Latvijā ar 2025.gadu ir plānots ieviest obligātu e-rēķinu izmantošanu starp komersantiem un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm, tādējādi panākot ērtu un vienveidīgu dokumentu sagatavošanu un uzglabāšanu, ātrāku un drošāku informācijas apriti starp komersantiem, kā arī vienlaicīgu datu nodošanu nodokļu administrācijai, kurai turpmāk nebūs nepieciešams informāciju pieprasīt no nodokļu maksātājiem.

Atbilstoši pieaugošajai digitālās attīstības līmeņa nozīmei un rūpēm par zaļo ekonomiku- tiks nodrošināta virzība uz mūsdienīgu un drošu bezpapīra vidi un tehnoloģiski progresīvu risinājumu ieviešanu. Saskaņā ar Finanšu ministrijas informatīvo ziņojumu par attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu ir atbildīgs Valsts ieņēmumu dienests (VID). Šis uzdevums ir VID darba kārtībā, un tiek izstrādāti priekšlikumi, kurus pirms ieviešanas ir jāapstiprina likumdevēju noteiktajā kārtībā. VID pieļauj, ka plānotais ieviešanas termiņš – 2025.gads, varētu mainīties, jo 2022.gada decembrī Eiropas komisija (EK) izstrādāja jaunus priekšlikumus par pievienotās vērtības nodokļa digitālo laikmetu. Ņemot vērā izstrādātos priekšlikumus, EK ar 2028.gadu plāno ieviest e-rēķinus kā obligātu prasību starp Eiropas Savienības (ES) darījumiem. Tādējādi VID mērķis ir nesteigties, neradīt liekas izmaksas un iet vienā solī ar ES plānotajiem noteiktajiem standartiem, kas būs obligāti visām ES dalībvalstīm.

Ko nozīmē dokumentu digitalizācija?

Digitalizētie dokumenti (oriģinālā dokumenta pārnese elektroniskā formātā) – papīra formas dokumenti, kas pārnesti elektroniskā formātā. Šo definīciju var arī attiecināt uz grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem; un tādiem dokumentiem, kas tiek pārveidoti elektroniskā formātā.

Elektroniskie dokumenti (e-dokumenti) – jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai.

Uzņēmumam ir tiesības grāmatvedības attaisnojuma dokumentus papīra formātā (orģinālais dokuments, kuram ir juridiskais spēks) pārvērst elektroniskā formātā glabāšanai elektroniskā vidē. Likumdevējs nav norādījis konkrētas digitalizācijas prasības, tādēļ uzņēmuma vadība var izlemt, kā digitalizēs grāmatvedības attaisnojuma dokumentus. Pirms papīra dokumentu digitalizēšanas elektroniskā formātā uzņēmuma vadītājam jāizstrādā un jāapstiprina grāmatvedības organizācijas dokumenti, iekļaujot uzņēmuma darbībai svarīgākos procesus, kā, piemēram:

  • kā digitalizēs (piemēram, fotogrāfētos vai ieskenētos dokumentus) un uz kādu formātu pārveidos (piemēram, PDF, XML u.c.) grāmatvedības attaisnojuma dokumentus no papīra formāta uz elektronisko formātu;
  • kur digitalizētie dokumenti tiks glabāti, ievērojot Grāmatvedības likuma (GL) 27.panta prasības;
  • kuras būs atbildīgās personas, kurām būs piekļuve dokumentiem un kas tos kontrolēs.

Digitalizēto dokumentu juridiskais spēks

Likumdevējs ir noteicis, ka ja digitalizācijas process tiek veikts, atbilstoši GL 29.panta 2.daļai, t.i., glabāšanas nolūkiem, tad elektroniskās formāta dokuments iegūst tādu pašu juridisko spēku kā tā papīra formāts. Ievērojot minētās tiesību normas noteikumus, papildus ir iespējams grāmatvedības attaisnojuma dokumenta papīra formātu iznīcināt (neglabāt).

Nereti tiek pieminēts, ka digitalizēts papīra dokuments ir orģinālā dokumenta kopija. Bet jāatceras, ka digitalizētu dokumentu nevar uzskatīt par juridisku atvasinājumu (kopija, noraksts, izraksts) vai dublikātu, jo nav veiktas darbības, kas raksturo atvasinājuma vai dublikāta juridisko būtību.

________________________________________________________________________

Pirms papīra dokumentu digitalizēšanas elektroniskā formātā uzņēmuma vadītājam jāizstrādā un jāapstiprina grāmatvedības organizācijas dokumenti, iekļaujot tajos uzņēmuma darbībai svarīgākos procesus
________________________________________________________________________

Piemēram, attiecībā uz e-rēķiniem, tie nav digitalizēti dokumenti, jo tie jau sākotnēji tiek sagatavoti elektroniskā formātā, tie atbilst e-dokumentu definīcijai. Pēc vispārējā regulējuma, lai e-dokumentam būtu juridisks spēks, ir jāievēro Dokumentu juridiskā spēka likums.

Ņemot vērā GL 29.panta 2.daļas noteikto, ka elektroniskā formātā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam papīra formātā, un to, ka pēc būtības dokumentam jāatbilst visiem nosacījumiem, lai šim dokumentam būtu juridisks un saistošs spēks, kas ir minēti Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.pantā, tad nav nepieciešams parakstīt digitalizēto dokumentu ar drošo elektronisko parakstu.

Piemērs

Piegādātājs izraksta rēķinu papīra formātā, bet saņēmējs vēlas to digitalizēt ieskanējot un oriģinālu iznīcinot. Un saņemtie čeki tiek nofotogrāfēti un izmesti. Vai tomēr oriģināli ir jāglabā atbilstoši normatīvajiem aktiem?

Atbilstoši GL 11.panta 8.daļai, rēķini, čeki, kā arī citi dokumenti, kas apliecina uzņēmuma saimnieciskas darbības esību (ja tie satur nepieciešamos rekvizītus) ir uzskatāmi par attaisnojuma dokumentiem.

Ievērojot, ka rēķins ir uzskatāms par attaisnojuma dokumentu, tas vienlaikus ir arī grāmatvedības attaisnojuma dokuments (GL 1.panta 1.daļas 2.punkts), līdz ar to uz rēķiniem attiecas GL 29.pants, kas regulē papīra formātā grāmatvedības dokumentu pārvēršanu elektroniskā formātā glabāšanai. Šādam digitalizētam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā tā oriģinālam. Uzņēmums (ar to izprotot minētā likuma 3.pantā uzskaitītos subjektus) var iznīcināt oriģinālo dokumentu tad, ja izpildās GL 29.panta 2.daļā uzskaitītie nosacījumi:

  • ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība GL 28.pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
  • ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formātā;
  • pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
  • pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Atgriežoties pie piemēra par rēķinu, kas saņemts papīra formātā, oriģinālu var iznīcināt (nesaglabāt), ja dokumenta digitalizācija veikta, ievērojot iepriekš minētos nosacījumus.

Piemērs

Uzņēmums uzsāk dokumentu digitalizāciju. Vai digitalizētie dokumenti jāparaksta ar drošo elektronisko parakstu?

No pašreizējā normatīvā regulējuma neizriet prasība digitalizētos dokumentus elektroniski parakstīt, ja to digitalizācijas prasības tiek ievērotas.

Piemērs

Uzņēmums veic dokumentu digitalizācijas procesu, bet nesaprot vai dokumentu oriģināli jāsaglabā jebkurā gadījumā, lai nepieciešamības gadījumā, pierādītu dokumentu juridisko spēku?

Papīra formātā grāmatvedības attaisnojuma dokumentu oriģināli nav jāsaglabā, ja tiek ievērotas GL 29.panta 2.daļā noteiktās prasības.

Piemērs

Čeks ir papīra formātā, kas tiek ieskenēts, vai šis skaitās digitalizēts dokuments, vai tomēr tā kopija?

Ja grāmatvedības attaisnojuma dokuments tiek ieskenēts, nodrošinot GL 29.panta 2.daļā ietverto prasību izpildi, tas tiek uzskatīts par digitalizētu (oriģinālā dokumenta pārnese elektroniskā formātā).

Papīra dokumentu ieskenējot tas tiek pārvērsts elektroniskā formātā. Tas ir digitalizācijas process, kad dokuments, kuram ir juridiskais spēks, tiek pārnests elektroniskā formātā glabāšanai elektroniskā vidē.

Gatavojot dokumenta atvasinājumu (atveidojumu) no papīra formāta, jāņem vērā Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.588 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” un citi nosacījumi, piemēram, vai dokumenta atvasinājumu gatavo fiziska vai juridiska persona. Nozīmīgākais elements atvasinājumu gadījumā ir apliecinājuma veikšana, jo bez tā pareizas noformēšanas dokumentam nebūs juridiskā spēka un tam būs tikai informatīvs raksturs. Ja dokumenta atvasinājumu gatavo juridiska persona, tad uz to ir attiecināms MK noteikumu Nr.588 49.punkts, ja fiziska persona – 50.punkts. Ievērojamas ir arī citas normas, kas ir norādītas noteikumu 4.sadaļā “Dokumenta atvasinājuma izstrādāšana un noformēšana”.

Juridiski digitalizētu dokumentu nevar uzskatīt par kopiju, jo tā ir viens no dokumentu atvasinājumu veidiem, kuri likumam atbilstošā kārtībā jāapliecina, lai iegūtu tādu pašu juridisko spēku kā oriģinālajam dokumentam.