuma resursu plānošanas sistēma. Savā ikdienas darbā redzu, ka uzņēmumi bieži neizmanto visas iespējas, ko piedāvā uzņēmuma rīcībā esošās programmas. Ja kārotā funkcionalitāte sistēmā nav pieejama, jānoskaidro, vai programmā nav iebūvēta integrācija ar citu risinājumu, kas nepieciešamās funkcijas var nodrošināt. Ja gatavas integrācijas nav, jāsazinās ar sistēmas izstrādātājiem vai apkalpotājiem, lai noskaidrotu, kādas ir iespējas to izstrādāt. Jebkurā gadījumā vienmēr jāizvērtē uzņēmumā jau izmantotie risinājumi un infrastruktūra, lai noteiktu, kā tie tiks savietoti vai aizvietoti ar jaunajiem risinājumiem. Tikai šādā veidā varēs objektīvi noteikt risinājuma ieviešanas budžetu un novērtēt, kāds būs ieguvums no risinājuma ieviešanas. Visbeidzot nedrīkst aizmirst par datu drošību, jo risinājumi tiks izmantoti tādu datu apstrādei, kas var saturēt komercnoslēpumus un kuru nokļūšana neīstajās rokās uzņēmumam var radīt zaudējumus.
