Rēķinu un citu grāmatvedības attaisnojuma dokumentu piegāde elektroniski kļūst par aizvien būtiskāku informācijas apmaiņas procesa sastāvdaļu. Kā zināms, Latvijā no 2025.gada plānots ieviest elektronisku rēķinu (e-rēķinu) izmantošanu kā obligātu apritē starp komersantiem un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm. Gatavojoties šīm izmaiņām, spēkā ir stājies jaunais Grāmatvedības likums un Ministru kabineta noteikumi Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”.
Darījuma puses bieži vien nosūta viena otrai rēķinus e-pastā, ikdienas sarunās tos dēvējot par elektroniski sagatavotiem rēķiniem. Taču uz šiem dokumentiem parasti nav paraksta, un tie neatbilst ne prasībām, kas Elektronisko dokumentu likumā izvirzītas elektroniskiem dokumentiem, ne arī Grāmatvedības likumā (GL) ietvertajai strukturētā elektroniskā rēķina definīcijai. Tā paredz, ka strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, un kurš atbilst Ministru kabineta (MK) noteiktajam publiskajos iepirkumos piemērojamā elektroniskā rēķina standartam, kas atrodams MK noteikumos Nr.154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”. Tāpēc būtu lietderīgi saprast, kāds ir šī brīža regulējums attiecībā uz šāda veida rēķiniem, kurus reglamentēja iepriekš spēkā esošais GL un par kuru apriti puses slēdza atsevišķu vienošanos.
Nepieciešamie rekvizīti
Atbilstoši GL noteikumiem grāmatvedības reģistros tiek veikti tādi ieraksti, kas pamatojami ar attaisnojuma dokumentiem. To galvenais uzdevums ir apliecināt darījuma esamību, un tiem jāatbilst GL noteiktajām prasībām, t. i., jāsatur noteikta veida rekvizīti. Viena no ierastākajām dokumenta pazīmēm ikdienas saskarsmē ir paraksts.
_______________________________________________________________________
Atbilstoši spēkā esošajam regulējumam rēķinos konkrētu atsauci uz GL pantiem vai savstarpēji noslēgto vienošanos nav nepieciešams iekļaut
_______________________________________________________________________
Tomēr GL pieļauj arī gadījumus, kuros ārējais attaisnojuma dokuments (par kādu uzskatāms arī rēķins), var nesaturēt rekvizīta elementu jeb parakstu, bet satur citus attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, piemēram, ja:
- dokumentu (rēķinu) uzņēmums izsniedz citam saimnieciskā darījuma dalībniekam (citam uzņēmumam vai fiziskajai personai, kas neveic saimniecisko darbību) jeb preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksas veikšanai. Šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē;
- dokumentu (rēķinu) uzņēmums izsniedz fiziskajai personai jeb preces vai pakalpojuma saņēmējam, kas neveic saimniecisko darbību, samaksas veikšanai. Šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar minēto fizisko personu.
Balstoties uz to, svarīgi, lai rēķinā tiktu iekļauti rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu, kas noteikti GL, piemēram,
- dokumenta veida nosaukums;
- dokumenta datums;
- dokumenta numurs;
- ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu, jeb dokumenta autors:
- dokumenta autora nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma), reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods,
- ja dokumenta autors ir fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, jānorāda vārds un uzvārds, kā arī nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
- ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus (ja tādi ir);
- ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, jānorāda tā vārds un uzvārds. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
- saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos – arī cita informācija par saimniecisko darījumu (piemēram, daudzums, mērvienība);
- atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
- par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts (izņemot likumā konkrēti atrunātas izņēmumus).
Arī GL 11.panta 8.daļas 1.punkts nosaka, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu šajā daļā minētu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus šā panta 5.daļā attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, ja attiecīgajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona.
Jānorāda, ka atbilstoši šobrīd spēkā esošajam regulējumam rēķinos, kas tiek sagatavoti un izsniegti saņēmējam bez paraksta, ir jābūt iekļautiem visiem iepriekšminētajiem rekvizītiem un citai saistītajai informācijai. Konkrētu atsauci uz kādu no GL pantiem vai savstarpēji noslēgto vienošanos rēķinā nav nepieciešams iekļaut – šāda pieeja nav novērota arī praksē, jo pietiek ar tekstu, ka rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta.
