Pēdējos gados arvien aktuālākas kļūst digitalizācijas iespējas, arī uzņēmumi vairāk domā par procesu uzlabošanu un laika ekonomiju. Ikgadējā inventarizācija ir viens no procesiem, ko iespējams digitalizēt, padarot to pēc iespējas vienkāršāku.
Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka katra pārskata gada beigās jāveic visa uzņēmuma un lietošanā esošā inventāra un pamatlīdzekļu inventarizācija. Uzņēmumos, kuros ir daudz pamatlīdzekļu, inventarizācija var aizņemt vairākas dienas, turklāt jāiesaista vismaz trīs darbinieki – divi inventarizācijas veicēji un grāmatvedis, kas datus ievadīs sistēmā un izveidos nepieciešamos dokumentus.
Kā parasti notiek inventarizācijas process?
Kad izdrukāts pamatlīdzekļu un inventāra saraksts, darbinieki dodas cauri birojam, noliktavai, veikalam vai darbnīcai, meklējot katru no lietām, salīdzinot svītrkodus vai, visbiežāk, uz preces uzlīmētos numurus un atzīmējot tos sarakstā.
Veicot manuālu darbu, kad viens ar pirkstu velk līdzi sarakstam, bet otrs sauc numuru vai svītrkodu, kas parasti ir diezgan gara ciparu kombinācija, reakcija ar laiku zūd un palielinās kļūdu iespējamība. Turklāt visbiežāk process nemaz nesokas tik gludi, ja, piemēram, pamatlīdzeklis ir pazudis. Turklāt nav iespējams noteikt, kas īsti ir atbildīgs, jo informācija ir pazudusi kaut kur papīru kalnos.
Tomēr šī pat nav laikietilpīgākā darba daļa. Kad kolēģi pabeiguši inventarizāciju – tieši grāmatvedībai ir jāatrod laiks, lai šo informāciju rindiņu pa rindiņai pārbaudītu, ievadītu sistēmā un veidotu nepieciešamos dokumentus. Līdz ar to inventarizācijas process sagādā virkni galvassāpju to veicējiem gan iespējamo datu nesakritību, gan papildu darba apjoma dēļ. Rezultātā inventarizācija kļūst par būtisku resursu patēriņu uzņēmumā, jo tās laikā darbinieki nevar veikt savus tiešos darba pienākumus. Pat ja inventarizācijas process notiek ārpus darba laika un tiešā veidā netraucē darbinieku ikdienas darba pienākumu izpildi, vadībai jādomā par virsstundu apmaksu, jāorganizē darbinieku apmācības u.tml.
__________________________________________________________________________
Lai noteiktu laika ieguvumu, var rēķināt aptuveni 1,67 minūšu ekonomiju uz katru pamatlīdzekli
__________________________________________________________________________
Tā paiet vairākas darba dienas, veicot manuālu datu pārrakstīšanu un salīdzināšanu. Tiek patērēts milzum daudz laika un cilvēkresursu manuālo darbību veikšanai, ko būtu bijis iespējams veltīt citu uzdevumu pildīšanai un mērķu sasniegšanai.
Kā notiek elektronisks inventarizācijas process?
Darbiniekiem grāmatvedības sistēmā jāsagatavo inventarizējamo lietu saraksts, kas, izmantojot starpaplikāciju, jāeksportē mobilajā ierīcē. Ar mobilo ierīci tiek skenēti svītrkodi uz inventarizējamā priekšmeta un fiksēta papildu informācija, ja nepieciešams. Pēc tam, kad noskenēti visi svītrkodi, inventarizācijas rezultāti, izmantojot starpaplikāciju, tiek augšupielādēti atpakaļ grāmatvedības sistēmā tālākai apstrādei.
Elektroniskās inventarizācijas laikā nepieciešama mazāka darbinieku iesaiste, tiek samazināts darāmā darba apjoms un tā izpildei nepieciešamais laiks. Salīdzinot ar ierasto procesu, tā sniedz būtiskus ieguvumus uzņēmumam:
- Procesa ātrums. Darbs notiek ar mobilo iekārtu, kas sinhronizē informāciju ar grāmatvedības sistēmu. Vairs nav nepieciešams meklēt katru pamatlīdzekli, salīdzināt un strādāt ar izdrukām. Turklāt elektroniskās inventarizācijas risinājumi parasti ir intuitīvi, tādēļ lietotājiem nav nepieciešama īpaša apmācība.
- Precizitāte. Inventarizācijā tiek izmantoti svītrkodi, kas izslēdz kļūdu iespējamību. Nav jāuztraucas par to, ka kāds no kodiem tiks nepareizi nolasīts vai atzīmēts izdrukātajā sarakstā.
- Vienreizēja datu ievade. Dati tiek reģistrēti mobilajā ierīcē un automātiski nosūtīti uz grāmatvedības sistēmu. Tādēļ pēc inventarizācijas atskaite vairs nav jāpārraksta manuāli.
- Elastīga pieeja. Inventarizāciju iespējams veikt gan pēc atbildīgā, gan atrašanās vietas, izvēloties ērtāko un efektīvāko formu. Aplikācijā iespējams konfigurēt pieejamo informāciju par pamatlīdzekļiem.
- Efektīva kontrole. Ja iepriekš inventarizācijas procesā nebija iespējams pilnībā kontrolēt, vai pamatlīdzeklis tiešām ir atrasts un atrodas īstajā vietā, tad elektroniskās inventarizācijas laikā aplikācijā tiek fiksēts katra svītrkoda skenēšanas fakts, kas apstiprina pamatlīdzekļa faktisku atrašanu.
Kad vērts apsvērt elektroniskās inventarizācijas ieviešanu?
Uzsākot savu biznesu, uzņēmējs ļoti labi spēj izsekot izmaiņām un jauna inventāra papildinājumiem, jo visbiežāk pamatlīdzkeļu skaits nav liels. Šādos gadījumos bez īpašas inventarizācijas sistēmas var iztikt, jo uzskaite ir pārskatāma un inventarizācijas process neaizņem daudz laika.
Taču, uzņēmumam augot un paplašinoties, ir vērts apdomāt elektroniskās inventarizācijas rīku ieviešanu. Tas atslogotu gan grāmatvedību, gan inventarizācijas veicējus no manuāla darba, būtiski taupot uzņēmuma resursus. Lai aprēķinātu, vai uzņēmumā elektroniskās inventarizācijas rīku ieviešana ir izdevīga, svarīgi saprast gan materiālo resursu skaitu, gan to, cik darba stundas tiek pavadītas inventarizācijas veikšanai.
Ja uzņēmums ir neliels un pamatlīdzekļu ir nedaudz (līdz 500 vienībām), visticamāk, manuāla pārbaude un datu ievade aizņems vien pāris stundas. Šādā gadījumā risinājuma ieviešana būtu vien neliels ieguvums. Tomēr, ja uzņēmumā ir vairāk nekā 500 vienību, vērts lūkoties elektronisku risinājumu virzienā. Lai noteiktu laika ieguvumu, var rēķināt aptuveni 1,67 minūšu ekonomiju uz katru pamatlīdzekli. Tātad ar 500 vienībām laika ieguvums būtu vismaz pus darba diena.
Risinājuma izvēle
Vairāki sistēmu ražotāji piedāvā elektroniskus risinājumus, kas ar aplikāciju/programmu palīdz veikt inventarizāciju. Izmantojot svītrkodus, tiek fiksēts pamatlīdzeklis un uzreiz programmā iespējams veikt izmaiņas. Risinājumi parasti ir piemēroti dažādu nozaru uzņēmumiem (ražošanas, noliktavas, vairumtirdzniecības u.tml.), un pēc risinājuma ieviešanas elektronisko inventarizāciju uzņēmums var veikt paša spēkiem.
__________________________________________________________________________
Ir svarīgi izvēlēties risinājumu, ko iespējams savienot ar esošo uzskaites sistēmu
__________________________________________________________________________
Lai uzņēmumā ieviestu elektronisko inventarizāciju, nepieciešams izvēlēties piemērotu pakalpojumu sniedzēju. Svarīgi izvēlēties risinājumu, ko iespējams savienot ar esošo uzskaites sistēmu. Labākās grāmatvedības sistēmas šādu risinājumu piedāvā jau savienotu ar uzskaites sistēmu, lai process būtu pilnībā automatizēts un informācija grāmatvedībā nonāktu automātiski. Informācija par pamatlīdzekļiem un inventāru būs pieejama sistēmā, līdz ar to nepieciešamo dokumentu ģenerēšana notiks ātrāk.
Darbietilpīgāks process uzņēmumu sagaida, ja izvēlēts risinājums, kam integrācija ar grāmatvedības sistēmu jāveido no nulles. Izvēloties šādu risinājumu jārēķinās ar integrācijas izmaksām vai manuālu darbu, veidojot nepieciešamos materiālo resursu kustības dokumentus.
Līdz ar sistēmas savienojamības iespējām pirms risinājuma izvēles svarīgi apdomāt arī citus risinājuma darbības aspektus, piemēram, pamatlīdzekļu un inventāra marķēšanu, kas ir viens no apjomīgajiem darbiem, gatavojoties elektroniskajai inventarizācijai. Labākās programmas piedāvā iespēju izdrukāt uzlīmes ar svītrkodiem 2D formātā tā, lai tās būtu kvalitatīvas un skenējamas arī pēc vairākiem gadiem.
Tāpat svarīga ir arī ierīču izvēles brīvība. Parasti uzņēmumā ir nopirkts speciāls skeneris, kas paredzēts inventarizācijas veikšanai. Tomēr lielā daļā gadījumu šī ierīce tiek izmantota vien vienu vai divas reizes gadā un pārējo laiku stāv plauktā bez pielietojuma. Šādā brīdī īpaši izdevīgas kļūst sistēmas, kas piedāvā savienojamību ar iekārtām, kurām ir populāra operētājsistēma, piemēram, "Android". Ierīču izvēle būs lielāka un funkcionāli elastīgāka, turklāt, ja gadīsies problēmas, to iespējams instalēt pat savā mobilajā telefonā vai datorā un pabeigt inventarizācijas procesu, neieguldot neplānotus līdzekļus iekārtās.
