Vaicā lasītājs: "Elektronisko dokumentu likuma" 7. pantā ir teikts, ka attiecībā uz elektroniskajiem dokumentiem normatīvo aktu prasība par dokumentu glabāšanu ir izpildīta, ja:

  • dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai;
  • elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati;
  • saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.

Savukārt Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" 17. punktā ir teikts – ja elektronisko dokumentu apriti nodrošina izmantojot e-pastu, iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja elektroniskā pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

Kas ir elektroniskais dokuments? Vai par elektronisku dokumentu uzskata arī pa e-pastu saņemtu dokumenta kopiju? Ja uzņēmums no darījuma partnera uz e-pastu saņem rēķinu ar norādi "rēķins sagatavots un autorizēts elektroniski" un elektroniska rēķinu apmaiņas kārtība ir atrunāta līgumā, vai šāda rēķina izdruku papīra veidā var uzskatīt par rēķina oriģinālu? Vai uz šādā veidā pa e-pastu saņemtajiem dokumentiem ir attiecināmas iepriekšminētās "Elektronisko dokumentu likuma" un MK noteikumu Nr.473 normas?  

Kā praktiski izpildāma "Elektronisko dokumentu likuma" 7. panta 1. daļas 2. punkta prasība par elektroniskā dokumenta saglabāšanu?

Atbilde sagatavota, par pamatu ņemot zvērinātas advokātes Ilzes Bukalderes skaidrojumu publikācijā "Kas ir elektroniskais dokuments un kā to saglabāt?" ("iFinanses", 09.09.2014.)

Kas ir elektroniskie dokumenti?

Dokuments parasti asociējas ar papīra formā fiksētu informāciju, taču papīrs ir tikai viens no datu jeb informācijas nesēju veidiem. Arī elektroniski sagatavoti un nosūtīti materiāli var tikt uzskatīti par dokumentiem vai to atvasinājumiem, ja ir izpildītas attiecīgo noteikumu prasības, piemēram, ir iespēja pārliecināties par elektroniskā dokumenta sagatavotāja / sūtītāja identitāti.