Mākoņgrāmatvedība kļuvusi par nozīmīgu tendenci finanšu un biznesa pasaulē, piedāvājot efektīvus risinājumus finanšu informācijas pārvaldībai un virkni ievērojamu priekšrocību, tai skaitā piekļuvi reāllaika finanšu datiem un iespēju tos viegli integrēt ar citām biznesa sistēmām. Tomēr tai piemīt arī riski, piemēram, datu drošības jautājumi un atkarība no interneta savienojuma, kas prasa pareizu pārvaldību. Ilze Palmbaha-Zvirbule savā publikācijā "Mākoņgrāmatvedības ieguvumi un riski" interneta žurnālā "iFinanses" apskata mākoņgrāmatvedības sniegtās priekšrocības, kā arī to, kādi riski var rasties un kā tos mazināt.
Mākoņgrāmatvedība pasaulē zināma kā cloud accounting, un tā ir grāmatvedības programmatūra, kas tiek izvietota attālinātos serveros un pieejama, izmantojot interneta pieslēgumu. Šis risinājums ļauj uzņēmumiem pārvaldīt un apstrādāt savus finanšu datus reāllaikā no jebkuras vietas, nodrošinot elastīgāku un efektīvāku finanšu vadību.
Latvijā biežāk izmantotie lokalizētie mākoņgrāmatvedības risinājumi ir “Visma Horizon”, “Standard Books”, “Jumis Pro”, “PayTrack”, “SAP” (arī mazajam un vidējam biznesam), “Sage”, “Directo”, “Moneo”, “Dynamics 365 Business Central”.
Sniegtās priekšrocības
Mākoņgrāmatvedība piedāvā vairākas inovatīvas funkcijas, kas būtiski uzlabo finanšu uzskaites efektivitāti un pārvaldību uzņēmumos, tostarp attālinātu piekļuvi finanšu datiem un grāmatvedības programmatūrai, izmantojot internetu. Tas nozīmē, ka lietotāji var piekļūt savai finanšu informācijai no jebkuras vietas un jebkurā laikā, ja vien ir pieejams interneta pieslēgums. Ārpakalpojuma grāmatvežiem attālinātā piekļuve ļauj savlaicīgāk un efektīvāk sniegt pakalpojumus saviem klientiem. Viņi var piekļūt klientu datiem, atbildēt uz pieprasījumiem un sniegt konsultācijas bez nepieciešamības fiziski tikties vai apmainīties ar dokumentiem.
Izmantojot šo risinājumu, datu apstrāde tiek veikta reāllaikā atšķirībā no tradicionālajām grāmatvedības metodēm. Šī funkcija nodrošina, ka finanšu uzskaite vienmēr ir aktuāla, kas ļauj savlaicīgi pieņemt lēmumus un veikt finanšu analīzi. Mākoņgrāmatvedības sniegtās papildu funkcijas, piemēram, budžeta veidošana, naudas plūsmas prognozēšana un finanšu analīze, palīdz uzņēmumiem plānot un pārvaldīt savas finanses efektīvāk.
Mākoņgrāmatvedība piedāvā vairākiem lietotājiem vienlaikus piekļūt vieniem un tiem pašiem finanšu datiem, veicinot labāku sadarbību starp komandas locekļiem, grāmatvežiem un citām ieinteresētajām personām.
Šie risinājumi bieži darbojas pēc abonēšanas modeļa, tādējādi novēršot nepieciešamību pēc ievērojamiem sākotnējiem ieguldījumiem aparatūrā un programmatūrā, turklāt tos var pielāgot atbilstoši uzņēmuma izaugsmei un mainīgajām vajadzībām. Turklāt sistēmu uzturēšanu un atjaunināšanu veic pakalpojumu sniedzējs, nodrošinot, ka lietotāji vienmēr izmanto jaunāko un drošāko programmatūras versiju, kā arī dati tiek regulāri dublēti mākonī, tādējādi uzlabojot datu drošību un atjaunošanas iespējas.
Piedāvātās mākoņgrāmatvedības sistēmas bieži vien ir viegli integrējamas ar citām biznesa sistēmām un rīkiem, piemēram, klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmām, noliktavas pārvaldības sistēmām un e-komercijas platformām.
Svarīgi atcerēties, ka no 2025.gada būs obligāti e-rēķini (strukturētie rēķini), tāpēc jāpārliecinās, vai ar izvēlēto mākoņrisinājumu iespējams sūtīt un saņemt šāda formāta rēķinus.
_______________________________________________________________________
Tā kā uzņēmumi turpina pārvarēt dinamisko ekonomisko situāciju, mākoņgrāmatvedība arvien vairāk tiek atzīta par būtisku rīku efektīvai finanšu pārvaldībai un stratēģiskai plānošanai
_______________________________________________________________________
Mākoņgrāmatvedība atspoguļo plašākas digitālās transformācijas tendences uzņēmējdarbības pasaulē un saskan ar pieaugošo mākoņrisinājumu izmantojumu dažādās uzņēmējdarbības operācijās to elastīguma un efektivitātes dēļ. Šī pāreja ir īpaši nozīmīga finanšu sektorā, kur savlaicīga un precīza finanšu pārskatu sniegšana ir ārkārtīgi svarīga. Tā kā uzņēmumi turpina pārvarēt dinamisko ekonomisko situāciju, mākoņgrāmatvedība arvien vairāk tiek atzīta par būtisku rīku efektīvai finanšu pārvaldībai un stratēģiskai plānošanai.
Datu drošības pasākumi
Mūžīgais jautājums – vai finanšu dati mākoņgrāmatvedības programmā ir drošībā. Pakalpojumu sniedzēji datu nosūtīšanai un glabāšanai izmanto šifrēšanu, pārrakstot informāciju drošā, neuzlaužamā kodā. Mākoņrisinājumi izmanto tāda paša veida drošību kā, piemēram, tiešsaistes bankas.
Mākoņgrāmatvedības programmatūras pakalpojuma sniedzējiem jāpiedāvā šādi drošības pasākumi:
- drošas telpas;
- drošības speciālistu uzraudzība;
- automātisku rezerves kopiju serveri ārpus uzņēmuma;
- regulāri datu drošības auditi;
- augsta līmeņa digitālās drošības programmatūra ar ienākošo un izejošo datu šifrēšanu;
- vairāki nošķirti tīkli;
- vairākas iebūvētas lietotāju autentifikācijas metodes;
- īpaši pasākumi pret ļaunprātīgu piekļuvi datiem;
- klientu apkalpošana un tehniskais atbalsts;
- automātiski atjauninājumi.
Izvēloties mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, jāpārliecinās par datu drošību un datu aizsardzību. Ir potenciāls risks, ka mākoņsistēmu drošības pārkāpumu dēļ var tikt atklāti sensitīvi finanšu dati. Kopīgi ar pakalpojuma sniedzēju var izrunāt, cik lielā mērā uzņēmums var kontrolēt savus finanšu datus, ja tie tiek glabāti mākonī. Kā arī jāpārliecinās, ka pakalpojumu sniedzējs ievēro augstus drošības un datu aizsardzības standartus. Vajadzības gadījumā jālūdz uzrādīt datu drošības un datu aizsardzības sertifikātus. Tik pat svarīgi izvērtēt kiberdrošības draudus, kas skar mākoņprogrammatūru, piemēram, uzlaušana, pikšķerēšana un ļaunprātīga programmatūra.
Šajā laikā, kad praktiski visām darbībām nepieciešams interneta pieslēgums, jāizvērtē arī iespējamās problēmas, ko varētu radīt nestabils interneta pieslēgums vai tā vājais savienojums. Problēmas ar interneta pieslēgumu rada arī nevēlamus pārtraukumus pakalpojuma sniegšanas laikā. Jau iepriekš no mākoņpakalpojumu sniedzēja jāmēģina apzināt viss par pakalpojumu pārtraukumu risku, kas var izraisīt iespējamus grāmatvedības procesu traucējumus, jo šādi pārtraukumi var ietekmēt uzņēmējdarbības nepārtrauktību.
Ja tiek nolemts pāriet pie cita mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzēja, jāpārrunā datu pārsūtīšanas sarežģījumi un izmaksas. Pavisam noteikti jāpievērš uzmanība ilgtermiņa stratēģijai un tam, vai pēc datu arhīva saņemšanas varēs piekļūt konkrētajiem datiem. Tik pat svarīgi arī pāpārliecināties par riskiem, kas saistīti ar mākoņpakalpojumu sniedzēja finansiālo vai darbības stabilitāti. Piemēram, jāizvērtē, vai ir piemērots pakalpojuma sniedzējs, kurā darbojas tikai viens vai divi cilvēki, apdomājot, kas notiks tad, ja viņi saslims vai pieņems lēmumu kaut ko kardināli mainīt savā dzīvē un pakalpojumu vairs nenodrošināt. Šeit noteikti jāatgādina, ka jāizvēlas mākoņgrāmatvedības risinājuma atbilstība uzņēmuma specifikai. Daži mākoņgrāmatvedības risinājumi var nepiedāvāt pielāgojamības līmeni, kas nepieciešams noteiktiem uzņēmumiem. Piemēram, ja uzņēmums nodarbojas ar ražošanu, vai tiek nodrošināta pilnvērtīga procesa funkcionalitāte. Nedrīkst paļauties uz draugu ieteikumiem – kas der vienam, otram var nederēt.
Problēmas var sagādāt mākoņprogrammatūras integrācija ar esošajām sistēmām. Jāapspriež iespējamās grūtības, kas saistītas ar mākoņgrāmatvedības programmatūras integrāciju ar esošajām sistēmām. Pārdomājiet, vai, iegādājoties mākoņgrāmatvedības programmatūru, nesaglabāsies darbi, kas prasīs manuālu datu ievadi vai “Excel” izmantošanu.
_______________________________________________________________________
Uzņēmumiem jāveic rūpīga un padziļināta izpēte, apsverot visus drošības pasākumus un izvēloties stabilus, uz attīstību vērstus mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzējus, lai mazinātu riskus
_______________________________________________________________________
Svarīgi izsvērt šos riskus un ieguvumus. Uzņēmumiem jāveic rūpīga un padziļināta izpēte, apsverot visus drošības pasākumus un izvēloties stabilus, uz attīstību vērstus mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzējus, lai mazinātu šos riskus.
Svarīgi izsvērt šos riskus un ieguvumus. Uzņēmumiem jāveic rūpīga un padziļināta izpēte, apsverot visus drošības pasākumus un izvēloties stabilus, uz attīstību vērstus mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzējus, lai mazinātu šos riskus.
Kā sevi pasargāt?
Lai uzņēmumi varētu droši izmantot mākoņdatošanas priekšrocības, ir būtiski mazināt ar mākoņdatošanu saistītos riskus.
Pavisam noteikti vajadzētu izvēlēties atpazīstamus pakalpojumu sniedzējus, veicot rūpīgu tā izpēti. Jāmeklē pakalpojumu sniedzēji ar labu darbības vēsturi, pozitīvām klientu atsauksmēm un atpazīstamību nozarē, tostarp pakalpojuma sniedzēji ar finansiālu stabilitāti un darbības uzticamību. Noteikti jāpārliecinās, ka izvēlētais pakalpojumu sniedzējs ievēro augstus drošības un datu aizsardzības standartus. Vajadzības gadījumā jālūdz uzrādīt nepieciešamos datu drošības un datu aizsardzības sertifikātus.
Svarīgi izvēlēties mākoņgrāmatvedības pakalpojumu sniedzējus, kas piedāvā atbalstu un rīkus, lai nodrošinātu procesu atbilstību normatīvajiem aktiem. Jāizvairās no pārmērīgas paļaušanās uz vienu piegādātāju un jāizstrādā pārejas plāns gadījumam, ja rastos nepieciešamība mainīt pakalpojumu sniedzēju.
Izvēloties risinājuma sniedzēju, jāizvērtē sava uzņēmuma īpašās vajadzības un jāpārliecinās, ka mākoņgrāmatvedības risinājumu var attiecīgi pielāgot uzņēmuma vajadzībām, pārbaudot sistēmas integrācijas iespējas ar citām uzņēmuma sistēmām.
Slēdzot pakalpojumu līgumu, kārtīgi jāiepazīstas ar to, lai zinātu visu par garantijām attiecībā uz darbspējas laiku, piekļuvi datiem un atbalsta pakalpojumiem. Regulāri jāpārskata un jāatjauno iekšējās politikas, lai nodrošinātu atbilstību spēkā esošajiem finanšu pārskatu un datu aizsardzības noteikumiem.
Lai uzlabotu piekļuves drošību, jāievieš stingras autentifikācijas metodes, piemēram, divu faktoru autentifikācija, regulāri datu drošības auditi un atjauninājumi. Jāveic regulāri auditi un jāpārliecinās, ka visa programmatūra, tostarp mākoņgrāmatvedības sistēmas, ir atjauninātas ar jaunākajiem drošības labojumiem.
Ņemot vērā, ka var gadīties negaidīti sistēmas traucējumi, jāizstrādā un jāpārbauda visaptverošs darbības atjaunošanas plāns, lai nodrošinātu darbības nepārtrauktību datu zuduma vai sistēmas darbības traucējumu gadījumā. Jāpārliecinās, ka tiek veiktas regulāras finanšu datu rezerves kopijas un tās tiek droši uzglabātas vai nu uz vietas, vai pie cita mākoņpakalpojumu sniedzēja.
Nekad nedrīkst aizmirst par darbinieku lomu uzņēmumā, tāpēc tie regulāri jāizglīto par kiberdrošību, piemēram, par pikšķerēšanas mēģinājumu atpazīšanu un konfidenciālu un drošu datu apstrādi.
Īstenojot šīs stratēģijas, uzņēmumi var ievērojami mazināt ar mākoņgrāmatvedību saistītos riskus. Šī proaktīvā pieeja ļauj uzņēmumiem izmantot mākoņgrāmatvedības priekšrocības, vienlaikus nodrošinot datu drošību, atbilstību normatīvajiem aktiem un darbības nepārtrauktību.
